שירותי מחשוב

הטמעה של מערכת ERP בארגון עלולה ליצור התנגדות פנימית. מה עושים?

מערכת ERP מאפשרת חיבור וסנכרון בין כל מחלקות הארגון ומעבר מידע בזמן אמת. היא מקיפה את כל שדרת הארגון ומשפיעה על תהליכי העבודה, משנה אותם ומייעלת אותם. ההשלכות שלה יכולות להיות מרחיקות לכת, כחלק ממהלך של שינוי ארגוני כולל. פעמים רבות היא מעוררת חששות או אנטגוניזם מצד העובדים, היא מציפה חוסר וודאות ועלולה לגרור התנגדויות מבית, שמחבלות במטרות העל של הארגון.

לכן, כשמדברים על מערכת ERP, מדברים על הטמעה, שהיא הרבה יותר מאשר הטמעה טכנית. איך מטמיעים בחוכמה מערכת ERP בארגון ומפרקים את כל המוקשים שבדרך?

לפרק את המוקשים בדרך להטמעה

בתוך הארגון מצאו המחקרים שתי התנגדויות עיקריות במהלך הטמעה של מערכת ERP:

1. הסיכון הנתפס – כלומר האופן בו תופסים העובדים בארגון את הסכנה שהחידוש שבמערכת ה-ERP מציבה בפניהם. למשל, חשש מחוסר רלוונטיות, חשש מאובדן המשרה או ממומחיות שלהם שכבר לא תהיה משמעותית יותר לארגון.
2. ההרגל – שינוי הדפוסים הרגילים שהעובדים הכירו עד עכשיו והחשש מהלא מוכר.

נטרול התנגדויות ותחושות שליליות בקרב העובדים

אז איך משפיעים ברמת ההנהלה על ההתנגדויות האלה ומנטרלים את התחושות הקשות בקרב עובדי הארגון?

ראשית, הנהלה אחראית חייבת להכיר ולזהות את התהליכים האלה כאשר היא מקבלת החלטות ומטמיעה מערכת ERP. המודעות מאפשרת הכנה מוקדמת ולכן גם הטמעה חלקה של המערכת. הצעדים שמנהל צריך לעשות לקראת ובמהלך הטמעת מערכת ERP כוללים את האלמנטים הבאים:

• תקשורת
  תקשורת כנה, ברורה ודו-כיוונית, שמציגה את השינוי לעובדים, מפרטת את יתרונות המערכת לארגון את ההשלכות של הטמעת המערכת. תקשורת שמאפשרת לשאול שאלות ולקבל מענה ברור ומדויק. תקשורת טובה מפוגגת חששות, מונעת משמועות לא מבוססות להתפתח ונותנת מענה לכל עובד בנקודה שמטרידה אותו. התוצאה היא הגברת האמון של העובדים בהנהלה ועל כן גם בתהליך.
• לימוד והדמיה
  ניתן לפוגג בקלות את החשש מהלא מוכר באמצעות לימוד והדרכה, תוך המחשה של הדרך בה תעבוד המערכת בפועל, כולל הכשרה מעשית. ידע הוא כוח, עובד שמרגיש שהוא שולט בחומר, יחשוש פחות מהשינוי ויהיה פתוח יותר לקבל אותו.
• צמצום עלויות ההטמעה והפיכת מערכת ה-ERP למועילה לעובד
  כשעובד יבין שמערכת ה-ERP מצליחה לייעל את עבודתו, חוסכת לו זמן ומאמץ והופכת לשותפה נאמנה שלו, הוא יאמץ גישה חיובית כלפיה.
• התמקדות בעובדים בולטים, מובילי דעת קהל כסוכני שינוי
  בכל ארגון יש את העובדים המשפיעים ביותר, שדעתם נחשבת יותר בקרב חבריהם לעבודה. את עיקר המאמץ הראשוני בחשיפה ובהיכרות עם מערכת ה-ERP מומלץ לעשות בקרב אותם עובדים. אם הם יפתחו עמדה חיובית כלפי הטמעת המערכת בארגון, הדרך תהיה סלולה מול כלל העובדים.
• טיימינג איז אברית'ינג
  עיתוי הטמעת המערכת חשוב גם הוא ומומלץ רק אחרי שההנהלה כבר הצליחה לגבש עמדות חיוביות ומוכנות לאמץ את מערכת ה-ERP בארגון. אם רוב העובדים מרגישים מאויימים או לחוצים בגלל המערכת, הטמעתה תהיה קשה הרבה יותר.

מחויבות ההנהלה הנה קריטית

כל אלה צעדים שמומלץ לנקוט לקראת ובמהלך הטמעה של מערכת ERP בארגון. אבל אם יש דבר אחד קריטי שעומד מעל כולם הוא ההכרח כי ההנהלה הבכירה תהיה מחויבת באופן מלא למטרה. רק מחויבות ותמיכה בלתי מסויגת במהלך, תאפשר יצירה של שינוי אסטרטגי באמצעות הטמעת מערכת ERP בארגון.