השילוב של תמיכה מובנית ב- XML מאפשר תאימות ויכולת העברה של מסמכים בין מערכות שונות. ניתן לשמור קבצים שנוצרו באופיס 2007 בתבנית XPS (XML Paper Specification). זהו פורמט דיגיטלי לשיתוף מסמכים שנוצר ע"י מיקרוסופט ומטרתו להבטיח שהמסמך שמוצג ברשת או מודפס יוצג בדיוק כפי שיוצר המסמך התכוון. בנוסף, הנתונים במסמך הם לקריאה/הדפסה בלבד (לא ניתנים לשינוי/עריכה).

כל מה שדרוש על מנת להציג/להדפיס מסמכי XPS זהו מציג (Viewer) הניתן להורדה (חינם) מאתר Office של מיקרוסופט (למשתמשים במערכת ההפעלהWindows Vista מציג זה כבר מותקן כחלק אינטגרלי ממערכת ההפעלה ולכן אין צורך להתקינו):

לשמירת מסמך כקובץ XPS יש לבחור מתפריט Office את האפשרות שמור בשם. ולאחר מכן לבחור מרשימת תבניות השמירה את האפשרות: PDF or XPS.

בתיבת שם הקובץ יש לרשום/לבחור שם לקובץ, ובתיבת שמור כסוג יש לבחור בסוג: XPS Document.

אם ברצונכם לפתוח את הקובץ שנוצר מייד לאחר שמירתו, בחרו בתיבת הסימון פתח קובץ לאחר פרסום. אם בחרתם באפשרות זו, לאחר השמירה הקובץ ייפתח במציג של XPS (אפשרות זו תהיה פעילה רק אם משתמשים במערכת ההפעלה Windows Vista או שמתוקן במחשב מציג XPS).

ליד הכיתוב מטב עבור בחרו אחת משתי אפשרויות האופטימיזציה הבאות:

• אם המסמך דורש איכות הדפסה גבוהה, בחרו באפשרות רגיל (פרסום מקוון והדפסה).
• אחרת, אם איכות המסמך פחות חשובה מגודל הקובץ (למשל, קובץ לפרסום באינטרנט בלבד) בחרו באפשרות גודל מזערי (פרסום מקוון).

לסיום התהליך, לחצו על כפתור שמור על-מנת לפרסם את המסמך.

שימו לב: פרסום המסמך מאפשר קריאה/הדפסה של המסמך. לא ניתן לערוך באמצעות תוכנות אופיס את קובץ הפלט שנוצר (קובץ ה- XPS) אלא רק את הקובץ המקורי. לכן, גם לאחר שמבצעים פרסום לקובץ כדאי תמיד לשמור גם את קובץ המקור.

התמיכה ב- PDF מספקת לעובדי המידע בארגונים כלים וסביבת עבודה רחבה ועשירה לשיתוף ועבודה על מסמכים. ניתן לשמור קבצים שנוצרו באופיס 2007 בתבנית PDF (Portable Document Format). זהו פורמט דיגיטלי לשיתוף מסמכים שנוצר ע"י חברת Adobe ומטרתו להבטיח שהמסמך שמוצג ברשת או מודפס יוצג בדיוק כפי שיוצר המסמך התכוון. בנוסף, הנתונים במסמך הם לקריאה/הדפסה בלבד (לא ניתנים לשינוי/עריכה):

כל מה שצריך כדי להציג/להדפיס מסמכי PDF זו תוכנה הנקראת "Adobe Reader" הניתנת להורדה (חינם) מאתר חברת Adobe (www.Adobe.com).

לשמירת מסמך כקובץ PDF יש לבחור מתפריט Office את האפשרות שמור בשם. ולאחר מכן לבחור מרשימת תבניות השמירה את האפשרות: PDF or XPS.

בתיבת שם הקובץ יש לרשום/לבחור שם לקובץ, ובתיבת שמור כסוג יש לבחור בסוג: PDF.

אם ברצונכם לפתוח את הקובץ שנוצר מייד לאחר שמירתו, בחרו בתיבת הסימון פתח קובץ לאחר פרסום. אם בחרתם באפשרות זו, לאחר השמירה הקובץ ייפתח בתוכנת ה- Acrobat Reader. כמובן, תוכנה זו צריכה להיות מותקנת מראש במחשב.
בחר בלחצן האפשרויות לבחירת טווח העמודים להדפסה, בחירה האם יודפסו הערות ובחירת אפשרויות הפלט (האם להדפיס את מאפייני המסמך והאם ליצור סימניות).
לסיום התהליך, לחצו על כפתור פרסם על-מנת לפרסם את המסמך.

שימו לב: פרסום המסמך מאפשר קריאה/הדפסה של המסמך. לא ניתן לערוך באמצעות תוכנות אופיס את קובץ הפלט שנוצר (קובץ ה-PDF .) אלא רק את הקובץ המקורי. לכן, גם לאחר שמבצעים פרסום לקובץ כדאי תמיד לשמור גם את קובץ המקור.

גרפיקת SmartArt היא תבנית גרפית חדשנית (מבוססת XML) המאפשרת ליצור תרשימים מרהיבים מרשימה טקסטואלית פשוטה. גלרייתSmartArt מחליפה את גלריית הדיאגרמות מהגרסאות הקודמות של Office (שכללה 6 סוגי דיאגרמות בלבד), בגלריה חדשנית הכוללת 80 סוגי תרשימים שונים להצגה ויזואלית נוחה וברורה של נתונים טקסטואליים:

כלי זה קיים בכרטיסית ההוספה בכל רכיבי הגרעין של Office2007 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ונועד למשתמשים הרוצים להציג את המידע שלהם בצורה מתוחכמת ואטרקטיבית מתוך נתונים טקסטואליים פשוטים.

דוגמה לתרשים SmartArt Graphic :

על-מנת להוסיף תרשים מסוג SmartArtיש לבחור מכרטיסיית הוספה שברצועת הכלים את כלי ה- SmartArt:

חלון תרשימי גרפיקת SmartArt ייפתח ויציג את גלריית התרשימים האפשריים להוספה. החלון מחולק לשלושה חלקים: החלק השמאלי מכיל את הקטגוריות של התרשימים, החלק האמצעי מכיל את התרשימים עצמם והחלק הימני מראה תצוגה מקדימה ותיאור של התרשים שנבחר.

בחרו את אחת משמונת הקטגוריות שברשימה (כל התרשימים, רשימה, תהליך, מחזור, הירארכיה, קשר גומלין, מטריצה או פירמידה) ולאחר מכן, בחרו את סוג התרשים הרצוי (ממרכז החלון) ולחצו על אישור לסיום התהליך. מיד לאחר הוספת התרשים יתווספו שתי כרטיסיות חדשות לרצועת הכלים: עיצוב ועיצוב אובייקט. כרטיסיות אלו נועדו לעזור לנו לערוך, לתכנן ולעצב את התרשים החדש שהוספנו למסמך. כרטיסיות אלו יופיע גם בכל פעם שנבחר תרשים כלשהו הקיים כבר במסמך (ע"י לחיצה בודדת על התרשים).

Word 2007 כולל את סדרן אבני הבניין (Building blocks Organizer) המכיל את הרכיבים השונים המאוחסנים בתבניות שבשימוש.
אבן בניין היא רכיב הניתן להוספה ולשימוש חוזר בכל מסמך Word – לדוגמא: כותרת עליונה או תחתונה מותאמת אישית, טקסט אוט' וכו'.

מטרת הסדרן היא לאפשר לנהל את אבני הבניין מכל הגלריות הזמינות ב- Word. ניתן גם להוסיף אבני בניין חדשות שלא קיימות בגלריות המובנות של Word.

באמצעות סדרן אבני הבניין, ניתן לראות עבור כל רכיב את שמו, שם הגלריה המכילה אותו (טקסט אוטומטי, כותרות תחתונות/עליונות, סימני מים, משוואות, טבלאות, מס' עמוד, ביבליוגרפיות, תוכן עניינים, עמודי שער, תיבות טקסט וכו'), הקטגוריה לה הוא שייך, באיזו תבנית הוא מאוחסן, התנהגות (האם הוא מוסיף רק תוכן ללא עיצוב וכו') ותיאור הרכיב.
עבור כל אחד מהרכיבים שברשימה ניתן לערוך את המאפיינים, למחוק או להוסיף למסמך.

על-מנת לגשת לסדרן חלקי המסמך יש לבחור בכרטיסית הוספה ולבחור מקבוצת הטקסט את האפשרות חלקים מהירים .
בתפריט המתקבל יש לבחור את האפשרות סדרן אבני הבניין.

לאחר בחירה זו חלון הסדרן מופיע:

בגירסאות קודמות של אופיס היה ניתן לראות כברירת מחדל באמצעות תפריט קובץ את 4 המסמכים האחרונים אותם פתחנו, ולאחר שינוי ההגדרות בחלון האפשרויות ניתן היה לראות עד למקסימום של 9 מסמכים אחרונים. לעומת זאת, בתפריט Office – בכל יישומי הגרעין של אופיס 2007 (Word, Excel, PowerPoint) מופיעים, כברירת מחדל, 17 המסמכים האחרונים שנשמרו (וניתן כפי שנראה בהמשך לשנות ערך זה לעד 50 מסמכים).

על מנת לפתוח את אחד מהמסמכים האחרונים בהם השתמשנו יש ללחוץ על לחצן Office

ומהתפריט שנפתח יש לבחור את אחד מהמסמכים (או להקליד את המספר שליד המסמך) והמסמך יפתח:

ניתן לשנות את מאפייני התצוגה כך שתתאפשר הצגה של עד 50 הקבצים האחרונים שהיו בשימוש באמצעות תפריט -> Office אפשרויות -> מתקדם -> תצוגה – ובחירת המספר הרצוי בהצג את מספר זה של 'מסמכים אחרונים'.

חידוש נוסף ברשימת המסמכים האחרונים (שחוסך המון זמן…) הוא אפשרות הקיבוע של מסמך לצמיתות: מימין לכל מסמך בתפריט Office יש סמל של נעץ . לחיצה על הנעץ שליד המסמך תגרום לו להתקבע (ולהופיע כנעץ בצבע ירוק ) כך שיופיע תמיד ברשימה זו (בדומה להוספת מועדפים בדפדפן).

2007 Excel מציע גלרית סגנונות לעיצוב אוטומטי ומהיר של תא בודד או קבוצה של תאים (רצופה או בתפזורת). הסגנונות כוללים עיצובים שונים העוזרים להבין את תוכן התא. לדוגמא – עיצוב חיובי בירוק ועיצוב שלילי/אזהרה באדום. קיימים גם עיצובים מיוחדים לתאים המכילים כותרות (בדומה לסגנונות הכותרת ב- Word), עיצובים עם ערכות נושא ועיצוב למספרים (מטבע, אחוזים, סגנון פסיק וכו').

על-מנת להחיל עיצוב יש לסמן את התחום הרצוי בגיליון (לבחירת תאים בתפזורת יש להשתמש במקש ה- Ctrl) ולבחור מתוך כרטיסית הבית את האפשרות סגנונות תא .

תפתח תיבת הדו-שיח הבאה:

יש לבחור את סגנון התא הרצוי מגלריית הסגנונות שבחלון.
בנוסף, ניתן ליצור סגנונות תא מותאמים אישית ולשמר אותם כסגנונות קבועים בגלריה ע"י שימוש באפשרות סגנון תא חדש אשר בתחתית החלון.

הפעלת הסינון האוטומטי מתאפשרת באמצעות לחיצה על כפתור סנן שבכרטיסיית נתונים.

ב- Outlook 2007 קיים פאנל חיפוש חדש המאפשר חיפוש מיידי משולב של כל פריט מידע קיים ב-Outlook באמצעות מילות מפתח או/ו קריטריונים שונים. החיפוש המיידי מחפש את מילות המפתח גם בקבצים המצורפים להודעות.
על מנת לבצע חיפוש פשוט, מהיר ומיידי יש לבחור את התיקיה בה ברצונך לבצע את החיפוש ולהקליד את המילה או המילים לחיפוש בחלון החיפוש המיידי:

תוצאות החיפוש יוצגו על המסך באופן אוטומטי ומילות החיפוש שהוקלדו יוארו בצהוב.
למיקוד (צימצום) החיפוש – יש להקליד תווים/מילים נוספים/ות.
להרחבת החיפוש – בחרו את האפשרות "נסה לחפש שוב בכל התיקיות" אשר נמצאת בסוף תוצאות החיפוש.

שימו לב שעל-מנת שאפשרות החיפוש המיידי תעבוד בצורה מלאה (כלומר, תיצור את האינדקסים המאפשרים את החיפוש המהיר והמיידי) יש להתקין את הרכיבWindows Desktop Search. אם רכיב זה חסר, אוטלוק 2007 מבקש בצורה אוטומטית להוריד אותו מהאינטרנט (מאתר מיקרוסופט). ההורדה די פשוטה, מהירה, חד פעמית ואינה כרוכה בתשלום (אך דורשת אימות של חוקיות גרסת ה- Windows שברשותכם). רכיב זה הינו חלק אינטגרלי ממערכת ההפעלה Microsoft Vista ולכן אין צורך בהורדה שלו לבעלי מערכת הפעלה זו (אם כי יכול להיות שיידרש עדכון אוטומטי).

ב-Outlook 2007 ניתן להפוך את החיפוש הפשוט לממוקד יותר ע"י הוספת קריטריונים שונים לחיפוש.
ראשית, לחצו על חץ הרחבת החיפוש שנמצא משמאל לחלון החיפוש המיידי. חלון החיפוש המיידי יורחב לחלון הבא:

לאחר מכן, הוסיפו את הקריטריונים המבוקשים. אין צורך למלא את כל הקריטריונים, אך יש לזכור שכל קריטריון שמתווסף מצמצם וממקד את החיפוש כך שהתוצאות שיתקבלו יהיו רלוונטיות יותר.
ניתן להוסיף קריטריונים נוספים, מעבר לאלו שמוצגים, ע"י לחיצה על האפשרות הוסף קריטריונים . הקריטריונים החדשים יתווספו אוטומטית לחלון החיפוש המיידי.

החיפוש המתקדם קיים עבור כל סוגי פריטי המידע באוטלוק (הודעות, אירועים, אנשי קשר, משימות, פתקים…). לכל פריט יש את הקריטריונים הייחודים לו.
כדי לראות אפשרויות חיפוש נוספות ניתן ללחוץ על כפתור שמשמאל לתיבת החיפוש. באמצעות התפריט שיפתח ניתן לצפות בחיפושים האחרונים, לחפש פריטים בכל תיקיות הדואר, לחפש קבצים/מסמכים במחשב (לא רק באוטלוק) ולהתאים את אפשרויות החיפוש.

ב-Outlook 2007 נוספה חלונית חדשה: שורת המשימות לביצוע ("To-Do Bar"). תפקידה להציג את המשימות – כולל ההודעות עם דגל (להמשך טיפול), המשימות להיום והפגישות בימים הקרובים (כולל פגישות שנקבעו דרך Access, OneNote, ויישומי ה- SharePoint ).

שורת המשימות לביצוע כוללת 4 חלקים: 1. נווט התאריכים – מציג את החודש הקלנדרי הנוכחי. 2. אזור הפעילויות – מציג את הפגישות/אירועים של היום הנוכחי/הימים הקרובים. 3. פנל הקלט למשימה חדשה – מאפשר כתיבה פשוטה ומהירה של משימה חדשה. 4. רשימת משימות – מציג את רשימת המשימות שלא הסתיימו ואת רשימת פרטי הדואר האלקטרוני שסומנו עם דגל "להמשך טיפול". ניתן להציג, להסתיר או למזער את חלונית שורת משימות לביצוע באמצעות לחיצה על צירוץ המקשים: Alt+F2 (כל לחיצה על צירוף מקשים זה תגרום למעבר בין שלושת המצבים הנ"ל – הצגה, הסתרה ומיזעור). בנוסף, ניתן למזער את החלונית ע"י לחיצה על כפתור (נמצא בכותרת של שורת המשימות לביצוע) ולהרחיב בחזרה את החלונית ע"י לחיצה על . על-מנת לשנות את האפשרויות המתקדמות של תצוגת שורת המשימות לביצוע יש להיכנס לתפריט תצוגה, לבחור בשורת משימות לביצוע ולאחר מכן באפשרויות. החלון הבא יוצג: בחלון זה ניתן לשנות את שלושת האפשרויות הבאות: האם להציג את נווט התאריכים, במידה וכן – כמה חודשים להציג (ניתן להציג בין 0 ל- 9 חודשים). האם להציג פעילויות, במידה וכן – כמה פגישות להציג (ניתן להציג בין 0 ל- 25 פגישות). האם להציג את רשימת המשימות.

Outlook 2007 מאפשר הצגת קבצים מצורפים בתצוגה מקדימה בלחיצה אחת בלבד. הגישה לקבצים המצורפים לדואר אלקטרוני היא לעתים קרובות תהליך מרובה שלבים, ללא דרך קלה לצפייה מהירה בתוכן. בעזרת תצוגה מקדימה של קבצים מצורפים, ניתן להציג קבצים מצורפים במהירות בלחיצה אחת, ישירות מתוך Outlook 2007 וללא פתיחה של חלונות נוספים:

ניתן להציג קבצי אופיס (Word, Visio, Excel, PowerPoint), קבצי מולטימדיה (תמונות, סרטונים…), קבצי אינטרנט וקבצי טקסט. קבצים נוספים ניתנים לצפייה מיידית באמצעות הורדות סוקרים מתאימים מהאינטרנט.

על מנת לצפות בתוכן הקובץ המצורף יש לפתוח הודעת דואר כלשהי המכילה קובץ מצורף ובשורת הקבצים המצורפים יש לבחור בקובץ המבוקש ע"י קליק בודד.

תוכן הקובץ יוצג בתוך חלון תוכן ההודעה:

למעבר חזרה לתוכן ההודעה יש ללחוץ על כפתור ההודעה בשורת הקבצים המצורפים.

הערה: לפתיחת הקובץ המצורף באמצעות התוכנה המפעילה אותו ללא שימוש במציג האינטגרלי של Outlook, יש ללחוץ דאבל-קליק על שם הקובץ המצורף (בדומה לפתיחה בגירסאות קודמות של Outlook).