מאת: דוד מלר, מנכ”ל אדום אסטרטגיה ומערכות מידע
כפי שציינתי במאמר הקודם שלי, מהלך יישום והטמעת מערכת ERP בארגון מהווה מרכיב מפתח ביכולת לעמוד במטרות ויעדים של הפרויקט ולייצר את החזר ההשקעה ואת התועלות המצופות מהמערכת החדשה.
יישום
אנו קוראים לשלב הנוכחי שלב הטעינה. כאמור בשלב הנוכחי מבצעים הגדרת פרמטרים, הגדרת משתמשים והרשאות והגדרת תהליכים עסקיים. במקביל אנשי הפיתוח מפתחים תוספות ושינויים. תהליך ניהול השינויים הינו תהליך קריטי.
מתחילים להדריך את מנהלי המערכת ולבצע טסטים ובדיקות אינטגרציה.
מסיימים הכנת תוכנית הדרכה עבור משתמשי המערכת, הכנת תוכנית עליה לאוויר (כולל תוכנית הסבת הנתונים).
יש לדאוג להקמת צוות Help Desk מספיק מיומן ושיהיה זמין 24 שעות (במידת הצורך) ובזמן תגובה אפס לטובת משתמשי המערכת. אחת הנקודות הקריטיות בהפעלת המערכת (אין הפעלה חלקה) שאין תמיכה באפס זמן. זה לא המקום לחסוך בהוצאות אלה להפך יש לדאוג לצוות מוגבר. יש לדאוג לניהול הצוות וניהול הקריאות כולל רישום, מיפוי לטובת בקרה וניתוח הפניות בהמשך. כאמור הסקת מסקנות בהתאם.
נושא של ניהול הסיכונים לא יורד מהפרק, תורה בפני עצמה המתקיימת בכל שלבי הפרויקט. כמו כן, במידת האפשר יש לדאוג שיהיה צוות מיוחד בכל הקשור לתהליכי ניהול סיכונים.
הכנות אחרונות להפעלת המערכת
שלב הראשון בתהליך הינו ביצוע בדיקות קבלה כוללות. כמו כל דבר בעולם המערכות, בדיקות הקבלה מתחילות בהכנת תוכנית הכוללת הערכת היקף, קביעת שיטה וגישת הבדיקות בהתאם לתרבות הארגונית. יש לנתח ולהכין את רשימת המודולים שתתבצענה בגינם בדיקות ורשימת המודולים שלא. יש להכין את רשימת המשאבים לביצוע הבדיקות כגון: כח אדם, חומרה, תוכנה, חדרים ולוחות הזמנים). הננו ממליצים במידת האפשר להסתייע באנשי אבטחת איכות ובדיקות תוכנה. כאמור הדבר תלוי בהיקף הפרויקט.
הדרכת משתמשים – כאמור תכנון מדוקדק של תוכנית הדרכה אינו מבטיח הצלחה,אך בהחלט מעלה את הסבירות להצלחה. תכנון שהוא בחזקת סוף מעשה במחשבה תחילה מאפשר בתום ביצועה של התוכנית תחקור והפקת לקחים לקראת התוכנית הבאה. להלן מספר דגשים לתכנון וביצוע תהליך ההדרכה: קביעת מטרות ויעדים, קביעת תבניות להדרכה (קורסים, לימוד עצמי, באמצעות מחשב וכד’), ארגון הכיתות (ציוד, כיבוד, ספרים….), בחירה והכנת צוותי ההדרכה, הכנת מערכת משוב והערכה.
במידה והתקבלה החלטה על ביצוע הסבת הנתונים, זה המועד בו מבצעים את פרויקט ההסבה.
נושא ההסבות הוא פרויקט בפני עצמו. מלבד הכנת תוכנית מפורטת לאיזה נתונים מבצעים הסבות ולאיזה מהן לא וכמובן באיזה אופן, יש לדאוג לבחור את הכלים מתאימים לביצוע ההסבות.
בניית תשתית הנתונים היא אחד הדברים החשובים בפרויקט, לכן יש לדאוג להקדיש משאבים נדרשים לביצוע פרויקט זה (זמן, כח אדם, בדיקות וכד’).
עלייה לאוויר
אין צורך לציין שזהו המבחן האמיתי של העבודה שנעשתה עד כה, לכן הדבר החשוב ביותר בתהליך העלייה לאוויר, תמיכה !!!! תמיכה !!!! תמיכה !!!! ועוד תמיכה ועוד תמיכה.
יש להקצות את כל המשאבים הדרושים ללא התחשבות בעלויות כלשהן ולאפשר הפעלה של כלל מנגנוני התמיכה המקיפים את המשתמשים (מיישמים, מדריכים, מנהלי הפרויקט והנהלת הארגון).
לסיכום ברצוני לציין מספר גורמים עיקריים להצלחה אשר יאפשרו לכם לעבור את המשוכה הזו בשלום:
- המנכ”ל – מחויבותו ומעורבותו
- תרבות הניהול – יצירת מחויבות כלל ארגונית
- גמישות הארגון לשינויים בתהליכי עבודה
- מינוי מנהל פרויקט מתאים
- הקצאת משאבים נדרשים
- מעורבות משתמשים בתהליך
- פינוי אנשי מפתח מקרב המשתמשים לטובת הפרויקט
- טיפול בפוליטיקה, יוקרה, מאבקי כח, אינטרסים אישיים וקבוצתיים, התנגדות לשינויים ולמאמץ,
- התחמקות מאחריות ומעורבות (ניהול סיכונים)
- בחירת חבילת תוכנה מתאימה
- בחירת ספק יישום, הדרכה, הטמעה
מאת: דוד מלר, מנכ”ל אדום אסטרטגיה ומערכות מידע
כפי שציינתי במאמר הקודם שלי, מהלך יישום והטמעת מערכת ERP בארגון מהווה מרכיב מפתח ביכולת לעמוד במטרות ויעדים של הפרויקט ולייצר את החזר ההשקעה ואת התועלות המצופות מהמערכת החדשה.
יישום
אנו קוראים לשלב הנוכחי שלב הטעינה. כאמור בשלב הנוכחי מבצעים הגדרת פרמטרים, הגדרת משתמשים והרשאות והגדרת תהליכים עסקיים. במקביל אנשי הפיתוח מפתחים תוספות ושינויים. תהליך ניהול השינויים הינו תהליך קריטי.
מתחילים להדריך את מנהלי המערכת ולבצע טסטים ובדיקות אינטגרציה.
מסיימים הכנת תוכנית הדרכה עבור משתמשי המערכת, הכנת תוכנית עליה לאוויר (כולל תוכנית הסבת הנתונים).
יש לדאוג להקמת צוות Help Desk מספיק מיומן ושיהיה זמין 24 שעות (במידת הצורך) ובזמן תגובה אפס לטובת משתמשי המערכת. אחת הנקודות הקריטיות בהפעלת המערכת (אין הפעלה חלקה) שאין תמיכה באפס זמן. זה לא המקום לחסוך בהוצאות אלה להפך יש לדאוג לצוות מוגבר. יש לדאוג לניהול הצוות וניהול הקריאות כולל רישום, מיפוי לטובת בקרה וניתוח הפניות בהמשך. כאמור הסקת מסקנות בהתאם.
נושא של ניהול הסיכונים לא יורד מהפרק, תורה בפני עצמה המתקיימת בכל שלבי הפרויקט. כמו כן, במידת האפשר יש לדאוג שיהיה צוות מיוחד בכל הקשור לתהליכי ניהול סיכונים.
הכנות אחרונות להפעלת המערכת
שלב הראשון בתהליך הינו ביצוע בדיקות קבלה כוללות. כמו כל דבר בעולם המערכות, בדיקות הקבלה מתחילות בהכנת תוכנית הכוללת הערכת היקף, קביעת שיטה וגישת הבדיקות בהתאם לתרבות הארגונית. יש לנתח ולהכין את רשימת המודולים שתתבצענה בגינם בדיקות ורשימת המודולים שלא. יש להכין את רשימת המשאבים לביצוע הבדיקות כגון: כח אדם, חומרה, תוכנה, חדרים ולוחות הזמנים). הננו ממליצים במידת האפשר להסתייע באנשי אבטחת איכות ובדיקות תוכנה. כאמור הדבר תלוי בהיקף הפרויקט.
הדרכת משתמשים – כאמור תכנון מדוקדק של תוכנית הדרכה אינו מבטיח הצלחה,אך בהחלט מעלה את הסבירות להצלחה. תכנון שהוא בחזקת סוף מעשה במחשבה תחילה מאפשר בתום ביצועה של התוכנית תחקור והפקת לקחים לקראת התוכנית הבאה. להלן מספר דגשים לתכנון וביצוע תהליך ההדרכה: קביעת מטרות ויעדים, קביעת תבניות להדרכה (קורסים, לימוד עצמי, באמצעות מחשב וכד’), ארגון הכיתות (ציוד, כיבוד, ספרים….), בחירה והכנת צוותי ההדרכה, הכנת מערכת משוב והערכה.
במידה והתקבלה החלטה על ביצוע הסבת הנתונים, זה המועד בו מבצעים את פרויקט ההסבה.
נושא ההסבות הוא פרויקט בפני עצמו. מלבד הכנת תוכנית מפורטת לאיזה נתונים מבצעים הסבות ולאיזה מהן לא וכמובן באיזה אופן, יש לדאוג לבחור את הכלים מתאימים לביצוע ההסבות.
בניית תשתית הנתונים היא אחד הדברים החשובים בפרויקט, לכן יש לדאוג להקדיש משאבים נדרשים לביצוע פרויקט זה (זמן, כח אדם, בדיקות וכד’).
עלייה לאוויר
אין צורך לציין שזהו המבחן האמיתי של העבודה שנעשתה עד כה, לכן הדבר החשוב ביותר בתהליך העלייה לאוויר, תמיכה !!!! תמיכה !!!! תמיכה !!!! ועוד תמיכה ועוד תמיכה.
יש להקצות את כל המשאבים הדרושים ללא התחשבות בעלויות כלשהן ולאפשר הפעלה של כלל מנגנוני התמיכה המקיפים את המשתמשים (מיישמים, מדריכים, מנהלי הפרויקט והנהלת הארגון).
לסיכום ברצוני לציין מספר גורמים עיקריים להצלחה אשר יאפשרו לכם לעבור את המשוכה הזו בשלום:
- המנכ”ל – מחויבותו ומעורבותו
- תרבות הניהול – יצירת מחויבות כלל ארגונית
- גמישות הארגון לשינויים בתהליכי עבודה
- מינוי מנהל פרויקט מתאים
- הקצאת משאבים נדרשים
- מעורבות משתמשים בתהליך
- פינוי אנשי מפתח מקרב המשתמשים לטובת הפרויקט
- טיפול בפוליטיקה, יוקרה, מאבקי כח, אינטרסים אישיים וקבוצתיים, התנגדות לשינויים ולמאמץ,
- התחמקות מאחריות ומעורבות (ניהול סיכונים)
- בחירת חבילת תוכנה מתאימה
- בחירת ספק יישום, הדרכה, הטמעה.
ייעוץ אסטרטגי למחשוב ענן
מחשוב ענן הוא מונח שלעתים קרובות נזרק לחלל האוויר בימינו, אבל מה זה אומר בדיוק? בסקירה שלפניכם נזכיר את היתרונות הרבים של מחשוב ענן וכיצד הוא יכול לעזור לעסק שלך. אך במיוחד נסביר מהן התועלות של ייעוץ מחשוב בתחום מחשוב הענן, ואיך זה תורם לעסק. פתרונות מחשוב ברמה האסטרטגית העסקית […]
ניהול ידע ארגוני – מדוע זה כל כך חשוב לארגונים?
ניהול ידע ארגוני – ידע הוא כוח וכאשר הארגון מצליח להשתמש בידע לטובתו ולנצל את הידע שברשותו כדי לקדם את עצמו הידע הופך לנכס של ממש. אך ישנו גם קושי לנהל הרבה ידע שמגיע מערוצים שונים, וכאן מגיעה הטכנולוגיה לעזרה. באמצעות כלים מתקדמים כמו למשל: ניהול מערכות מידע ניתן בימינו […]
מדוע ניהול מערכות תשתית הוא קריטי לעסק שלנו?
מידע הוא כוח בעולם העסקים וזה אומר כי כל עסק צריך לחשוב על נושא המידע. העסקים צריכים לאסוף מידע, לשמור אותו, לאחזר אותו וכמובן לנתח אותו ברמה הגבוהה ביותר שיש. עסק אשר לא יצליח לבצע את הפעולות הללו הוא עסק אשר יכשל. כאן נכנס לתמונה הנושא של ניהול מערכות תשתית […]
מדוע שירותי מחשוב ענן לסטארטאפים הם קריטיים?
מחשוב ענן לסטארטאפים – בתקשורת נראה כי כל ישראלי מקים סטארטאפ ויוצא עם אקזיט של מיליונים, האמת כמובן רחוקה מאוד מכך. הקמת סטארטאפ היא בין הדברים הקשים ביותר והמסובכים ביותר שאפשר לעשות. כאשר אנו מקימים סטארטאפ אנו צריכים לחשוב על אלף ואחד דברים כמו הנהלת חשבונות או פיתוח מוצר. אך […]
מחשוב ענן – יתרונות וחסרונות
תחום מחשוב הענן כבש את עולם ה-IT בסערה. עסקים, חברות וארגונים, ללא קשר לגודלם, מבססים כיום את תשתית ה-IT שלהם בענן הציבורי, בענן הפרטי וההיברידי. לעומתם, ישנם את אלו הסוברים כי התבססות על מיחשוב ענן איננה מועילה ואף במקרים מסויימים עלולה לגרום לנזקים. לפיכך, ריכזנו עבורכם את רשימת היתרונות והחסרונות […]