שירותי מחשוב לעסקים
שירותי מחשוב

סודות ה- ERP – יישום וסיכום

שירותי מחשוב | מחשוב ענן | תמיכה | ניהול מערכות מידע | ERP | פתרונות מחשוב

מאת: דוד מלר, מנכ”ל אדום אסטרטגיה ומערכות מידע

כפי שציינתי במאמר הקודם שלי, מהלך יישום והטמעת מערכת ERP בארגון מהווה מרכיב מפתח ביכולת לעמוד במטרות ויעדים של הפרויקט ולייצר את החזר ההשקעה ואת התועלות המצופות מהמערכת החדשה.

יישום

אנו קוראים לשלב הנוכחי שלב הטעינה. כאמור בשלב הנוכחי מבצעים הגדרת פרמטרים, הגדרת משתמשים והרשאות והגדרת תהליכים עסקיים. במקביל אנשי הפיתוח מפתחים תוספות ושינויים. תהליך ניהול השינויים הינו תהליך קריטי.

מתחילים להדריך את מנהלי המערכת ולבצע טסטים ובדיקות אינטגרציה.

מסיימים הכנת תוכנית הדרכה עבור משתמשי המערכת, הכנת תוכנית עליה לאוויר (כולל תוכנית הסבת הנתונים).

יש לדאוג להקמת צוות Help Desk מספיק מיומן ושיהיה זמין 24 שעות (במידת הצורך) ובזמן תגובה אפס לטובת משתמשי המערכת. אחת הנקודות הקריטיות בהפעלת המערכת (אין הפעלה חלקה) שאין תמיכה באפס זמן. זה לא המקום לחסוך בהוצאות אלה להפך יש לדאוג לצוות מוגבר. יש לדאוג לניהול הצוות וניהול הקריאות כולל רישום, מיפוי לטובת בקרה וניתוח הפניות בהמשך. כאמור הסקת מסקנות בהתאם.

נושא של ניהול הסיכונים לא יורד מהפרק, תורה בפני עצמה המתקיימת בכל שלבי הפרויקט. כמו כן, במידת האפשר יש לדאוג שיהיה צוות מיוחד בכל הקשור לתהליכי ניהול סיכונים.

הכנות אחרונות להפעלת המערכת

שלב הראשון בתהליך הינו ביצוע בדיקות קבלה כוללות. כמו כל דבר בעולם המערכות, בדיקות הקבלה מתחילות בהכנת תוכנית הכוללת הערכת היקף, קביעת שיטה וגישת הבדיקות בהתאם לתרבות הארגונית. יש לנתח ולהכין את רשימת המודולים שתתבצענה בגינם בדיקות ורשימת המודולים שלא. יש להכין את רשימת המשאבים לביצוע הבדיקות כגון: כח אדם, חומרה, תוכנה, חדרים ולוחות הזמנים). הננו ממליצים במידת האפשר להסתייע באנשי אבטחת איכות ובדיקות תוכנה. כאמור הדבר תלוי בהיקף הפרויקט.

הדרכת משתמשים – כאמור תכנון מדוקדק של תוכנית הדרכה אינו מבטיח הצלחה,אך בהחלט מעלה את הסבירות להצלחה. תכנון שהוא בחזקת סוף מעשה במחשבה תחילה מאפשר בתום ביצועה של התוכנית תחקור והפקת לקחים לקראת התוכנית הבאה. להלן מספר דגשים לתכנון וביצוע תהליך ההדרכה: קביעת מטרות ויעדים, קביעת תבניות להדרכה (קורסים, לימוד עצמי, באמצעות מחשב וכד’), ארגון הכיתות (ציוד, כיבוד, ספרים….), בחירה והכנת צוותי ההדרכה, הכנת מערכת משוב והערכה.

במידה והתקבלה החלטה על ביצוע הסבת הנתונים, זה המועד בו מבצעים את פרויקט ההסבה.

נושא ההסבות הוא פרויקט בפני עצמו. מלבד הכנת תוכנית מפורטת לאיזה נתונים מבצעים הסבות ולאיזה מהן לא וכמובן באיזה אופן, יש לדאוג לבחור את הכלים מתאימים לביצוע ההסבות.

בניית תשתית הנתונים היא אחד הדברים החשובים בפרויקט, לכן יש לדאוג להקדיש משאבים נדרשים לביצוע פרויקט זה (זמן, כח אדם, בדיקות וכד’).

עלייה לאוויר

אין צורך לציין שזהו המבחן האמיתי של העבודה שנעשתה עד כה, לכן הדבר החשוב ביותר בתהליך העלייה לאוויר, תמיכה !!!! תמיכה !!!! תמיכה !!!! ועוד תמיכה ועוד תמיכה.

יש להקצות את כל המשאבים הדרושים ללא התחשבות בעלויות כלשהן ולאפשר הפעלה של כלל מנגנוני התמיכה המקיפים את המשתמשים (מיישמים, מדריכים, מנהלי הפרויקט והנהלת הארגון).

לסיכום ברצוני לציין מספר גורמים עיקריים להצלחה אשר יאפשרו לכם לעבור את המשוכה הזו בשלום:

  • המנכ”ל – מחויבותו ומעורבותו
  • תרבות הניהול – יצירת מחויבות כלל ארגונית
  • גמישות הארגון לשינויים בתהליכי עבודה
  • מינוי מנהל פרויקט מתאים
  • הקצאת משאבים נדרשים
  • מעורבות משתמשים בתהליך
  • פינוי אנשי מפתח מקרב המשתמשים לטובת הפרויקט
  • טיפול בפוליטיקה, יוקרה, מאבקי כח, אינטרסים אישיים וקבוצתיים, התנגדות לשינויים ולמאמץ,
  • התחמקות מאחריות ומעורבות (ניהול סיכונים)
  • בחירת חבילת תוכנה מתאימה
  • בחירת ספק יישום, הדרכה, הטמעה

מאת: דוד מלר, מנכ”ל אדום אסטרטגיה ומערכות מידע
כפי שציינתי במאמר הקודם שלי, מהלך יישום והטמעת מערכת ERP בארגון מהווה מרכיב מפתח ביכולת לעמוד במטרות ויעדים של הפרויקט ולייצר את החזר ההשקעה ואת התועלות המצופות מהמערכת החדשה.
יישום
אנו קוראים לשלב הנוכחי שלב הטעינה. כאמור בשלב הנוכחי מבצעים הגדרת פרמטרים, הגדרת משתמשים והרשאות והגדרת תהליכים עסקיים. במקביל אנשי הפיתוח מפתחים תוספות ושינויים. תהליך ניהול השינויים הינו תהליך קריטי.
מתחילים להדריך את מנהלי המערכת ולבצע טסטים ובדיקות אינטגרציה.
מסיימים הכנת תוכנית הדרכה עבור משתמשי המערכת, הכנת תוכנית עליה לאוויר (כולל תוכנית הסבת הנתונים).
יש לדאוג להקמת צוות Help Desk מספיק מיומן ושיהיה זמין 24 שעות (במידת הצורך) ובזמן תגובה אפס לטובת משתמשי המערכת. אחת הנקודות הקריטיות בהפעלת המערכת (אין הפעלה חלקה) שאין תמיכה באפס זמן. זה לא המקום לחסוך בהוצאות אלה להפך יש לדאוג לצוות מוגבר. יש לדאוג לניהול הצוות וניהול הקריאות כולל רישום, מיפוי לטובת בקרה וניתוח הפניות בהמשך. כאמור הסקת מסקנות בהתאם.
נושא של ניהול הסיכונים לא יורד מהפרק, תורה בפני עצמה המתקיימת בכל שלבי הפרויקט. כמו כן, במידת האפשר יש לדאוג שיהיה צוות מיוחד בכל הקשור לתהליכי ניהול סיכונים.
הכנות אחרונות להפעלת המערכת
שלב הראשון בתהליך הינו ביצוע בדיקות קבלה כוללות. כמו כל דבר בעולם המערכות, בדיקות הקבלה מתחילות בהכנת תוכנית הכוללת הערכת היקף, קביעת שיטה וגישת הבדיקות בהתאם לתרבות הארגונית. יש לנתח ולהכין את רשימת המודולים שתתבצענה בגינם בדיקות ורשימת המודולים שלא. יש להכין את רשימת המשאבים לביצוע הבדיקות כגון: כח אדם, חומרה, תוכנה, חדרים ולוחות הזמנים). הננו ממליצים במידת האפשר להסתייע באנשי אבטחת איכות ובדיקות תוכנה. כאמור הדבר תלוי בהיקף הפרויקט.
הדרכת משתמשים – כאמור תכנון מדוקדק של תוכנית הדרכה אינו מבטיח הצלחה,אך בהחלט מעלה את הסבירות להצלחה. תכנון שהוא בחזקת סוף מעשה במחשבה תחילה מאפשר בתום ביצועה של התוכנית תחקור והפקת לקחים לקראת התוכנית הבאה. להלן מספר דגשים לתכנון וביצוע תהליך ההדרכה: קביעת מטרות ויעדים, קביעת תבניות להדרכה (קורסים, לימוד עצמי, באמצעות מחשב וכד’), ארגון הכיתות (ציוד, כיבוד, ספרים….), בחירה והכנת צוותי ההדרכה, הכנת מערכת משוב והערכה.
במידה והתקבלה החלטה על ביצוע הסבת הנתונים, זה המועד בו מבצעים את פרויקט ההסבה.
נושא ההסבות הוא פרויקט בפני עצמו. מלבד הכנת תוכנית מפורטת לאיזה נתונים מבצעים הסבות ולאיזה מהן לא וכמובן באיזה אופן, יש לדאוג לבחור את הכלים מתאימים לביצוע ההסבות.
בניית תשתית הנתונים היא אחד הדברים החשובים בפרויקט, לכן יש לדאוג להקדיש משאבים נדרשים לביצוע פרויקט זה (זמן, כח אדם, בדיקות וכד’).
עלייה לאוויר
אין צורך לציין שזהו המבחן האמיתי של העבודה שנעשתה עד כה, לכן הדבר החשוב ביותר בתהליך העלייה לאוויר, תמיכה !!!! תמיכה !!!! תמיכה !!!! ועוד תמיכה ועוד תמיכה.
יש להקצות את כל המשאבים הדרושים ללא התחשבות בעלויות כלשהן ולאפשר הפעלה של כלל מנגנוני התמיכה המקיפים את המשתמשים (מיישמים, מדריכים, מנהלי הפרויקט והנהלת הארגון).
לסיכום ברצוני לציין מספר גורמים עיקריים להצלחה אשר יאפשרו לכם לעבור את המשוכה הזו בשלום:

  • המנכ”ל – מחויבותו ומעורבותו
  • תרבות הניהול – יצירת מחויבות כלל ארגונית
  • גמישות הארגון לשינויים בתהליכי עבודה
  • מינוי מנהל פרויקט מתאים
  • הקצאת משאבים נדרשים
  • מעורבות משתמשים בתהליך
  • פינוי אנשי מפתח מקרב המשתמשים לטובת הפרויקט
  • טיפול בפוליטיקה, יוקרה, מאבקי כח, אינטרסים אישיים וקבוצתיים, התנגדות לשינויים ולמאמץ,
  • התחמקות מאחריות ומעורבות (ניהול סיכונים)
  • בחירת חבילת תוכנה מתאימה
  • בחירת ספק יישום, הדרכה, הטמעה.

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

טכנולוגיית מידע כבסיס לתקשורת פנים ארגונית יעילה

תקשורת פנים ארגונית היא קריטית לתפעול יעיל של הארגון ובסופו של דבר לרווחיות שלו. זרימת מידע טובה בין כל המחלקות, בין ההנהלה לעובדים, בין השטח למטה, עדכון בזמן אמת ושימוש חכם בביג דאטה, עומד בבסיס העבודה בארגון. כשמשהו בתקשורת הזה משתבש, משתבשת כל שרשרת התפעול, קבלת ההחלטות מתבססת על נתונים […]

הטמעת מחשוב ענן בארגון

אם בעבר מחשוב ענן היה נחלתם של ארגונים גדולים בלבד, היום כבר ניתן לומר בוודאות שכל עסק, במיוחד עסקים קטנים ובינוניים, יכולים לצאת נשכרים מהטמעת מחשוב ענן כחלק בלתי נפרד מטכנולוגיית המידע בעסק. דווקא עסקים קטנים ובינוניים יכולים להנות בצורה מקסימלית מהגמישות שבענן בין אם בוחרים בענן פרטי, ציבורי או […]

טכנולוגיה חדשנית לחיסכון בהוצאות

מערכות מחשוב מתקדמות חוסכות כסף לארגון. זה פשוט כמו שזה נשמע. בין אם מדובר במערכות אינטגרציה, תפעול וניהול, כמו ERP ו-CRM אשר מייעלות תהליכים, ממזערות מקרים שבהן דברים נופלים בין הכיסאות ומאפשרות תקשורת טובה יותר ושקיפות בין כל חלקי הארגון. בין אם מדובר במערכות אוטומציה, אשר חוסכות כח אדם, מונעות […]

ERP – חידושים ושדרוג

תחום ה-ERP עובר בתקופה האחרונה שינויים ותהפוכות שנובעות משינויים בסביבה הדיגיטלית העסקית ומשנה את פניו. ממוצר מדף מנומנם, הוא הופך לפתרון עסקי-תפעולי דיגיטלי ודינמי שמחוייב לתת למשתמשיו פתרונות גמישים, חשיבה קדימת ויכולת מענה מהירה בשווקים דיגיטליים משתנים. תוכנות ה-ERP נגישות כיום גם בענן, והן מסוגלות לתת מענה הרבה יותר גמיש, […]

כיצד לבחור תשתית מחשוב בארגון?

כשארגון מקים לעצמו תשתית מחשוב, קיימת התלבטות על מה לבסס אותה. האם להקים תשתית פנים ארגונית המבוססת על שרתים פיזיים? האם להעדיף לבסס את מערכות המחשוב ואת אחסון המידע בענן? ענן ציבורי? ענן פרטי או לשלב את התשתיות באופן היברידי. מדובר באחת ההחלטות המשמעותיות והבסיסיות ביותר למערכות המידע בארגון, לכל […]