7 דרכים שונות לארגן מסרים שמגיעים לתיבת הדואר
כידוע, ביום עבודה רגיל שבדרך כלל כולל לא מעט פגישות, תיבת הדואר שלנו יכולה מהר מאוד לאבד את הסדר שלה ובעת חיפוש מייל נדרש המשימה הופכת להיות מורכבת ולא תמיד אנחנו יודעים היכן להתחיל. באמצעות כלים שמערכת Outlook של מיקרוסופט מציעה, ניתן לארגן את המסרים כך שהשליטה עליהם והאיתור יהיו קלים יותר. להלן פרוט של מספר אפשרויות לארגון תיבת הדואר. כמובן שניתן להשתמש בכל אחד מהם בנפרד ו/או בשילוב שלהם. כלל הטיפים המוצגים בהמשך מוגדרים באמצעות Outlook 2007 למרות שאת חלקם הגדול ניתן לבצע באופן זה או אחר גם ב Outlook 2003:
1. איחוד מסרים דומים באמצעות תיקיות
על ידי יצירת תיקיות שונות עבור דואר נכנס, ניתן להתייחס לכל מסר באופן שונה. לדוגמא, ניתן לקבץ מסרים על ידי נושא, פרויקט, קשר, או קטגוריות אחרות. ניתן אפילו ליצור תיקיה לכל המסרים מהמנהל שלנו או תיקיה שכוללת את כל המשימות שאנחנו אמורים לטפל. על מנת להגדיר זאת יש לבצע:
- עמוד עם העכבר על ספריה שנקראת “דואר נכנס”
- קליק ימני על הספרייה
- בחירת אפשרות של ספרייה חדשה
- תן שם לספרייה
- עכשיו ניתן להעביר את המסרים הרצויים לספריה זו
2. יצירת תיקיות חיפוש למציאת מסרים במהירות
באמצעות הגדרת כללים מתאימים, תיקיות החיפוש הינן הדרך הנוחה והמהירה למציאת מסר נדרש. למעשה הן לא מאחסנות מסרים בפועל, אלה משקפות את כלל המסרים שלך באמצעות אוסף הגדרות. Outlook מגיעה עם מספר ספריות כברירת מחדל כגון: מסרים שלא נקראו או מסרים גדולים ויחד עם זאת אנו יכולים ליצור ספריות משלנו. לדוגמא, ניתן להשתמש בתיקיות חיפוש על מנת לעזור לנו למצוא כל מידע המתייחס לפרויקט מסוים, לקוח חשוב, או פגישה הבאה. על מנת להגדיר ספריה מסוג זה פעלו בסדר הבא:
- הקלקה בסרגל הראשי על קובץ
- בחירת “חדש”
- בחירת “ספריית חיפוש”
- יש לבחור את אחד הכללים מתוך הרשימה שמתקבלת. כאמור ניתן גם לבחור “יצירת תיקיות חיפוש מותאמת אישית”
- יש להמשיך בהגדרות בהתאם להוראות המערכת
3. מיון מהיר של מסרים
ניתן למצוא מסרים בתיבות הדואר מהר יותר באמצעות שינוי אופן המיון של מסרים. לדוגמא ניתן למיין מסרים באמצעות שולח או תאריך קבלה או גודל הקובץ. על מנת להגדיר מיון רצוי פעלו בסדר הבא:
- קליק ימין על שורת כותרת הצגת מסרים
- בחירת סדר לפי
- בחירת מיון רצוי
4.ניתוב הדואר באמצעות הגדרת כללים
באמצעות הגדרת כללים מתאימים ניתן לנתב מסרים נכנסים לספריות השונות. לדוגמא ניתן להגדיר כלל שכל מסר המגיע בנושא מסוים ו/או מנמען כלשהוא יעבור באופן אוטומטי למנהל שלך. כאמור הגדרת כלל ניתוב מתאים לא רק מארגן את המסרים שלך אלא גם משחרר אותך ממשימות ניתוב כלשהן.
5.הקטנת קבלת מסרים לא רצויים באמצעות מסנני דואר זבל
ניתן למזער הפרעות של קבלת מסרים לא רצויים באמצעות מסנני דואר זבל אשר קיימים במערכת. מסננים הנ”ל שולחים מסרים לא רצויים לתיבת דואר זבל שהוגדרה. כמובן שניתן לסקור את כל המסרים שמגיעים לתיבת דואר זו ועל ידי כך לבדוק שאכן הגדרת מסננים תקינה ו/או יש לשנותה בהתאם לצורך.
6.צביעת מסרים
אחד הדרכים המהירות להבדיל בין המסרים הינה באמצעות צביעת המסרים בצבע שונה. כאמור באמצעות הצבע ניתן לזהות שולחים מסוימים וכמובן לארגן את תיבת הדואר בהתאם. לדוגמא, זו דרך טובה לזהות מסרים מלקוח חשוב או מנהל שלך או נושא מסוים. על מנת לבצע הגדרה מתאימה פעלו בסדר הבא:
- קליק על עמודת “קטגוריה” בסרגל הכותרות של תיבת הדואר יגרום למיון על פי קטגוריות
- קליק ימני על שם מבוקש בעמודת של קטגוריה יאפשר הגדרת קטגוריה מתאימה לאותו נמען
7.דגל להמשך מעקב
המערכת מאפשרת לסווג באמצעות דגלים למיניהם מסרים ועל ידי כך לסייע לנו לבצע מעקב ופעילויות המשך בהתאם לצורך. לדוגמא, דגלים שניתן להגדיר במערכת הם דגל לסימון מסר שיש לו המשך טיפול מחר, שבוע הבא, דגל תזכורת, דגל סיום פעילות ועוד. הדגלים הם דרך נוספת המסייעת לנו לארגן את המסרים שלנו להזכיר לנו מה לעשות ומתי לעשות. על מנת לבצע הגדרת דגל פעלו בסדר הבא:
- קליק על עמודת “דגל” בסרגל הכותרות של תיבת הדואר יגרום למיון על פי הגדרת הדגל
- קליק ימני על שם מבוקש בעמודה של דגלים יאפשר הגדרת דגל מתאים לאותו נמען
על מנת להגדיר כלל חדש כלשהו בעת קבלת הדואר יש לבצע מספר פעולות:
1. בחירת אפשרות “כלים” מסרגל הכלים
2. בחירת אפשרות “כללים והתראות”
3. הקלקה על “כלל חדש”
המערכת מובילה את המשתמש שלב אחר שלב להגדרת כלל רצוי.
רשמתם שניתן לנתב את הדואר באמצעות הגדרת כללים מסויימים, אך לא הגדרת בדיוק מה הם הכללים.
אשמח לקבל עוד פרטים אודות הנושא הנ”ל.