בעלי עסקים קטנים ובינוניים מתלבטים פעמים רבות, בשאלה האם להקים לעצמם שרת דואר או להשתמש בשירותים חיצוניים כחלק מפתרונות המחשוב לעסק. ברמה הראשונית נציין כמובן שיש משמעות רבה בקבלת ההחלטות בנושאי פתרונות המחשוב, ויש לקחת בחשבון בעיקר את כמות משתמשי המחשב בחברה, את התקציב השוטף העומד לרשות המחשוב ואת אופן ניהול המחשוב בעסק.
שלוש אפשרויות עיקריות עומדות לרשותנו בפתרון תיבת הדואר של העסק:
- תיבות דואר אצל ספק האינטרנט.
- הקמת שרת דואר (exchange) במשרדי החברה.
- שירותי Hosted Exchange.
תיבות דואר אצל ספק האינטרנט
היתרונות
- עלויות תחזוקה נמוכות.
- זמינות גבוהה – בהרמת טלפון למוקד השירות מקבלים במקום תיבת דואר.
- אמינות.
החסרונות
- ברוב המקרים תקבלו נפח אחסון קטן או בתוספת תשלום לקבלת נפח אחסון גדול יותר.
- השירות מתבצע בפרוטוקול POP3 (הורדת המייל לא מאפשרת צפייה ממקום אחר). חלק מהספקים נותנים גם גישה דרך ווב, אבל תוכלו לראות שם רק את הדואר שעדיין לא הורד למחשב.
- חוסר שליטה – כל שינוי, ולו הקטן ביותר, מצריך תמיכה מספק האינטרנט.
- במידה ולא רכשנו דומיין – תיבת הדוא”ל נשארת אצל הספק, במידה ומעוניינים לעבור ספקית תקשורת.
הקמת שרת דואר (exchange) במשרדי החברה
קיימים מספר סוגים של שרתי דואר שניתן להקים לבד או בעזרתו האדיבה של הטכנאי. לא כולם מוצלחים, חלקם חינמיים לחלוטין וחלקם אף מאפשרים סינון ספאם ואנטי וירוס כחלק מהעסקה החינמית. להלן רשימה קצרצרה למוצרים הקיימים בשוק:
- שרת דואר מייקרוסופט (Exchange) בגרסותיו השונות.
- שרת דואר מבוסס לינוקס (חלקם גראפיים נחמדים לשימוש).
- שרת דואר בממשק חלונות, שאינו Exchange, המותקן בד”כ על תחנה חזקה.
- שרת דואר הפונה לעסקים גדולים מאוד (מאות-אלפי משתמשים).
היתרונות
- שליטה מלאה על המתנהל בעסק שלך.
- ניהול משתמשים.
- הגבלת נפחים.
- מעקב וניטור התנהגות המשתמשים.
- המידע יושב בארגון.
- הוספה והסרת תיבות דואר בלי התערבות חיצונית.
- אין תוספת מחיר להוספת תיבות דואר.
- אין התחייבות לפרק זמן השימוש.
- הקמת תיבה או סגירת תיבת דואר בפרק זמן מיידי.
החסרונות
- שליטה מלאה מחייבת ידע שלא תמיד נמצא בארגון ומצריך תשלום נוסף לחברת אחזקה חיצונית.
- פרט לניהול שרת הדואר יש לדאוג לאבטחת המידע וגיבוי המידע (בעיה עיקרית באחזקת שרת).
- עלויות גבוהות ברכישת השרת (חומרה), ברכישת רישיון לשרת (תוכנה), ברכישת תוכנות אנטי וירוס ואנטי ספאם ועוד.
- חיבור PDA או מחשבי כף יד, מצריך ידע מוקדם.
- התגוננות בפני כניסה לרשימות שחורות (Spam / BlackList).
שירותי Hosted Exchange
שירותי Hosted Exchange tku שירותים חינמיים באינטרנט או שירותי אירוח אצל ספקי שרות.
היתרונות
- אין רכישת שרת, אין רכש כלל.
- אין צורך לדאוג לגיבויים, ניטור או פעולות אחזקה כל שהם.
- התשלום מבוסס על כמות התיבות שהזמנו, משלמים על תיבות המייל שצריכים – אין תיבות, לא משלמים.
- גישה מכול מקום בעולם, בצורה מוצפנת ומאובטחת.
- גרסאות מסוימות פוטרות אף את הצורך בהתקנת תוכנה על מחשב הלקוח, והכול עובד בגישת WEB.
- במצב של גניבה או נזק לתחנת העבודה, ניתן לגשת למידע מכול מחשב אחר.
- בדרך כלל, משרדים חדשים או משרדים קטנים ישלמו פחות על שירות באירוח למשך 3 שנים, מאשר רכישת שרת, תוכנות ותחזוקה שוטפת.
- חברת SaaS מתמחה בתקלות דואר, בעיות נפוצות והשירות מהיר ומקצועי.
- ניתן לחבר מכשירי כף יד ומוצרי PDA.
החסרונות
- מכמות מסוימת של משתמשים (כמה עשרות) כדאי כבר לשקול רכישת שרת ואחזקת איש IT קבוע במשרד.
- במצב של ניתוק לאינטרנט לא ניתן לקרוא דואר.
- תוספת תיבות מגדילה את ההוצאה.
סיכומו של דבר
כבעל עסק על מנת לקבל את ההחלטה הנכונה ביותר עבור העסק שלך אתה מבין שיש כמה פתרונות מחשוב אפשריים בנושא השרת לארגון. לשם קבלת ההחלטה הנכונה ביותר, ראוי להביא בחשבון את כל ההיבטים, היתרונות והחסרונות.
ייעוץ אסטרטגי למחשוב ענן
מחשוב ענן הוא מונח שלעתים קרובות נזרק לחלל האוויר בימינו, אבל מה זה אומר בדיוק? בסקירה שלפניכם נזכיר את היתרונות הרבים של מחשוב ענן וכיצד הוא יכול לעזור לעסק שלך. אך במיוחד נסביר מהן התועלות של ייעוץ מחשוב בתחום מחשוב הענן, ואיך זה תורם לעסק. פתרונות מחשוב ברמה האסטרטגית העסקית […]
ניהול ידע ארגוני – מדוע זה כל כך חשוב לארגונים?
ניהול ידע ארגוני – ידע הוא כוח וכאשר הארגון מצליח להשתמש בידע לטובתו ולנצל את הידע שברשותו כדי לקדם את עצמו הידע הופך לנכס של ממש. אך ישנו גם קושי לנהל הרבה ידע שמגיע מערוצים שונים, וכאן מגיעה הטכנולוגיה לעזרה. באמצעות כלים מתקדמים כמו למשל: ניהול מערכות מידע ניתן בימינו […]
מדוע ניהול מערכות תשתית הוא קריטי לעסק שלנו?
מידע הוא כוח בעולם העסקים וזה אומר כי כל עסק צריך לחשוב על נושא המידע. העסקים צריכים לאסוף מידע, לשמור אותו, לאחזר אותו וכמובן לנתח אותו ברמה הגבוהה ביותר שיש. עסק אשר לא יצליח לבצע את הפעולות הללו הוא עסק אשר יכשל. כאן נכנס לתמונה הנושא של ניהול מערכות תשתית […]
מדוע שירותי מחשוב ענן לסטארטאפים הם קריטיים?
מחשוב ענן לסטארטאפים – בתקשורת נראה כי כל ישראלי מקים סטארטאפ ויוצא עם אקזיט של מיליונים, האמת כמובן רחוקה מאוד מכך. הקמת סטארטאפ היא בין הדברים הקשים ביותר והמסובכים ביותר שאפשר לעשות. כאשר אנו מקימים סטארטאפ אנו צריכים לחשוב על אלף ואחד דברים כמו הנהלת חשבונות או פיתוח מוצר. אך […]
מחשוב ענן – יתרונות וחסרונות
תחום מחשוב הענן כבש את עולם ה-IT בסערה. עסקים, חברות וארגונים, ללא קשר לגודלם, מבססים כיום את תשתית ה-IT שלהם בענן הציבורי, בענן הפרטי וההיברידי. לעומתם, ישנם את אלו הסוברים כי התבססות על מיחשוב ענן איננה מועילה ואף במקרים מסויימים עלולה לגרום לנזקים. לפיכך, ריכזנו עבורכם את רשימת היתרונות והחסרונות […]