שירותי מחשוב לעסקים
שירותי מחשוב

שרת דואר במשרדי החברה

שירותי מחשוב | מחשוב ענן | תמיכה | ניהול מערכות מידע | ERP | פתרונות מחשוב

בעלי עסקים קטנים ובינוניים מתלבטים פעמים רבות, בשאלה האם להקים לעצמם שרת דואר או להשתמש בשירותים חיצוניים כחלק מפתרונות המחשוב לעסק. ברמה הראשונית נציין כמובן שיש משמעות רבה בקבלת ההחלטות בנושאי פתרונות המחשוב, ויש לקחת בחשבון בעיקר את כמות משתמשי המחשב בחברה, את התקציב השוטף העומד לרשות המחשוב ואת אופן ניהול המחשוב בעסק.

שלוש אפשרויות עיקריות עומדות לרשותנו בפתרון תיבת הדואר של העסק:

  1. תיבות דואר אצל ספק האינטרנט.
  2. הקמת שרת דואר (exchange) במשרדי החברה.
  3. שירותי Hosted Exchange.

תיבות דואר אצל ספק האינטרנט

היתרונות

  • עלויות תחזוקה נמוכות.
  • זמינות גבוהה – בהרמת טלפון למוקד השירות מקבלים במקום תיבת דואר.
  • אמינות.

החסרונות

  • ברוב המקרים תקבלו נפח אחסון קטן או בתוספת תשלום לקבלת נפח אחסון גדול יותר.
  • השירות מתבצע בפרוטוקול POP3 (הורדת המייל לא מאפשרת צפייה ממקום אחר).  חלק מהספקים נותנים גם גישה דרך ווב, אבל תוכלו לראות שם רק את הדואר שעדיין לא הורד למחשב.
  • חוסר שליטה – כל שינוי, ולו הקטן ביותר, מצריך תמיכה מספק האינטרנט.
  • במידה ולא רכשנו דומיין – תיבת הדוא”ל נשארת אצל הספק, במידה ומעוניינים לעבור ספקית תקשורת.

הקמת שרת דואר (exchange) במשרדי החברה

קיימים מספר סוגים של שרתי דואר שניתן להקים לבד או בעזרתו האדיבה של הטכנאי. לא כולם מוצלחים, חלקם חינמיים לחלוטין וחלקם אף מאפשרים סינון ספאם ואנטי וירוס כחלק מהעסקה החינמית. להלן רשימה קצרצרה למוצרים הקיימים בשוק:

  • שרת דואר מייקרוסופט (Exchange) בגרסותיו השונות.
  • שרת דואר מבוסס לינוקס (חלקם גראפיים נחמדים לשימוש).
  • שרת דואר בממשק חלונות, שאינו Exchange, המותקן בד”כ על תחנה חזקה.
  • שרת דואר הפונה לעסקים גדולים מאוד (מאות-אלפי משתמשים).

היתרונות

  • שליטה מלאה על המתנהל בעסק שלך.
  • ניהול משתמשים.
  • הגבלת נפחים.
  • מעקב וניטור התנהגות המשתמשים.
  • המידע יושב בארגון.
  • הוספה והסרת תיבות דואר בלי התערבות חיצונית.
  • אין תוספת מחיר להוספת תיבות דואר.
  • אין התחייבות לפרק זמן השימוש.
  • הקמת תיבה או סגירת תיבת דואר בפרק זמן מיידי.

החסרונות

  • שליטה מלאה מחייבת ידע שלא תמיד נמצא בארגון ומצריך תשלום נוסף לחברת אחזקה חיצונית.
  • פרט לניהול שרת הדואר יש לדאוג לאבטחת המידע וגיבוי המידע (בעיה עיקרית באחזקת שרת).
  • עלויות גבוהות ברכישת השרת (חומרה), ברכישת רישיון לשרת (תוכנה), ברכישת תוכנות אנטי וירוס ואנטי ספאם ועוד.
  • חיבור PDA או מחשבי כף יד, מצריך ידע מוקדם.
  • התגוננות בפני כניסה לרשימות שחורות (Spam / BlackList).

שירותי Hosted Exchange

שירותי Hosted Exchange tku שירותים חינמיים באינטרנט או שירותי אירוח אצל ספקי שרות.

היתרונות

  • אין רכישת שרת, אין רכש כלל.
  • אין צורך לדאוג לגיבויים, ניטור או פעולות אחזקה כל שהם.
  • התשלום מבוסס על כמות התיבות שהזמנו, משלמים על תיבות המייל שצריכים – אין תיבות, לא משלמים.
  • גישה מכול מקום בעולם, בצורה מוצפנת ומאובטחת.
  • גרסאות מסוימות פוטרות אף את הצורך בהתקנת תוכנה על מחשב הלקוח, והכול עובד בגישת WEB.
  • במצב של גניבה או נזק לתחנת העבודה, ניתן לגשת למידע מכול מחשב אחר.
  • בדרך כלל, משרדים חדשים או משרדים קטנים ישלמו פחות על שירות באירוח למשך 3 שנים, מאשר רכישת שרת, תוכנות ותחזוקה שוטפת.
  • חברת SaaS מתמחה בתקלות דואר, בעיות נפוצות והשירות מהיר ומקצועי.
  • ניתן לחבר מכשירי כף יד ומוצרי PDA.

החסרונות

  • מכמות מסוימת של משתמשים (כמה עשרות) כדאי כבר לשקול רכישת שרת ואחזקת איש IT קבוע במשרד.
  • במצב של ניתוק לאינטרנט לא ניתן לקרוא דואר.
  • תוספת תיבות מגדילה את ההוצאה.

סיכומו של דבר

כבעל עסק על מנת לקבל את ההחלטה הנכונה ביותר עבור העסק שלך אתה מבין שיש כמה פתרונות מחשוב אפשריים בנושא השרת לארגון. לשם קבלת ההחלטה הנכונה ביותר, ראוי להביא בחשבון את כל ההיבטים, היתרונות והחסרונות.

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

טכנולוגיית מידע כבסיס לתקשורת פנים ארגונית יעילה

תקשורת פנים ארגונית היא קריטית לתפעול יעיל של הארגון ובסופו של דבר לרווחיות שלו. זרימת מידע טובה בין כל המחלקות, בין ההנהלה לעובדים, בין השטח למטה, עדכון בזמן אמת ושימוש חכם בביג דאטה, עומד בבסיס העבודה בארגון. כשמשהו בתקשורת הזה משתבש, משתבשת כל שרשרת התפעול, קבלת ההחלטות מתבססת על נתונים […]

הטמעת מחשוב ענן בארגון

אם בעבר מחשוב ענן היה נחלתם של ארגונים גדולים בלבד, היום כבר ניתן לומר בוודאות שכל עסק, במיוחד עסקים קטנים ובינוניים, יכולים לצאת נשכרים מהטמעת מחשוב ענן כחלק בלתי נפרד מטכנולוגיית המידע בעסק. דווקא עסקים קטנים ובינוניים יכולים להנות בצורה מקסימלית מהגמישות שבענן בין אם בוחרים בענן פרטי, ציבורי או […]

טכנולוגיה חדשנית לחיסכון בהוצאות

מערכות מחשוב מתקדמות חוסכות כסף לארגון. זה פשוט כמו שזה נשמע. בין אם מדובר במערכות אינטגרציה, תפעול וניהול, כמו ERP ו-CRM אשר מייעלות תהליכים, ממזערות מקרים שבהן דברים נופלים בין הכיסאות ומאפשרות תקשורת טובה יותר ושקיפות בין כל חלקי הארגון. בין אם מדובר במערכות אוטומציה, אשר חוסכות כח אדם, מונעות […]

ERP – חידושים ושדרוג

תחום ה-ERP עובר בתקופה האחרונה שינויים ותהפוכות שנובעות משינויים בסביבה הדיגיטלית העסקית ומשנה את פניו. ממוצר מדף מנומנם, הוא הופך לפתרון עסקי-תפעולי דיגיטלי ודינמי שמחוייב לתת למשתמשיו פתרונות גמישים, חשיבה קדימת ויכולת מענה מהירה בשווקים דיגיטליים משתנים. תוכנות ה-ERP נגישות כיום גם בענן, והן מסוגלות לתת מענה הרבה יותר גמיש, […]

כיצד לבחור תשתית מחשוב בארגון?

כשארגון מקים לעצמו תשתית מחשוב, קיימת התלבטות על מה לבסס אותה. האם להקים תשתית פנים ארגונית המבוססת על שרתים פיזיים? האם להעדיף לבסס את מערכות המחשוב ואת אחסון המידע בענן? ענן ציבורי? ענן פרטי או לשלב את התשתיות באופן היברידי. מדובר באחת ההחלטות המשמעותיות והבסיסיות ביותר למערכות המידע בארגון, לכל […]