10 טיפים לעבודת משרד יעילה יותר עם Office

בכל משרד אשר משתמשים במערכת Office של חברת מיקרוסופט, קיים סל של כלים המאפשר לנהל את עבודות המשרד הממוחשבות ביתר קלות ויעילות. אף על פי שבכל גרסת Office קיימים שיפורים המסייעים ומשפרים את עבודות המשרד, מצאתי שכמה מהמאפיינים הפשוטים עדיין לא מוכרים היטב.

להלן 10 טיפים פשוטים אשר מאפשרים חיים קלים יותר, חוסכים זמן ומייעלים את העבודה.

1. מברשת עיצוב – Format Painter
במערכת Office קיים כלי שנקרא מברשת עיצוב – Format Painter. הכלי הנ”ל מאפשר לשכפל עיצוב של טקסט ממקום אחד במסמך למקום אחר באותו מסמך ו/או למסמך אחר. במקום לעצב חלקים במסמך כל פעם מחדש, ניתן להשתמש במברשת עיצוב ובכך לחסוך זמן עבודה ועריכה.

על מנת לבצע את הפעולה יש לסמן בתחילה את הטקסט אותו אתם מעוניינים להעתיק , לאחר מכן מקליקים על מברשת עיצוב בסרגל הכלים. לסיום צובעים את הטקסט שאליו אנו מעוניינים להעתיק את העיצוב המקורי.

בונוס נוסף – הקלקה כפולה על מברשת עיצוב תאפשר לשכפל את העיצוב המבוקש למקומות נוספים במסמך.

2. שינוע פסקה פנימה / החוצה / למעלה / למטה
אנחנו יכולים בקלות להזיז פיסקה על ידי לחיצה על כפתור (חץ רצוי) ALT + SHIFT + .
נושא זה יעיל בעיקר במקומות שיש לסדר רמות ותבליטים מחדש.

3. הקטנה או הגדלה של הפונט
על מנת להגדיל את הפונט במהירות ניתן להקליק על Ctrl +Shift+>..
על מנת להקטין את הפונט במהירות ניתן להקליק עלCtrl + Shift+<.
לדעתי קל יותר לזכור קיצורי דרך של המקלדת מאחר וסימן “גדול” מגדיל את הפונט וסימן “קטן” מקטין.

4. גישה מהירה לסרגל הכלים
Office 2007 מאפשר לארגן את סרגל הכלים שלכם כך שיכיל פקודות האהובות עליכם. הגישה המהירה לסרגל ממוקמת בחלק הימני העליון של סרגל הכלים. סידור הסרגל מבוצע באמצעות הקלקה על חץ שבצד השמאלי ובחירת פונקציה מועדפת.

5. הקלקה ידנית לתוך Excel
אקסל מאפשר מספר דרכים חכמות למלא את התאים. במידה ואתם מעוניינים לשתול ערכים עוקפים כגון ספרור בסדר רץ, ניתן פשוט להכניס את הערך הראשון, על מנת לקבוע כללים של הסדרה יש להקליק באופן ידני עוד ערכים עוקפים בודדים נוספים ולהשאיר לאקסל להשלים את השאר. נקודה שחורה בתמונה מציינת את הגבול התחתון של התא. משיכת התא כלפי מטה תגרום למילוי אוטומטי של הערכים בתאים הסמוכים.

אם אנו נבצע משיכה של תא אחד, זה יעתיק את הערך של התא לתאים הסמוכים. אף על פי כן, משיכה של מספר תאים תגרום לאקסל מילוי ערכי הסדרה בהתאם להגדרת הכלל. למשל בדוגמא הבאה, מילוי ערכי הסדרה בקפיצה של 2 מספרים. כאמור ניתן לבצע זאת גם על ערכים מסוג תאריך.

6. העברה והעתקת תאים באמצעות משיכת גבולות התא – Excel
אחד הפונקציות השימושיות בגיליון אקסל הינו העברה והעתקת תאים באמצעות משיכת גבולות התא.

לדוגמא, העברת שורה ארבע לשורה שתיים בין שורה אחת לשלוש) באמצעות סימון התא ומשיכתו תוך כדי לחיצה על מקש Shift לאזור שבין תא מספר אחד לתא מספר שתיים. אם תמשוך את הגבולות ללא הקלקה על מקש Shift, הדבר עלול לגרום לגיליון לדרוס את התא הקודם. מאידך מקליקים על מקש Ctrl תוך כדי המשיכה הערכים מועתקים לתאים החדשים.

7. סרגל סטטיסטיקות – Excel

סרגל הסטטיסטיקות באקסל יעיל בעת בחירת תאים מרובים. באקסל 2007, סרגל הסטטיסטיקות מציג ערכי ממוצע, ספירה וסכום. זה מאפשר בקלות יחסית לנתח נתונים בלי לכתוב נוסחאות.

8. איפוס עיצוב – Word ו Power Point
ניתן לאפס את העיצוב על ידי הקלקה על מקשים Ctrl + Spacebar.

9. חיפוש מתקדם – Outlook
Outlook מאפשר איתור מידע דרך תיקיות משנה באמצעות פונקצית חיפוש המיידי. בנוסף לחיפוש מילות מפתח, ניתן לחפש מגוון של שמות בתחום.

לדוגמא, חיפוש קבצים עם סיומת JPG שנתקבל בחודש מאי משולח בשם Jimmy. לרוב השימוש הינו יעיל לחיפוש דואר שנתקבל משולח מסוים או קובץ עם סיומת מבוקשת.

10. תצוגת שקופיות – Power Point
Power Point הינה מערכת אשר במשך הרבה שנים מאפשרת תצוגות מגוונות ובעלות מאפיינים רבים. המערכת מאפשרת לבנות תצוגות מותאמת לכל קהל יעד. כמו כן, מלבד שקופיות, המערכת מספקת כלים נוספים כגון אפשרויות הצגת הערות וזמן מתוכנן עבור כל שקופית. כאמור, זה מאפשר לנו להעביר מצגת בקלות וביעילות. על מנת להגדיר זאת על מתכנן המצגת לפנות בסרגל הכלים להצגת שקופיות ומשם להגדרת הצגת שקופיות.