סקר ומיפוי תשתיות מחשוב מהווה את אחד המרכיבים החשובים בתכנון האסטרטגי העסקי של כל ארגון. מטרת התהליך להבטיח התאמה מלאה בין היעדים העסקיים והארגוניים לבין האסטרטגיה הטכנולוגית / מחשובית של החברה.

תכנון ותחזוקה נכונה ומקצועית של מערכות המחשוב והטכנולוגיה, יאפשר לארגון להשיג יתרונות עסקיים בשוק תחרותי לצד שיפור השירות ללקוחות החברה, ייעול תהליכים ארגוניים והשגת חסכונות תפעוליים.

במקביל, שיפור השירות וההדרכה למשתמשי המחשוב בארגון אף הם משמעותיים ביותר, על מנת לאפשר עבודה שוטפת, צמצום תקלות למינימום, מניעת תסכולים של העובדים וההנהלה ובזבוז זמן עבודה יקר במהלך יום עבודה.

בסופו של תהליך כזה, ההנהלה תקבל תמונת מצב ברורה ומעודכנת על מצב המחשוב בחברה, הבעיות, ההמלצות והפתרונות וכיצד עליה להיערך מההיבט הכספי. התכנון והחשיבה בנושא המחשוב הם בראיה כלל מערכתית.

הסקר – למי הוא מתאים?

• עסקים בשלבי צמיחה וגידול

חברות אשר להם יש מספר מחשבים ( לא חשובה הכמות), וצופות גידול והתרחבות של כוח האדם, ופעילויות נוספות והתרחבות בתחום העסקי. על מנת לבצע נכון את "קפיצת המדרגה" יש להיערך ולתכנן נכון את ההתרחבות, ולשם כך כדאי לבצע סקר ולבצע תוכנית פעולה מפורטת.

• חברות עם מערכות מחשוב מיושנות

עסקים המתמודדים באופן שוטף עם תקלות במחשבים, תחנות עבודה ושרתים בני 4 שנים ומעלה, שיטות עבודה אשר לא הולמות את גודל העסק וכמות המשתמשים ומוכנות לבצע שינוי בנושא על מנת להתעדכן טכנולוגית.

שלבי ביצוע

1. תחילת התהליך יתבצע על ידי פגישה עם צוות ההנהלה ומרכז נושא המחשוב בחברה, על מנת ללמוד על מהות העסק והאסטרטגיה העסקית שלו
2. במקביל יש לערוך בדיקה יסודית ומקיפה של תשתיות ומערכות המחשוב הכוללות הכנת תיק אתר. במסגרת זו יש לבצע מיפוי כולל של השרתים ותחנות עבודה . כמו כן, חשוב לבחון ולשים דגש על נושא התקשורת, אבטחת המידע ואיכות הגיבויים.
3. בתום שלבי בדיקת החומרה , יש להצליב מידע שייאסף הן ממיפוי התשתיות והן מצוות ההנהלה ולנתח בעיות במצב הקיים. בנוסף, ריכוז דרישות וצרכי מחשוב נוספים של הארגון.
4. בסיום התהליך של הסקר, יועבר מסמך להנהלה הכולל פתרונות והמלצות על דרכי פעולה לטיפול בבעיות שזוהו.
5. כמו כן, יש לבצע הערכה תקציבית ליישום תוכנית פעולה מומלצת, ומתן המלצות על מועדי יישום בהתאם לתקציב שעומד לרשות הנושא .
6. המסמך הסופי יהווה תיק אתר כולל ומקיף את כלל הנקודות שהועלו.

המלצות

1. כדאי שתהליך זה יבוצע על ידי גוף חיצוני, ולא על יד היחידה המתחזקת באופן שוטף את מערכת המחשוב בחברה.
2. החלטתם להחליף את חברת המחשוב המתחזקת לכם את המערכות ? בקשו מהספק החדש לבצע מיפוי טכנולוגיות ותשתיות.