מערכות המידע במרבית הארגונים הם הלב הפועם של העסק. החל מרשימת הלקוחות הפעילים, הלידים, וקריאות השירות, כמו גם המידע הרב הנוגע למערכת הנהלת החשבונות ולהתנהלות השוטפת. בעבר, היה מקובל להשתמש בתוכנות מקומיות, שכל אחת מהן מיועדת לביצוע מטלות ספציפיות. היום, שירות אפיון מערכות מידע הוא הכיוון החדש בתחום מערכות המידע – איחוד של חלק מהמערכות, אינטגרציה ביניהן – וניהולן בצורה אפקטיבית, על מנת שניתן יהיה לקבל מהן מידע מהותי בזמן אמת.

אפיון מערכות מידע – לניהול חכם של הארגון

שירותים שהיו שמורים בעבר לארגונים גדולים בלבד, כאפיון מערכות מידע והתייעלות בתחום המחשוב והרשת בחברה, החלו לחלחל לעסקים בגודל קטן ובינוני. זאת משום שהוזלה משמעותית של פתרונות התוכנה והחומרה, בצירוף הידע הרב שמציעים מומחי מערכות המידע – עשויים להוביל לחיסכון עצום בהתנהלות הארגון.

אפיון מחדש של הדרך בה הארגון שומר את המידע וניגש אליו, כמו גם אוטומציה של מערכת השיווק, קשרי הלקוחות ומערכות הגבייה בארגון, עשויים לחסוך כח אדם מיותר, ומאפשרים לעובדי הארגון להתמקד במטלות היומיומיות השונות, במקום ב"מלחמה" מול מערכות המחשוב בארגון.

ניתוח המצב הקיים ומציאת חלופות

תהליך אפיון מערכות מידע מתחיל מאפיון צרכי החברה, ובדיקת המערכות הקיימות, לרבות הציוד ומערכות התוכנה בהם הארגון משתמש כיום. לאחר מכן, נבדקת כדאיות כל חלק ב"פזל" המורכב של שיטות העבודה הנוכחיות, ונבדקות חלופות אפשרויות.

בין ההחלטות שניתן לקבל, למשל, יכול להיות מעבר למחשוב ענן, במקום מערכות שנשמרו עד היום על מחשבי החברה. שימוש בשירותים בתשלום חודשי, במקום ברכישה חד פעמית, שדרוג התוכנות הקיימות באחרות, וכן בדיקה של אתר האינטרנט בחברה והשירותים שהוא מספק ללקוחות, ספקים ושותפים עסקיים.

אפשרות להחלפת ספקים

לעתים מערכות המידע הקיימות אופיינו בצורה נכונה, אך העלויות הקיימות גבוהות מדי. חלק מתהליך האפיון כולל גם אפשרות מציאת ספקים חלופיים, על מנת לקבל את מירב השירותים, במחיר הטוב ביותר. שינוי התפישה הקיימת, הדוגלת בשמירה על המוכר והקיים, על חשבון הוצאות חודשיות גבוהות של החברה, יכול, בסופו של יום, לייעל את הפעילות השוטפת ולהוריד עלויות.

מיקור חוץ של אפיון מערכות המידע 

מנהל מערכות המידע בארגון לרב יהיה שותף מלא באפיון המערכות, ובקביעת שינויים בנהלים או במדיניות הנוגעת לכלל מערכות המידע בארגון. עם זאת, לעתים, מומלץ להסתייע גם ביועץ חיצוני בתחום. פתרונות תוכנה ומתודות חדשות מתפתחות כל העת, ויועץ חיצוני יעשוי להיות בקיא יותר בטכנולוגיות המתקדמות, כמו גם אלה היעילות ביותר, המותאמות לצרכי הארגון השונים.

יתרון נוסף שיש להעסקת חברה חיצונית המעניקה שירות אפיון מערכות מידע הוא היכולת להתבונן בארגון בפריזמה רחבה יותר, להשוותו לארגונים נוספים, ולהכיר את החזקות והחולשות שיש לפתרונות המוצעים – בהתבסס על ניסיון העבר.

לסיכום, אפיון מחודש של מערכות המידע בארגון קיים, או בנייתם מאפס בארגון חדש, יכולים לסייע לארגון להתייעל, לחסוך משאבים ליצור סביבת עובדה פורה יותר.