סקר מערכות מידע הוא כלי חשוב בידי המנהל והצעד הראשון בדרך לייעול ולחיסכון כספי. מתי נכון ליזום אותו וכיצד עושים בו שימוש מיטבי?

לא רבים מהמנהלים יודעים שהדרך לייעול ולחסכון משמעותי – כספי, בזמן ובכוח אדם, עוברת דרך כלי משמעותי אחד: סקר מערכות מידע.

מהו סקר מערכות מידע

את סקר מערכות המידע מבצעים מומחים בתחום מערכות המידע, אשר לומדים את העסק, ממפים את התשתיות והטכנולוגיות ומזהים את נקודות התורפה שלו. אבל לא מספיק להבין ולהכיר מערכות מידע. אותם מומחים לומדים גם את התהליכים העסקיים, מבינים מה החזון, המטרות והיעדים של החברה ובודקים כיצד הטכנולוגיה בעסק יכולה לתמוך במטרות אלה באופן מיטבי.

בסיום הבדיקה, מקבל המנכ"ל דו"ח מסודר שמציג את המצב הקיים, את הכשלים שמפריעים לעסק להרוויח יותר או לממש את יעדיו, יחד עם תכנית פעולה ברורה, שכוללת הערכה תקציבית של השינויים הטכנולוגיים שצריך לעשות, אם צריך לעשות, בעסק על מנת לחסוך כפילויות בכוח אדם, בשעות עבודה, בפתרונות של ניהול הידע, אבטחת מידע, נחיצות של שדרוג מערכות ועוד ועוד.

חשיבות הסקר

המשמעות: תשתית מבוססת ויקרת ערך לקבלת החלטות מושכלת. לא עוד טלאי על טלאי, בלגן, תקלות וטכנולוגיה שלפעמים היא מיותרת ולפעמים סתם לא תומכת בצרכים האמיתיים של העסק. במילים אחרות: ITBP – הטכנולוגיה כשותפה עסקית, כך שבמקום לעבוד בשביל הטכנולוגיה – היא עובדת בשביל העסק ותומכת במטרותיו.

מתי כדאי לעשות סקר מערכות מידע

• אם אתה מרגיש שמערכות המידע בעסק שואבות וגוזלת ממך הרבה משאבים, בין אם כלכליים, או התעסקות ואנרגיה.
• אם העסק שלך לא מצליח להתרומם ולהגיע למטרות שהצבת לו.
• אם אתה מרגיש שצצים יותר ויותר מקרים של חוסר סנכרון, כפילויות, חוסר יעילות או קצרים בתקשורת.
• אם אתה עומד בפני שדרוג מערכות או השקעה בתשתיות מחשוב.