מערכת ERP – הכנות ליישום

מאת: דוד מלר, מנכ”ל אדום אסטרטגיה ומערכות מידע

מהלך יישום והטמעת מערכת ERP בארגון מהווה מרכיב מפתח ביכולת לעמוד במטרות ויעדים של הפרויקט ולייצר את החזר ההשקעה ואת התועלות המצופות מהמערכת החדשה.
פעילות זו מתבצעת לאחר תהליך ארוך אשר הושקעו בו מאמצים ארגוניים אדירים בבחינת החלופות השונות, בחירת הטכנולוגיה, משא ומתן עם ספקים רלוונטיים וחתימה על הסכם התקשרות עם הספק הזוכה.

אז מה ואיך עושים זאת ?

ישיבת התנעה לפרויקט
הפעילות הראשונה במסגרת תהליך זה אשר עלול להיות ארוך ומתיש, הינה ישיבת התנעה של הפרויקט או כפי שנקרא בז’רגון של אנשי המקצוע – ישיבת Kick Off. מטרת הישיבה הינה העלאה בפני הצוותים השונים מטרות ואספקטים שונים של הפרויקט כגון: מעורבות של האנשים בפרויקט,הצגת פונקציונאליות ותובנות של הפתרון החדש, הגדרת תפוסי התנהגות בפרויקט, הצגת תוכנית לפרויקט. כמו כן ישנן גם מטרות נוספות כגון: העלאת מוטיבציה לצוותים המובילים את הפרויקט, שיטות עבודה וחוקי אינטגרציה בין הצוותים השונים ועוד.

יש להקים צוותי עבודה משותפים לנציגי המחלקות השונות בארגון בשיתוף עם נציגי מערכות המידע.

תוצרים של השלב הם:

• מסמך תכנון לפרויקט הן ברמת המערכת כולה, והן ברמת תת המערכות השונות שכולל תרשים גנט
  של משימות ולוחות זמנים, אבני דרך, סדרי עדיפויות והקצאת משאבים – כח אדם, תקציב.
• קביעת נהלים וסטנדרטים – צוותי היגוי, אופן קבלת החלטות, דיווחים, מסמכים וכד’.
• תוכנית לניהול סיכונים – בשלב הזה יש להגדיר בפרוט יתר סיכונים אפשריים העומדים בפני הצלחתו
  של הפרויקט, והגדרת תוכנית פעולה להתמודדות מול הסיכונים הנ”ל.
• מסמך המפרט ארכיטקטורת תשתיות כולל תוכנית הרכש, הקמה והפעלה.
• תוכנית הדרכה ראשונית עבור מנהלי המערכת.
• חשוב ביותר, כבר בשלב זה להכין תוכנית הסברה כלל ארגונית על משמעויות השינוי בכלל הארגון
  ותפקידי כל עובד וכל מנהל. ניהול מושכל של מסרים ותקשורת פנים ארגונית נדרש ליצירת מחויבות
  ארגונית ליום שלאחר עליית המערכת לאוויר.

סקירת האפיון מול הספק
תהליך האפיון הפונקציונאלי וכן ניתוח תהליכים עסקיים שנעשה במסגרת מסמך “בקשה להצעות מחיר” לא התחשב כלל באפשרויות של מערכת זו או אחרת (וכך צריך להיות), אלא התבסס אך ורק על צרכי הארגון. מטרת התהליך לאחר בחירת הפתרון המועדף ביצוע סקירה מפורטת של מסמך האפיון, זיהוי פערים בין הרצוי למצוי וכן קביעת תכולת היישום בהתחשב בפרמטר של עלות מול תועלת . במקביל צוות הפרויקט ממשיך בהכנות נוספות לקראת ההטמעה של המערכת החדשה.

תוצרים של התהליך הם:

• מסמך פערים (Gap Analysis) – מסמך המתעד מיפוי פערים הנוצרים מיישום תהליכים עסקיים חדשים
  וההבדלים ביניהם ובין תהליכים עסקיים קיימים.
• מסמך השינויים ותהליך ניהול השינויים – שינויים אסטרטגיים (הטמעת מערכת חדשה הוא אחד מאלו)
  משפיעים רבות על המרכיבים השונים של הארגון וביניהם המרכיב האנושי. ניהול שינויים בארגון הפך
  לתורה בפני עצמה שלכך נקדיש מאמר יעודי לנושא.
• מסמך המפרט את תוכנית היישום (שלבים, לוחות זמנים, משאבים).
• הגדרת אסטרטגיה עבור תהליך ההסבות – לכל אותם ארגונים החייבים לבצע תהליך של הסבת הנתונים.
  הננו ממליצים בחום להימנע ככל האפשר מתהליך זה וזאת משום שביצוע הסבה בארגון הינו פרויקט נוסף
  ומורכב ביותר שיש להקדיש לו את כל המשאבים הדרושים, כולל משאבים כספיים בהיקף לא מבוטל.
• הגדרת תפקידים במערכת ומדיניות אבטחת המידע.
• הכנת תוכנית הדרכה כוללת למנהלי המערכת ותוכנית הדרכה ראשונית למשתמשים.
• כמו כן, התקנת התשתיות והמערכת, ביצוע בדיקות הפעלה ראשוניות. ברצוני לציין שיש לדאוג להקמה
  של לפחות שלוש סביבות עבודה שונות (טסטים, הדרכות והפעלה).
• יש להתחיל במיידית בהסברה כלל ארגונית על משמעויות השינוי בכלל הארגון והדרישות מכל עובד ומנהל
  בארגון. במקביל יש לטפל בכל אותם בעלי תפקידים שזוהו כמתנגדי התהליך.