ניהול הידע בעסק

מתי delete שווה לך כסף

אוגרים ושומרים כל פיסת מידע? יכול להיות שזה עולה לכם הרבה מאד כסף!

ניהול ידע בארגון הוא תורה שלמה הדורשת מיומנות ומומחיות. רוב הארגונים משקיעים ממון רב בהגדלת נפחי איחסון, בשמירה ובאגירת כל בדל מידע שאי פעם עבר בחברה. טעות! הרבה פעמים מדובר בבזבוז עצום של אנרגיה, של משאבים, ושל יכולות החברה. ולא רק זאת; מרוב מידע, שלרוב לא מאורגן ומנוהל בצורה אחידה, ברגע האמת יהיה בלתי אפשרי לדוג את פרט המידע הרלוונטי והנכון. בעולם הביג דאטה שלנו, אם לא יודעים ללחוץ על ה-delete כשצריך, עלולים לטבוע מרוב ידע.

אז מה עושים?

• מסננים – מגבשים קריטריונים ברורים של מה חשוב ומה לא. מה שלא הכרחי, נמחק באופן קבוע ושוטף על מנת שלא להכביד על המערכת. אחרת, הפריטים החשובים ייעלמו תחת המיותרים ויהיה צורך להקדיש משאבים הולכים וגדלים לצורך אחסון, קיטלוג, אבטחה וניהול המידע (המיותר).
• מסבירים – חברה ועובדים אשר מבינים את החשיבות של ניהול נכון של הידע, מבינים שמידע מיותר מכביד על הארגון ופוגע בו. כך שיתוף הפעולה במימוש המטרות גדול יותר.
• שומרים את מה שחשוב – מה שחשוב וצריך להישמר, נשמר ומנוהל באופן אחיד, תוך חשיבה מתמדת על היעילות של הארגון, על יכולת שליפה מהירה של החומר, ועל מידור מתאים.
• מאחידים – דגש מיוחד צריך לתת על האחדה של שמירת המידע וניהול התוכן בעסק. האינטרס הוא של כולם, ומאפשר לאתר מידע בקלות ובמהירות, בלי תלות באדם כזה או אחר, או על ניסיון וותק.
• מנגישים את החומר – מרבית העסקים ימצאו פתרונות מתאימים לעסק שלהם בענן. הענן מתאים במיוחד לעסק המבקש לייעל את מנגנון ניהול הדאטה שלו, בשל הגמישות הרבה שהוא מאפשר בנפחי האיחסון, העלויות הנמוכות, והחיסכון המיידי שהוא מציע בעלויות אחזקה. העובדה כי הענן מספק אבטחת מידע מתקדמת, יכולת להנגיש את המידע למשתמשים שונים מכל מקום על פי קריטריונים ברורים, וגיבוי אוטומאטי של כל החומר, הופכת אותו לפתרון המועדף היום על ארגונים רבים.
• לא מסתמכים על גיבויים – גיבוי, כשמו כן הוא, למקרה חירום בלבד. הגיבוי הוא ה-DRP של העסק, לא ארכיון תיוקים. לכן, ניהול הידע בארגון חייב להיות מבוסס על קלות ופשטות שימוש, נגישות ושליפה מהירה של מידע. בלי ללכת לאיבוד בין פריטים עתיקים, בלי מילות קוד שרק מביני עניין מכירים, ובעיקר בלי בזבוז זמן מיותר שעולה לכם הרבה מאד כסף.