ניהול טכנולוגיות ומערכות מידע במיקור חוץ

מאת: דוד מלר, מנכ”ל אדום אסטרטגיה ומערכות מידע

הקדמה
לאחר שהגדרנו את המושגים הבסיסיים בנושאי מחשוב (ראו מאמר “מה הן הדרכים היעילות בבניית שירותי מחשוב איכותיים”) ואכן הבנו שהמציאות היום יומית אינה מאפשרת לנהל עסקים יעילים ללא תמיכה איכותית של טכנולוגיות ומערכות המידע, נשאלות מספר שאלות:

• איך טכנולוגיות ומערכות מידע יסייעו בייעול תהליכים עסקיים בחברה.
• איך טכנולוגיות ופתרונות מחשוב יגדילו את שורת הרווח במאזן.
• איך עושים זאת בחברות קטנות ובינוניות (חברות שמוגבלות בתקציבים) במינימום עלות ומקסימום יעילות.

תחילת הדרך לקבלת שירותי מחשוב איכותיים מתחילה במודעות ובהכרת ההנהלה שמינוי מנהל לנושא המחשוב אינו שונה ממינוי מנהל כספים, מנהל ייצור, משאבי אנוש או כל תחום מקצועי אחר. מנהל המחשוב בארגון אמור להיות איש מקצוע אשר מתמצא היטב בתחום, מכיר פתרונות מחשוב למיניהם, מכיר את השוק ויודע לדבר בגובה העיניים מול ספקי הפתרונות.

איך עושים זאת בחברות שאין בהם הצדקה להעסיק מנהל במשרה מלאה ו/או אין להם תקציב למשרה זו ?

הדרך הטובה ביותר להתגבר על מכשול של עלויות העסקה ו/או אחוז משרה נדרשת הינה על ידי העסקת מנהל המחשוב במשרה חלקית ובמתווה של מיקור חוץ.

קבלת שירותי מחשוב במיקור חוץ מעניק לארגון יכולת התמקדות בפעילות “הליבה” הארגונית מחד, ומאפשרת יתר גמישות בתגובה לטכנולוגיות חדשות, היענות טובה יותר לתנאי שוק משתנים, שיפור פרודוקטיביות וצמצום בעלויות מאידך.

אז מי הוא מנהל טכנולוגיות ומערכות מידע ?
מנהל המחשוב בארגון הוא אדם האחראי על כלל הטכנולוגיות ומערכות המידע בארגון. כחלק מתפקידו לוודא תפעול שוטף ותקין של מערכות ועובדי החברה. טכנולוגיות ומערכות מידע כוללות רכיבי חומרה, תוכנה, תקשורת אקטיבית, שרתים, תחנות קצה, אבטחת מידע ותמיכת מחשוב לעובדי החברה.

כאמור תפקיד זה משלב אחריות על מערכות מידע וטכנולוגיות, אבטחת מידע, תשתיות ורכש. תת תחומים שנמצאים באחריות המנהל הם:

• מחשוב מרכזי (חדר שרתים) – חדר בו ממוקמים כל השרתים והמערכות הנותנות שירות לכל החברה.
  במקום זה מרוכז באופן פיזי כל המידע, התוכנות והידע.
• תמיכת משתמשים (Help Desk) – צוות אנשי תמיכה הנותן שירות לעובדי החברה כאשר מי מהם נתקל
  בבעיות מחשוב. חלק מהבעיות נפתרות טלפונית ובחלקן נדרשת הגעה פיזית של איש תמיכה לעובד
  החברה. המטרה המרכזית היא לספק פתרון בזמן הקצר ביותר כדי לא לפגוע בתפוקת העבודה השוטפת.
• אבטחת מידע – תחזוקה ותפעול מערכות אבטחת המידע , וידוא תקינותן, ובנוסף הצעת שיפורים
  והצעות התייעלות כדי להגן טוב יותר על המידע העסקי הרגיש.
• תוכנות מרכזיות – ניהול תוכנות מרכזיות בארגון ואחריות על התאמתן לתהליכים בארגון כגון: רכש,
  שיווק, כספים, מכירות, תקציב, משאבי אנוש ועוד. בנוסף במידת הצורך התאמת המערכות לתהליכים
  חדשים או אפיון והגדרה של מערכות מידע חדשות. קיימת חפיפה בין תחומי העיסוק, היות שהתוכנות
  פועלות בשרתים, המוגנים באמצעות כלי אבטחת מידע, מחוברים בתקשורת, ומשרתות את המשתמשים.

חשיבות תפקיד מנהל טכנולוגיות ומערכות מידע, נובע מעצם חשיבות מערכות המחשוב עבור הארגון, התמיכה שעליהם לתת לנושאים העסקיים בארגון, והצורך לתת מענה בזמן אמת. כחלק מהגדרת התפקיד, המנהל חייב להיות מעודכן בשינויים ובהתפתחויות ולהתאים את טכנולוגיות החברה להתפתחות הטכנולוגית המואצת בשוק המחשוב בהתאם לצרכים ולתקציב.