לאחר שההנהלה הגיעה להכרה שעל מנת לקבל את מקסימום התועלות מטכנולוגיות ומערכות המידע יש למנות מנהל מקצועי (ראו מאמר "שירותי מחשוב – ניהול טכנולוגיות ומערכות מידע במיקור חוץ"), להלן פונקציות הניהול שעליו להשתמש:

• תכנון
• ארגון
• איוש
• הנעה
• בקרה

קבלת החלטות מושכלות במסגרת כל אותן פונקציות הניהול יאפשרו לגבש שירותי מחשוב איכותיים ויסייעו לארגון לטפל במשאב החשוב ביותר בארגון (לדעתי) והוא המידע. לפני שנתפנה ללמוד על כלים, מכונות, ושיטות המקלות על הטיפול במידע. מקובל לחשוב שאנשים נזקקים למידע לשם קבלת החלטות. כזכור, עצם ההגדרה של המושג "מידע", נשען על השימוש שנעשה בו לצרכי החלטות ("מידע הוא נתונים שעובדו ומשמשים לקבלת החלטה"). בהמשך נתמקד בבחינה לעומק של החלטות והתהליך בו הן מתקבלות וחיוניות המידע לקבלתן. ההבנה של מנגנון קבלת החלטות קרדינאלית לבחינת ניהול של משאב המידע, לעיצוב מערכות מידע בכלל, ובפרט אלה המיועדות לסייע בקבלת החלטות, ולהבנה של הטכנולוגיות של בינה מלאכותית.

החלטה מהי ?
לכאורה, התשובה לשאלה "מהי החלטה?" היא פשוטה : בחירה של חלופה מועדפת על ידי הגורם המחליט מבין אוסף של חלופות העומדות בפניו.

לאופן קבלת החלטות ישנן ארבעה סיווגים:

• החלטות רנדומאליות
• החלטות רציונאליות – נורמטיביות
• החלטות מובנות
• החלטות יוריסטיות

מאחר ואנו דנים במערכות מידע, נתמקד בהחלטות רציונאליות – נורמטיביות בלבד. אופן קבלת החלטות על פי מודל זה נעשה באמצעות מספר שלבים:

• הגדרת הבעיה
• איסוף מודיעין (מידע)
• שקילה של חלופות ובחירה
• יישום

על פי המודל הרציונאלי, למקבל ההחלטות יש מטרה ידועה, ופונקצית תועלת המאפשרת לדרג תוצאות אפשריות על פי המטרה. האדם המחליט מודע לחלופות הפעולה הקיימות. לכל חלופה צמודות תוצאות ודאיות, אותן אפשר לדרג על פי פונקצית התועלת. כל הנתונים הרלוונטיים נאספים ונשקלים בטרם קבלת החלטה. כל האפשרויות של החלטה נמנות, ומשוות זו לזו. גם כל הכלים היכולים לשמש בבחירת החלופה הרצויה, מובאים בחשבון. המודל נקרא רציונאלי, מאחר שעל פיו ההחלטה היא סופו של תהליך מסודר שמחשבה הושקעה בו. שם נוסף למודל זה הוא "המודל הנורמטיבי". הנורמטיביות היא בכך שלפחות לכאורה הדרך המתוארת כאן היא הדרך הטובה והמומלצת לקבל החלטות. גם אם נכיר בכך שבמציאות ישנן בעיות המקשות על שימוש בגישה שיטתית כזאת, הרי בהנהלת הארגון יסכימו שעדיף לשאוף לכך שהחלטות רבות, ובעיקר החלטות חשובות, תתקבלנה כמתואר במודל זה.

ניתן גם להקשות ולשאול את השאלה: האם אמנם בכל המקרים אנו מחליטים כפי שמתואר או ממליץ המודל הרציונאלי? כאן המקום לעצור את הדיון בסיווגים השונים של החלטות. הרי אחד התנאים החשובים לבניית שירותי מחשוב איכותיים הינו קבלת החלטות בצורה רציונאלית, נורמטיבית ומושכלת וכאמור בהתחשבות מקסימאלית של עלות – תועלת.