מהי מערכת ERP?

למרות שמערכות ה-CRM תופסות בשנים האחרונות את מרכז תשומת הלב הארגונית, Customer Relationship Management הוא רק אחד מהצרכים הרבים הקיימים בארגונים המודרניים. אחד האתגרים הגדולים ביותר העומדים בפני ארגונים כיום, הוא כמות הנתונים הרבה שמייצרות כל אחת מהמחלקות המרכיבות אותם. למעשה, הנתונים עצמם אינם לב הבעיה, אלא היכולת לאגד אותם באופן מסודר ותחת מעטפת אחת, על מנת לקבל תמונת מצב רחבה, כוללת ומציאותית ככל האפשר על מצב הארגון. כך, נוצר מצב בו כל אחת מהמחלקות בארגון מתפקדת באופן מעולה בפני עצמה, בזכות המערכות והתוכנות הייעודיות המשמשות אותה, אבל חוסר ההתממשקות בין המערכות המקצועיות הפרטניות הוא זה אשר יגרום לכישלון הכולל של הארגון, וכאן נכנסת לפעולה מערכת ERP.

האם מערכות ERP מיועדות רק לארגונים גדולים?

מורכבותה של מערכת ה-ERP והמודולים הרבים שבה, אמנם הופכת אותה לכלי האידיאלי להטמעה בארגונים גדולים ובינוניים, אבל אין זה אומר כי ארגון, מפעל או בית עסק קטן אינם יכולים לצאת נשכרים משימוש בה בשל יתרונותיה ותכונותיה השונות:

גיבוש נהלי עבודה אחידים ומסודרים – כאשר העבודה הממוחשבת בארגון נשענת על מערכות שונות ונפרדות, קיימים נהלי עבודה שונים לכל מחלקה. יישור הקו דרך מעטפת אחת מפחית את טעויות האנוש ומצמצם את יכולתם של העובדים למצוא לעצמם פתרונות מאולתרים משלהם.

התאמת המערכת לארגון, משתמשיו וצרכיו – מערכות ERP מהדור החדש אינן “קופסאות” סגורות, והן מאפשרות למנהל ה-IT בכל ארגון לקבוע כיצד תיראה המערכת המשמשת בארגונו, איזה שדות יופיעו בכל מסך, אילו הרשאות יחולו על דרג משתמשים מסוים, כיצד ייוצא המידע הקיים, באיזה פורמט ולאיזה תוכנות וכן הלאה.

שיפור תהליכי עבודה בבין עובדי הארגון ובינם לבין לקוחות וספקים – כאשר כל המידע עדכני וזמין, תהליכי העבודה הופכים ליעילים ומהימנים יותר, פירוש הדבר כי עלויות מיותרות שבעבר נגרמו בשל סיבות שונות, מצטמצמות למינימום ההכרחי, או, במקרים מסוימים, נעלמות כליל.

ניטור ובקרת תהליכים בארגון – בכל רגע נתון, בגוף עסקי מתנהלת פעילות מקבילה במספר רבדים. מערכת ה-ERP מאפשרת למנהלי הארגון להפעיל (באמצעות חוקי המובנים בתוכה) בקרה אוטומטית על התהליכים ולהפיק דוחות תקופתיים כוללים, המאפשרים להם לזהות מגמות ותהליכים ועל בסיס אלה לגבש אסטרטגיה עסקית להמשך הדרך.

הפקת דוחות ניהוליים – יכולת הפקת הדוחות בכל מודול בנפרד ובפילוחים הכוללים מידע ונתונים ממספר מודולים (בשל היותה של המערכת מעטפת כוללת למערכות הפרטניות) הופכת את מערכת ה-ERP לכלי המספק שליטה למנהלי הארגון.

כיצד משתלבת מערכת ERP בארגון?

מערכת ERP הינה מעטפת למודולים מקצועיים רבים הנמצאים תחתיה, כל אחד מהם עונה על צורך אחר בארגון. לרוב, המודולים הנכללים בה יהיו משאבי אנוש, כספים והנהלת חשבונות, תכנון וייצור, ניהול מלאים וניהול מחסן, לוגיסטיקה וניהול שרשרת אספקה, מכירות ושיווק, ניהול קשרי לקוחות וניהול שירות. כפי שניתן להבחין, כל אחד המודולים מספק את צרכיו של רובד ספציפי שונה בארגון, כשמערכת ה-ERP, בתור מעטפת, מאגדת אותם וממקסמת את היכולות של כל אחד מהם.