כשארגון מקים לעצמו תשתית מחשוב, קיימת התלבטות על מה לבסס אותה. האם להקים תשתית פנים ארגונית המבוססת על שרתים פיזיים? האם להעדיף לבסס את מערכות המחשוב ואת אחסון המידע בענן? ענן ציבורי? ענן פרטי או לשלב את התשתיות באופן היברידי.

מדובר באחת ההחלטות המשמעותיות והבסיסיות ביותר למערכות המידע בארגון, לכל אחת יתרונות וחסרונות וההחלטה צריכה להתקבל מתוך מחשבה קדימה והבנה אסטרטגית של מטרות הארגון מבחינה עסקית ומבחינה טכנולוגית.

תשתית מחשוב פנים ארגונית

למעשה, בעבר זו היתה האפשרות היחידה להקמת מערכות מחשוב בארגון. שרתים פנימיים עליהם מותקנות כלל התוכנות המשמשות את העסק, בהם מאוחסן כל המידע והם הלב והמוח של מערכות המידע בארגון.
היתרונות הם ברורים – שליטה מלאה על כל הדאטה והתאמה מושלמת לצורכי הארגון, אם יש צרכים מיוחדים של אבטת מידע ניתן לספק אותם בתוך מערכת סגורה.

תשתית מחשוב בענן

בשנים האחרונות אנחנו רואים מגמה הולכת וגוברת של העברת תשתיות המחשוב לענן. היתרונות בענן גם הם משמעותיים מאד – נגישות למידע בכל מקום ובכל זמן, פתרונות אבטחת מידע מתקדמים מבטיחים הגנה טובה על המידע (לעיתים אפילו טובה יותר מאבטחת מידע שמתבצעת באופן פרטי), גמישות מקסימלית ויכולת להגדיל או לצמצם נפחי פעילות בקלות רבה והעידרן של תשתיות פיזיות שמייתרות את הצורך לשדרג ולתחזק, כך שלעיתים בשקלול ההוצאות, מדובר בפיתרון כלכלי יותר.

תשתית מחשוב היברידית

רוב הארגונים מגיעים בסופו של דבר לפיתרון היברידי היוצר אינטגרציה בין ענן ציבורי, ענן פרטי, ומשאבי מחשוב פנים ארגוניים. סינכרון מוצלח יספק לארגון את השילוב הכלכלי, העסקי והטכנולוגי המדוייק ביותר לתפקוד יעיל, מהיר, בטוח ומוצלח, תוך ניצול היתרונות של כל אחת מהתשתיות.

רוצים רוצים לשדרג את תשתיות המחשוב אצלכם בארגון? למידע  נוסף צרו קשר>>

עסקים רבים מתייחסים לרגע שבו צריך להחליף ולשדרג תשתיות מחשוב כאל הוצאה הכרחית במקרה הטוב, או כאל גזירת גורל במקרה הרע. פעמים רבות בניסיון לחסוך, ארגונים מאלתרים פתרונות זמניים, מבצעים שדרוגים טלאי על גבי טלאי ומיישמים פתרונות מקומיים שלטווח הארוך פוגעים בארגון וביכולות המחשוב ולפיכך גם בתוצאות העסקיות ובמטרות העל של הארגון.

שדרוג תשתיות המחשוב – השקעה בארגון שתניב תשואות ממשיות תוך זמן קצר

אנחנו מציעים גישה אחרת שרואה בשדרוג תשתיות המחשוב השקעה בעסק. שדרוג חכם יסייע לעסק לעבוד מהר יותר וחכם יותר. יקצר תהליכים, יצמצם שעות עבודה, ימנע בזבוז ימי עבודה הנובעים מתקלות ומתשתיות מחשוב לא יעילות. שדרוג תשתיות המחשוב בארגון, אם הוא נעשה נכון, ימנע נזקי אבטחת מידע, יאפשר הטמעת נהלי התאוששות מאסון ויגן טוב יותר על התשתיות מפני התקפות סייבר.

את התוצאות בשורת הרווח רואים גם בטווח הקצר, בהתייעלות, בקיצור זמני עבודה ובחיסכון, וגם בטווח הארוך, מבחינת מוכנות הארגון לסביבה הטכנולוגית העכשוית, מול מתחרים ומול גורמים עוינים.

לכן, חשוב לכל ארגון שרוצה לוודא שהמשאבים שלו מנוצלים בצורה נכונה, להתייחס לשדרוג תשתיות המחשוב כאל חלק בלתי  נפרד מאסטרטגיה ארגונית להשקעה חכמה בתשתיות IT. להבין לאן הארגון הולך וכיצד מערכות המחשוב יכולות לסייע לו להגיע לשם בצורה המהירה והכלכלית ביותר.

רוצים רוצים לשדרג את תשתיות המחשוב אצלכם בארגון? למידע  נוסף צרו קשר>>

סיכוני IT הם כל סוג של סיכון עסקי, אשר כרוך בשימוש, בבעלות, בהפעלה או באימוץ טכנולוגיות מידע בארגון. ככאלה, הם רלוונטיים לכל סוגי הארגונים והחברות אשר חשופים אליהם, החל מחברות קטנות ובינוניות ועד לתאגידי ענק. אבל בשטח, ניתן לראות כי ארגונים רבים טומנים את הראש בחול ואינם מגבשים מענה מספק והיערכות כנגד סיכונים אלה.

על אילו סיכוני IT הארגון צריך לתת את הדעת?

ניתן לחלק את הסיכונים לכאלה הקשורים בפגיעה באספקת שירותי IT, בין אם בזמינותם או בביצועים של מערכות המידע. סיכונים הקשורים במענה ובפתרונות שמערכות המידע יכולות לספק לצרכים העסקיים ובסיכונים הקשורים בערך שהיו יכולות לספק מערכות המידע אילו היו עושים בהן שימוש יעיל וחכם, להגברת האפקטיביות של התהליכים העסקיים בארגון.

כיצד מנהלים נכון את הסיכונים?

כדי לנהל סיכונים בארגון בצורה חכמה ונכונה, חשוב ליצור מתודולוגיה ברורה שמתחילה מהכרה, זיהוי ומודעות לצורך. יש לבחור ולהגדיר אחראים ובעלי סמכות לניהול סיכוני ה-IT בארגון. יש להזהות, להגדיר ולנתח את הסיכונים ולקבוע “רף סיכון” בארגון, בהתאם לאופיו וטיבו של הארגון.
יש לנטר את הסיכונים באופן שוטף, לייצר מנגנוני בקרה יעילים ונהלים מסודרים שיאפשרו מניעה ככל שניתן וטיפול יעיל מרגע הגילוי.
יש לייצר מערך הדרכה והנחייה בארגון בנוגע לניהול סיכונים, שיבטיח המשכיות והטמעה של התחום כולו.

רוצים לנהל סיכונים בצורה חכמה אצלכם בארגון? למידע  נוסף צרו קשר>>

מנהל מערכות מידע בארגון

בעידן הנוכחי הטכנולוגיה תופסת מקום משמעותי מאד בארגונים עסקיים וחברות ולא רק, גם עסקים קטנים ובינוניים מתחילים להבין את חשיבות השימוש במערכות ניהול מידע כחלק מהתפתחות עסקית.

מערכות המידע מסייעות לארגון להתנהל בצורה יעילה, לבנות אסטרטגיות נכונות ליישום בטווח הקצר והארוך, לשמור על קצב גדילה נכון, ואפילו להיות ההבדל בין עסק מצליח ומשגשג לבין עסק שעתיד להיכשל.

מי הוא מנהל מערכות המידע

ניהול מערכות המידע בארגון מנוהלות ומרוכזות אצל גורם מכריע ומשמעותי בחברה שנקרא מנהל מערכות מידע ראשי (מנמ”ר).

כהגדרה, מנהל מערכות המידע הוא האחראי על אופן יישום אסטרטגיית המחשוב של הארגון. האסטרטגיה הולכת בד בבד עם הפעילות העסקית. הוא מנהל את כל מערכות המידע של הארגון, ובמסגרות גדולות נחשב לחבר בהנהלה הבכירה.

המנמ”ר הוא זה שיושב על מערכת המידע ומתבונן רוחבית על התנהלות הארגון כולו. יש לו את כל המידע הדרוש בכדי לדעת כל פרט על המתרחש בחברה בכל רגע נתון, את האפשרות לתכנן קדימה ולקבל החלטות אסטרטגיות נכונות ברמת הארגון.

תחומי האחריות של מנהל מערכות המידע

כדי לעשות סדר בנושא, למנהל מערכות המידע מוענקים מספר תחומים עליהם אחראי:

• אחריות על שירותי טכנולוגיות מידע פנים וחוץ ארגוניות
• אחריות על תהליכי הפיתוח, ההקמה והתחזוקה של התשתיות הטכנולוגיות בחברה
• אחריות על ניהול העובדים והספקים
• אחריות על קביעת מדיניות החברה וכתיבת מסמכי נהלים כולל פיקוח על יישום נהלים אלו.
• אחריות על אבטחת המידע וניהול סיכונים טכנולוגי

בנוסף, עקב כמות המידע אליה חשוף המנמ”ר, תפקידו מכריע בכל ארגון. הוא נוכח בישיבות אסטרטגיות עם צוות ההנהלה הבכיר, לוקח חלק בקבלת החלטות גורליות, נותן למנהלי החברה תמונת מצב על התנהלות העסק ועוד.

שילוב ניהול מערכות מידע בארגוני SMB

התנהלותו של עסק קטן או בינוני אינה מצדיקה להעסיק במשרה מלאה מנהל מערכות מידע. עם זאת, בכדי לנהל נכון את העסק ולהתפתח, שירותי ניהול מערכות וטכנולוגיות המידע הכרחיים.

כמו בכל תחום, גם בתחום ניהול מערכות וטכנולוגיות המידע קיים מיקור חוץ. במקרה זה על הארגון לבחור חברה שתדע לקחת אחריות כוללת על התחום ותוכל לספק לא רק פתרונות טכניים אלה גם ולא פחות חשוב שירותי מנהל מערכות וטכנולוגיות המידע כמפורט כאן.

השימוש בשירותים אלו הכרחי הן להתנהלות השוטפת כעסק והן להתפתחות והצמיחה העסקית של הארגון. עסק שמתנהל נכון ומשתמש בטכנולוגיה הקיימת לשיפור תהליכים הוא עסק מתפתח. השימוש במערכות ניהול מתקדמות חוסך משאבים רבים לעסק בטווח הארוך, ובעיקר זמן וכסף.

חברת IT מיקור חוץ שמתמחה בניהול מערכות וטכנולוגיות המידע מתאימה את עצמה לצרכים ולתקציב של כל לקוח, ובכך מאפשרת לכל עסק באשר הוא להשתמש בשירותים אלו ולהפוך את העסק למצליח ומשגשג.

רוצים לשמוע עוד? קראו בנוסף על שירותי יועץ מערכות מידע

או פנו אלינו לייעוץ חינם בטלפון: 052-366-1037

או במייל: Info@adom-it.co.il

ארגונים נוקטים פעולות שונות על מנת לייעל את דרכי הפעולה שלהם, ואחת הדרכים לשפר את פעולתו של ארגון היא הטמעת מערכות ERP. כדי שתבינו את הנושא בצורה טובה יותר, ריכזנו עבורכם את מידע מקצועי בנושא הטמעה של מערכות ERP.

מה זה מערכת ERP?

מערכת ERP (Enterprise Resource Planning System) או בעברית מערכת לתכנון משאבי ארגון, היא מערכת מידע המשמשת לעיבוד נתונים מנהלי. באמצעות מערכת ERP ניתן לטפל בכל צורכי הארגון השונים – משאבי אנוש, כספים, שיווק, לוגיסטיקה, תפעול ועוד – באמצעות מערכת אחת. למעשה, זוהי מערכת אינטגרטיבית המאפשרת שיתוף מידע רלוונטי בין הגורמים השונים בארגון.

מדוע כדאי לכם להטמיע מערכת ERP בארגון?

נהוג לחשוב על מערכות ERP ככלי המתאים לחברות ענק בלבד, אולם המערכת רלוונטית גם לארגונים קטנים יותר. המערכת מאפשרת לעשות סדר בארגון ומטמיעה עבודה המבוססת על נהלים מסודרים וקבועים, מה שמייעל את הבקרה והפיקוח בארגון. בנוסף, המערכת מספקת תמונת מצב עדכנית ומקיפה, מה שמאפשר למנהלים להגיב לתהליכים בארגון בזמן אמת וכך לייעל את פעילות הארגון.

על מה צריך לחשוב כאשר רוצים להטמיע מערכות ERP בארגון?

ארגונים שבוחרים להטמיע בפעולתם מערכת ERP צריכים לחשוב על מספר דברים. ראשית, עליהם להחליט האם זהו הזמן הנכון להטמעת המערכת בארגון. אם ההטמעה תתבצע בזמן לא מתאים היא עלולה לעלות לארגון כסף רב ולגרום לבלגן במסד הנתונים של הארגון. שנית, עליהם להחליט איזו מערכת להתקין. קיימות מערכות שונות, ועל הארגון להבין את הצרכים שלו ולבחור במערכת הנכונה עבורו. בנוסף, על הארגון להקצות עובדים ומשאבים לצורך הטמעת המערכת. צוות העובדים יצטרך ללמוד את השימוש בה, תהליך שעלול להיות מורכב ולארוך זמן רב אם לא יתבצע על ידי האנשים הנכונים.

השלבים לקראת הטמעת מערכת ERP

לפני הטמעת המערכת נבצע מספר שלבים:

• הכנת מסמך פונקציונלי וניתוח תהליכים.
• הצגת המסמך לארגון, קבלת אישור מההנהלה ובניית מסמך ארכיטקטורת תשתיות וטכנולוגיות.
• המרת מסמך האפיון לתצורת RFP או SOW והשוואת הצעות מחיר בין ספקים נבחרים.
• ניתוח ההצעות, ביצוע המצגות והכנת מסמך השוואה.
• בחירת הפתרון וחתימה על הסכם התקשרות.
• בניית תכנית פעולה בשיתוף עם הספק, והתחלת תהליך ההטמעה.

איך מטמיעים מערכות ERP?

כדי להטמיע את המערכת בצורה אפקטיבית כדאי להיעזר בגורם מקצועי החיצוני לארגון. אדם חיצוני לארגון יהיה חף מהאינטרסים השונים בתוך הארגון, ויוכל להבין את מכלול הצרכים של הארגון תוך הבנה של האופן הנכון להטמיע את המערכת. בנוסף, חשוב לבחור באדם המתמחה בתחום טכנולוגיות מידע, שביצע בעבר הטמעות ERP.

אנחנו בחברת אדום מתמחים בהטמעת מערכות מידע מסוגים שונים, ושומרים על נייטרליות. אנחנו לא מייצגים אף יצרן ולא מצויים בקשרים עם משווקים של פתרונות תקשורת. הייעוץ שנספק לכם יהיה אובייקטיבי, נטול פניות ומונחה על בסיס האינטרסים שלכם בלבד.

אין ספק, כי כיום, אין ולו גוף עסקי אחד, בין אם זו חנות קטנה לממכר בדים בדרום הארץ, או ארגון הייטק עתיר-ידע במרכז הארץ, שאיננו עושה שימוש במחשבים. השימוש עשוי להיות במחשב בודד (אולי אפילו מנותק מרשת האינטרנט), המפעיל מספר מצומצם של תוכנות לוקאליות המותקנות בו ומחובר למדפסת מקומית, או במערכת מחשבים מורכבת ומסועפת הכוללת מחשבים רבים, אינטראנט, אינטרנט, מערכות עבודה ייעודיות, תוכנות SaaS וכל מה שאתם יכולים להעלות על הדעת, שמשרת את פעילות הארגון ומספק לעובדים בו את הכלים הטובים ביותר לביצוע המשימות המוטלות עליהם. בכל הרכב של מחשוב, תחזוקת מחשבים היא הרף הבסיסי לקיומו של כל מה שנכנס תחת סעיף ה”מחשוב” ולהמשך עבודתו התקינה.

להמשיך לקרוא שירות תחזוקת מחשבים, מה זה כולל? ←

בעידן המודרני חלק ניכר מהעסקים לא יכולים לפעול מבלי להחזיק בשרתים ייעודיים שיספקו את צרכי המחשוב שלהם. שירות השכרת שרתים בא למעשה לענות על הצורך בשירותי מחשוב, תוך התמודדות עם המגבלות והאילוצים הקיימים. כך לדוגמה לא בכל עסק ניתן להקצות חלל לטובת אחסון של שרתים וגם לא תמיד ברור האם אכן העסק יצליח לשרוד למשך הרבה זמן, כך שלעתים האפשרות של שכירת שרתים היא האטרקטיבית, האידיאלית והחכמה ביותר מבחינת בעל העסק. במאמר שלפניכם נפרט אודות המרכיבים הכלולים בשירות השכרת שרתים וכן נפרט אודות היתרונות של שירות זה.

שירות השכרת שרתים – היתרונות המרכזיים

• אין צורך להתחייב לטווח ארוך – אחד היתרונות המרכזיים הגלומים באפשרות של השכרת שרתים, בא לידי ביטוי בכך שאין צורך להתחייב לטווח ארוך. מדי שנה עסקים רבים מפסיקים את הפעילות שלהם ו”נתקעים” עם ציוד מחשוב בשווי עשרות ואף מאות אלפי שקלים. כל עוד העתיד אינו ברור וישנה אפשרות שבשלב מסוים שירותי המחשוב כבר לא יהיו נחוצים, האפשרות של שכירת שרתים צריכה להישאר בתמונה.
• ראש נקי מדאגות – בדרך כלל כאשר שוכרים שרתים ייעודיים, השירות כולל בנוסף לשרתים עצמם גם אחריות מלאה ושירותי תיקונים ותחזוקה. כך יכול בעל העסק או החברה להמשיך בפעולות הליבה שלו בראש שקט, מתוך ידיעה שיהיה מי שיספק מענה לכל תקלה במהירות. מדובר למעשה בסוג של מיקור חוץ, שכן העסק משלם סכום חודשי קבוע ובתמורה פוטר את עצמו מאחריות לאבטחת, תחזוקת ואחזקת השרתים. בדיוק כפי שתמורת סכום קבוע, מקבל העסק שירותי רכב מחברת הליסינג שהוא עובד מולה למשל.
• אפשרות להגיב במהירות לצרכים המשתנים – כאשר שוכרים שרתים מחברה המתמחה בתחום, ישנה אפשרות להגיב לשינויים במהירות וביעילות. החברה שמספקת את השירות תאפשר לכם להוסיף בהתאם לצורך מסדי נתונים הדורשים רוחב פס או יותר מקום ותספק לכם את כל השטח שאתם דורשים, כדי לדוגמה להרחיב את האתר בבוא העת.

מה כולל שירות השכרת שרתים?

שירותי השכרת שרתים משתנים אלו מאלה, כאשר כל חברה מציעה חבילה שונה ובמקרים רבים הלקוח יכול להתאים לעצמו את החבילה המושלמת בהתאם לצרכים הרלוונטיים אליו ואפילו להכניס שינויים בחבילת השירותים לאורך הזמן בהתאם לצורך ולמצב בשטח. יחד עם זאת, ישנם כמה שירותים בסיסיים שניתן למצוא ברוב החבילות. להלן כמה מהם בנקודות:

• עדכוני תוכנה המבוצעים בצורה מקצועית במהלך הזמן.
• טיפול שוטף בכל תקלה שהיא במערכת ההפעלה.
• שירות גיבויים ושחזור גיבויים.
• שירות תחזוקה מונעת.
• התקנה חוזרת במקרה של כשל בשרת.
• שירותי איזון עומסים, זמינות מרבית ועבודה משותפת (Load Balancing, High Availability and Grid computing).
• חיבור לשרת גיבויים פנימי בהתאם לגודל הגיבוי הדרוש.
• ניטור מתקדם לנתוני תקשורת ושירותים.

עלות השירות משתנה בין היתר בהתאם לדגם השרת, לזהות היצרן, לכמות הזיכרון, לסוג מערכת ההפעלה ולשירותים הנלווים שדורש הלקוח.

מערכות המידע במרבית הארגונים הם הלב הפועם של העסק. החל מרשימת הלקוחות הפעילים, הלידים, וקריאות השירות, כמו גם המידע הרב הנוגע למערכת הנהלת החשבונות ולהתנהלות השוטפת. בעבר, היה מקובל להשתמש בתוכנות מקומיות, שכל אחת מהן מיועדת לביצוע מטלות ספציפיות. היום, שירות אפיון מערכות מידע הוא הכיוון החדש בתחום מערכות המידע – איחוד של חלק מהמערכות, אינטגרציה ביניהן – וניהולן בצורה אפקטיבית, על מנת שניתן יהיה לקבל מהן מידע מהותי בזמן אמת.

אפיון מערכות מידע – לניהול חכם של הארגון

שירותים שהיו שמורים בעבר לארגונים גדולים בלבד, כאפיון מערכות מידע והתייעלות בתחום המחשוב והרשת בחברה, החלו לחלחל לעסקים בגודל קטן ובינוני. זאת משום שהוזלה משמעותית של פתרונות התוכנה והחומרה, בצירוף הידע הרב שמציעים מומחי מערכות המידע – עשויים להוביל לחיסכון עצום בהתנהלות הארגון.

אפיון מחדש של הדרך בה הארגון שומר את המידע וניגש אליו, כמו גם אוטומציה של מערכת השיווק, קשרי הלקוחות ומערכות הגבייה בארגון, עשויים לחסוך כח אדם מיותר, ומאפשרים לעובדי הארגון להתמקד במטלות היומיומיות השונות, במקום ב”מלחמה” מול מערכות המחשוב בארגון.

ניתוח המצב הקיים ומציאת חלופות

תהליך אפיון מערכות מידע מתחיל מאפיון צרכי החברה, ובדיקת המערכות הקיימות, לרבות הציוד ומערכות התוכנה בהם הארגון משתמש כיום. לאחר מכן, נבדקת כדאיות כל חלק ב”פזל” המורכב של שיטות העבודה הנוכחיות, ונבדקות חלופות אפשרויות.

בין ההחלטות שניתן לקבל, למשל, יכול להיות מעבר למחשוב ענן, במקום מערכות שנשמרו עד היום על מחשבי החברה. שימוש בשירותים בתשלום חודשי, במקום ברכישה חד פעמית, שדרוג התוכנות הקיימות באחרות, וכן בדיקה של אתר האינטרנט בחברה והשירותים שהוא מספק ללקוחות, ספקים ושותפים עסקיים.

אפשרות להחלפת ספקים

לעתים מערכות המידע הקיימות אופיינו בצורה נכונה, אך העלויות הקיימות גבוהות מדי. חלק מתהליך האפיון כולל גם אפשרות מציאת ספקים חלופיים, על מנת לקבל את מירב השירותים, במחיר הטוב ביותר. שינוי התפישה הקיימת, הדוגלת בשמירה על המוכר והקיים, על חשבון הוצאות חודשיות גבוהות של החברה, יכול, בסופו של יום, לייעל את הפעילות השוטפת ולהוריד עלויות.

מיקור חוץ של אפיון מערכות המידע 

מנהל מערכות המידע בארגון לרב יהיה שותף מלא באפיון המערכות, ובקביעת שינויים בנהלים או במדיניות הנוגעת לכלל מערכות המידע בארגון. עם זאת, לעתים, מומלץ להסתייע גם ביועץ חיצוני בתחום. פתרונות תוכנה ומתודות חדשות מתפתחות כל העת, ויועץ חיצוני יעשוי להיות בקיא יותר בטכנולוגיות המתקדמות, כמו גם אלה היעילות ביותר, המותאמות לצרכי הארגון השונים.

יתרון נוסף שיש להעסקת חברה חיצונית המעניקה שירות אפיון מערכות מידע הוא היכולת להתבונן בארגון בפריזמה רחבה יותר, להשוותו לארגונים נוספים, ולהכיר את החזקות והחולשות שיש לפתרונות המוצעים – בהתבסס על ניסיון העבר.

לסיכום, אפיון מחודש של מערכות המידע בארגון קיים, או בנייתם מאפס בארגון חדש, יכולים לסייע לארגון להתייעל, לחסוך משאבים ליצור סביבת עובדה פורה יותר.