השילוב של תמיכה מובנית ב- XML מאפשר תאימות ויכולת העברה של מסמכים בין מערכות שונות. ניתן לשמור קבצים שנוצרו באופיס 2007 בתבנית XPS (XML Paper Specification). זהו פורמט דיגיטלי לשיתוף מסמכים שנוצר ע”י מיקרוסופט ומטרתו להבטיח שהמסמך שמוצג ברשת או מודפס יוצג בדיוק כפי שיוצר המסמך התכוון. בנוסף, הנתונים במסמך הם לקריאה/הדפסה בלבד (לא ניתנים לשינוי/עריכה).

כל מה שדרוש על מנת להציג/להדפיס מסמכי XPS זהו מציג (Viewer) הניתן להורדה (חינם) מאתר Office של מיקרוסופט (למשתמשים במערכת ההפעלהWindows Vista מציג זה כבר מותקן כחלק אינטגרלי ממערכת ההפעלה ולכן אין צורך להתקינו):

לשמירת מסמך כקובץ XPS יש לבחור מתפריט Office את האפשרות שמור בשם. ולאחר מכן לבחור מרשימת תבניות השמירה את האפשרות: PDF or XPS.

בתיבת שם הקובץ יש לרשום/לבחור שם לקובץ, ובתיבת שמור כסוג יש לבחור בסוג: XPS Document.

אם ברצונכם לפתוח את הקובץ שנוצר מייד לאחר שמירתו, בחרו בתיבת הסימון פתח קובץ לאחר פרסום. אם בחרתם באפשרות זו, לאחר השמירה הקובץ ייפתח במציג של XPS (אפשרות זו תהיה פעילה רק אם משתמשים במערכת ההפעלה Windows Vista או שמתוקן במחשב מציג XPS).

ליד הכיתוב מטב עבור בחרו אחת משתי אפשרויות האופטימיזציה הבאות:

• אם המסמך דורש איכות הדפסה גבוהה, בחרו באפשרות רגיל (פרסום מקוון והדפסה).
• אחרת, אם איכות המסמך פחות חשובה מגודל הקובץ (למשל, קובץ לפרסום באינטרנט בלבד) בחרו באפשרות גודל מזערי (פרסום מקוון).

לסיום התהליך, לחצו על כפתור שמור על-מנת לפרסם את המסמך.

שימו לב: פרסום המסמך מאפשר קריאה/הדפסה של המסמך. לא ניתן לערוך באמצעות תוכנות אופיס את קובץ הפלט שנוצר (קובץ ה- XPS) אלא רק את הקובץ המקורי. לכן, גם לאחר שמבצעים פרסום לקובץ כדאי תמיד לשמור גם את קובץ המקור.