במאמר הקודם "סקר ומיפוי תשתיות" פירטנו בהרחבה את נושא הסקר, ולמעשה זהו הצעד הראשון והחשוב שיש לבצע על מנת לדאוג לשדרוגים וליציבות במערכת המחשוב העסקית. כאן נסקור את הצעדים שביצועם יבטיח לארגונכם יציבות מערכתית בכל הקשור למערכות המחשוב:
סקר ומיפוי תשתיות
ביצוע בדיקה יסודית ומיפוי המחשוב בחברה על מנת לקבל תמונת מצב ברורה ועדכנית על מצב המחשוב בעסק ובארגון. יש למפות את הבעיות, התקלות החוזרות ונשנות, את מצב השרתים, תחנות העבודה, את הגיבויים, התקשורת וכד'. מומלץ לבצע באמצעות גורם חיצוני מקצועי.
יישור קו
ביצוע הפעולות ליישור קו אחרי שבוצע הסקר ונתקבלו ממצאים יש להבין אותם, לטפל בהם, וליישם אותם. החליטו על תקציב, צרו סדרי עדיפויות – כמובן שתתנו קדימות לנושאים הדחופים אך בשום אופן אל תזניחו בהמשך את שאר הממצאים.
המלצה – קבלו החלטה על תקציב שנתי ובכל פרק זמן תיישמו סעיף נוסף בהמלצות, במידה וקיימות, ובכך תקלו על תזרים המזומנים.
הדרכה
וודאו שצוות העובדים שלכם בקיא בעבודה שוטפת על המחשב, על התוכנות התפעוליות ועל מכלול office. גיליתם שיש סדקים בנושא? קיימו הדרכות מרוכזות או פרטניות לעובדים. קיימות הדרכות על כל הנושאים הנ"ל והם ימנעו מכם בזבוז זמן ומשאבים וייעלו את תהליכי העבודה.
תקשורת
בצעו בדיקה תקופתית של עומסי זרימת המידע הן בתוך רשת הארגון והן מחוצה לה. הטכנולוגיה משתפרת מעת לעת וכדאי לבחון אותה אחת לתקופה על מנת לייעל את התקשורת בארגון על פי הצורך ולפי התקציב.
תחזוקה שוטפת
תחזוקה שוטפת של תשתיות המחשוב יש לבצע באופן רציף כולל בדיקת שרתים שבועית ותחזוקה שוטפת ומונעת.
גיבויים
שימו דגש על ביצוע גיבויים כהלכה, ולפי כל הכללים המקובלים והרצויים בנושא זה. היה ותיגרם הפסקת עבודה או תקלה מסיבה שהיא ניתן יהיה לשחזר את החומר בזמן הקצר ביותר.
סקר ומיפוי תשתיות מחשוב מהווה את אחד המרכיבים החשובים בתכנון האסטרטגי העסקי של כל ארגון. מטרת התהליך להבטיח התאמה מלאה בין היעדים העסקיים והארגוניים לבין האסטרטגיה הטכנולוגית / מחשובית של החברה.
תכנון ותחזוקה נכונה ומקצועית של מערכות המחשוב והטכנולוגיה, יאפשר לארגון להשיג יתרונות עסקיים בשוק תחרותי לצד שיפור השירות ללקוחות החברה, ייעול תהליכים ארגוניים והשגת חסכונות תפעוליים.
במקביל, שיפור השירות וההדרכה למשתמשי המחשוב בארגון אף הם משמעותיים ביותר, על מנת לאפשר עבודה שוטפת, צמצום תקלות למינימום, מניעת תסכולים של העובדים וההנהלה ובזבוז זמן עבודה יקר במהלך יום עבודה.
כלל משתמשי המחשב ובמיוחד בחברות ועסקים חוששים למידע הרב והחשוב הקיים במחשבים מכיוון שאיבוד מידע משמעו הפסד מידע החיוני למערכת, הפסד זמן עבודה יקר וכסף רב, בזבוז משאבים וכמובן עוגמת נפש רבה. כבעלי עסק, כאחראים על תחום המחשוב, כבעלי עניין במתרחש בחברתנו – כיצד נוכל להימנע מאבדן המידע?
בראשית היו המחשבים, אחר כך בא האינטרנט, אחריו התחיל להתפשט המידע ואז נולדה אבטחת המידע. אבטחת מידע באינטרנט מהווה תחום נרחב וחשוב מאין כמוהו, כאשר היא יכולה להתייחס למחשב אישי של ילד, או לרשת של בנק, או של מוסד בטחוני וההבדל הוא בין פגיעה בפרטיות לפגיעה ברשת מקומית.
ספק אם יש היום בית עסק, שאין בו לפחות מחשב אחד ומחשבים – ולו יהיו הטובים ביותר – עשויים להתקלקל, תוכנה עשויה להחליט שהיום היא בשביתה וברור שזה יקרה בדיוק ברגע הכי לא נוח.
לכל עסק,חברה או ארגון באשר הוא יש צורך בתמיכה ותחזוקה של מערך המחשבים ולכן קיים צורך לקבל שירות למחשבי הארגון לתיקון תקלות, שדרוג מערכות, התקנות ותחזוקת שרתים שוטפת, עמדות מחשבים ועוד.
אופי השירות, סוג השירות והיקף התמיכה הוא בהכרח בהתייחס לגודל החברה, לכמות המשתמשים, לכמות תחנות העבודה והשרתים וכן ולאסטרטגית המחשוב הקיימת בחברה: להמשיך לקרוא שירותי IT – תמיכה ותחזוקת מחשבים שוטפת←
פעמים רבות אנו יושבים עם בעלי עסקים כאלה ואחרים המתמודדים ומתלבטים בנושא תקציב מחשוב החברה. לצערנו, ההחלטה היא לא מעט פעמים למקם את נושא המחשוב בתחתית טבלת העדיפויות של ההנהלה, אם בכלל. לא פעם זה לא באמת מחוסר תקציב אלא מחוסר מודעות והבנה של חשיבות הנושא.
בעלי עסקים קטנים ובינוניים מתלבטים פעמים רבות, בשאלה האם להקים לעצמם שרת דואר או להשתמש בשירותים חיצוניים כחלק מפתרונות המחשוב לעסק. ברמה הראשונית נציין כמובן שיש משמעות רבה בקבלת ההחלטות בנושאי פתרונות המחשוב, ויש לקחת בחשבון בעיקר את כמות משתמשי המחשב בחברה, את התקציב השוטף העומד לרשות המחשוב ואת אופן ניהול המחשוב בעסק.
שלוש אפשרויות עיקריות עומדות לרשותנו בפתרון תיבת הדואר של העסק:
אתרי אינטרנט של רשתות חברתיות כמו MySpace, Facebook, Twitter, ו-Windows Live Spaces משרתות ומספקות שירותים לאנשים על מנת להתחבר עם אחרים וכדי לשתף מידע כמו תמונות, קטעי וידאו ומסרים אישיים.
ככל שהפופולאריות של האתרים הללו גדלה, כך גם הסיכונים הכרוכים בהם. האקרים, מפיצי דואר זבל, כותבי וירוסים, גנבי זהות, ופושעים אחרים עוקבים אחר התנועה בהם.
להלן מספר עצות כדי להגן על עצמך כאשר אתה משתמש ברשתות חברתיות:
Outlook 2007 תומך בטכנולוגיית (RSS (Really Simple Syndication – טכנולוגיה המאפשרת לאתרי אינטרנט להפיץ תכנים למנויים ומאפשרת להירשם כמנוי להזנות מסוג RSS ולקיים אינטראקציה עימן ישירות מתוך תצוגת הדואר האלקטרוני. כל עדכון RSS מתקבל כהודעת דוא"ל וניתן להורדה ישירה ואוטומטית לתיבת הדואר. ניתן להתחבר למספר שירותי RSS ולבצע עליהם פעולות עריכה, סידור ומיון (כולל יצירת כללים) בדיוק כמו להודעת דוא"ל רגילה.
