סקר מערכות מידע הוא כלי חשוב בידי המנהל והצעד הראשון בדרך לייעול ולחיסכון כספי. מתי נכון ליזום אותו וכיצד עושים בו שימוש מיטבי?

לא רבים מהמנהלים יודעים שהדרך לייעול ולחסכון משמעותי – כספי, בזמן ובכוח אדם, עוברת דרך כלי משמעותי אחד: סקר מערכות מידע.

מהו סקר מערכות מידע

את סקר מערכות המידע מבצעים מומחים בתחום מערכות המידע, אשר לומדים את העסק, ממפים את התשתיות והטכנולוגיות ומזהים את נקודות התורפה שלו. אבל לא מספיק להבין ולהכיר מערכות מידע. אותם מומחים לומדים גם את התהליכים העסקיים, מבינים מה החזון, המטרות והיעדים של החברה ובודקים כיצד הטכנולוגיה בעסק יכולה לתמוך במטרות אלה באופן מיטבי.

בסיום הבדיקה, מקבל המנכ”ל דו”ח מסודר שמציג את המצב הקיים, את הכשלים שמפריעים לעסק להרוויח יותר או לממש את יעדיו, יחד עם תכנית פעולה ברורה, שכוללת הערכה תקציבית של השינויים הטכנולוגיים שצריך לעשות, אם צריך לעשות, בעסק על מנת לחסוך כפילויות בכוח אדם, בשעות עבודה, בפתרונות של ניהול הידע, אבטחת מידע, נחיצות של שדרוג מערכות ועוד ועוד.

חשיבות הסקר

המשמעות: תשתית מבוססת ויקרת ערך לקבלת החלטות מושכלת. לא עוד טלאי על טלאי, בלגן, תקלות וטכנולוגיה שלפעמים היא מיותרת ולפעמים סתם לא תומכת בצרכים האמיתיים של העסק. במילים אחרות: ITBP – הטכנולוגיה כשותפה עסקית, כך שבמקום לעבוד בשביל הטכנולוגיה – היא עובדת בשביל העסק ותומכת במטרותיו.

מתי כדאי לעשות סקר מערכות מידע

• אם אתה מרגיש שמערכות המידע בעסק שואבות וגוזלת ממך הרבה משאבים, בין אם כלכליים, או התעסקות ואנרגיה.
• אם העסק שלך לא מצליח להתרומם ולהגיע למטרות שהצבת לו.
• אם אתה מרגיש שצצים יותר ויותר מקרים של חוסר סנכרון, כפילויות, חוסר יעילות או קצרים בתקשורת.
• אם אתה עומד בפני שדרוג מערכות או השקעה בתשתיות מחשוב.

מאת דוד מלר, מנכ”ל “אדום”. פורסם ב- IT מגזין – ירחון המחשוב העסקי של ישראל

“אדום” מאפיינת מחדש את תחום ניהול מערכות המידע. מודל ניהולי-טכנולוגי חדשני שפיתחה מוכיח את עצמו כפרמטר להצלחה עסקית וממקם את הטכנולוגיה במרכז החשיבה הניהולית האסטרטגית בארגון. זכרו את המונח ITBP ; כי החברות שלא הפנימו שהן צריכות את ה- IT כשותף עסקי, לא יאריכו ימים.

זה לא סוד שאנחנו חיים בעולם מהיר. ואם העולם שלנו מהיר, תחום ה- IT מוביל את המרוץ. הטכנולוגיה מתקדמת בצעדי ענק ומי שלא מדביק את הקצב נשאר מאחור. את זה כולם יודעים ונדמה שרף הסטנדרטים הולך וגובה מדי שנה. החשיבות של תחום ה- IT בארגון הולכת ומתעצמת. כל מנכ”ל מדקלם מתוך שינה, שמערכות מידע מתפקדות הן תנאי להתנהלות תקינה של העסק כולו. ענפים שלמים מבססים את פעילותם המסחרית על מערכות מידע ואין מי שלא מתאמץ לא להישאר מאחור. אבל זה לא מספיק.

עולם הביג דאטה מחייב גישה חדשה לניהול מערכות המידע

העולם שלנו הופך לעולם של ביג דאטה. עידן של ריבוי נתונים והצפה של אינפורמציה. בעולם שלנו יש הרבה יותר נתונים, אשר רק הולכים ומתרבים כל הזמן. לפי ההערכות של חברת המחקר הטכנולוגי IDC, הקצב בגידול המידע עולה ביותר מ – 50% מדי שנה. מגוון עצום של ידע, המקודד באופנים שונים, בקבצים שונים ובפלטפורמות שונות. תכתובות מייל, קבצי טקסט, תמונות, וידאו, מידע ברשת האינטרנט הם רק חלק מהמידע שזורם בעורקי מערכות המידע בעסק.

היכולת לנהל את הידע העצום הזה ביעילות, לשלוף מידע במהירות, להתאים אותו, לעבד אותו, למזער תקלות ולהעביר אותו הלאה, היא קריטית. מדובר במהפכה אמיתית. להיות מסוגל לתרגם את הפוטנציאל הכלכלי של עידן הביג דאטה לשורת הרווח בעסק, מחייבת בחינה והגדרה מחודשת שלהתפיסה הניהולית והגדרה מחודשת של תפקידו של מנהל מערכות המידע.

לא די בהכרה בחשיבות של מערכות המידע בעסק או בהקצאת משאבים לטכנולוגיות חדישות. העתיד כבר כאן והוא מחייב מרכזיות גדולה יותר ומקוםמשמעותי במיוחד לטכנולוגיה בשדרת הניהול של העסק. יותר ויותר עסקים מגיעים למסקנה שעליהם לאמץ תפיסה ניהולית אסטרטגית שנותנת מקום מרכזי לטכנולוגיה כשותף אסטרטגי עסקי בארגון. ב”אדום” פיתחו את התפיסה הזו למתודולוגיה בשם: ITBP – הטכנולוגיה כשותף העסקי שלך.

אבל עד שהחזון העסקי האופטימאלי הזה יהפוך לסטנדרט, אנחנו נתקלים בלא מעט מהמורות בדרך.

הטעויות שמנהלים עושים

הניסיון של “אדום” מאפשר לה לזהות טעויות נפוצות של מנכ”לים ושל מנהלי מערכות מידע בחברות, בכל הנוגע להתנהלות הטכנולוגית בעסק. הטעויות האלה נובעות לעיתים מחוסר ידע, לפעמים מגישה לא נכונה או סתם מחוסר מודעות.

הנה הטעויות הנפוצות ביותר:

• טעות מס’ 1 – לדחות לרגע האחרון שדרוג טכנולוגי
  מדיניות ניהולית של “כיבוי שריפות” גורמת לעסק להפסיד פעמיים. פעם אחת מהעובדה שיש לו בעיה שזקוקה לפיתרון מיידי, דחוף ובוער שמתבצע בלחץ ופעם שנייה מכל הזמן שבוזבז כשהעסק יכול היה להרוויח מהפיתרון הזה מזמן.
• טעות מס’ 2 – לרוץ ולשדרג מיד כשיוצא עדכון
  לא תמיד הכי חדש, הגרסה המשודרגת והצעקה הטכנולוגית האחרונה הם מה שהעסק צריך. לפעמים דווקא פיתרון פחות טרנדי, פחות מדובר אבל יותר אמין וכלכלי, הוא הפתרון הנכון יותר לעסק, בראיית על של מטרותיו האסטרטגיות.
• טעות מס’ 3 – לבנות תשתית טכנולוגית שמורכבת טלאי על טלאי
  פתרון נקודתי על פיתרון נקודתי, בלי ראיית-על, בלי חשיבה מערכתית, בלי כיוון טכנולוגי ברור. פתרון של טלאי על טלאי הוא תמיד יקר יותר לטווח הארוך, לא מנצל את האופציות והידע באופן היעיל ביותר וגורם לעיכוב פתרון של קבע, שיכול לקחת את העסק לשלב הבא.
• טעות מס’ 4 – ניצול חסר של המידע שיש ברשות העסק
  דו”ח של חברת המחקר פורסטר מספטמבר 2011 קבע כי נכון להיום, חברות מנצלות פחות מ 5%- מהמידע שנאגר אצלן. שימוש נכון בטכנולוגיה יוכל לאפשר להן לנצל את ה 95%- הנותרים. כששתי חברות מתחרות מנתחות מידע באותה היעילות, והאחת מנצלת 5% מהמידע והשנייה 15% – מי לדעתכם תנצח?”
• טעות מס’ 5 – לראות את הטכנולוגיה בעסק
  ככלי או כאמצעי נקודתי להשגת המטרה, במקום כשותף אסטרטגי למימוש היעדים העסקיים של החברה. טעות זו היא הקריטית ביותר וגרמה ל”אדום” להגדיר ולנסח מחדש את תפקידו של מנהל מערכות המידע בעידן ה”ביג דאטה” – ITBP. IT Business Partner , השותף האסטרטגי שהוא הרבה יותר מאשר פיתרון טקטי.

אז מה זה ITBP

ITBP היא תפיסת עולם שהופכת את הטכנולוגיה לנכס האסטרטגי שלכם. מדובר בתפיסת ניהול מתקדמת, אשר רואה במערכות המידע יותר מאשר כלי קצר-טווח, אלא מעריכה את המשמעות של הטכנולוגיה לארגון והופכת אותה לשותפה אסטרטגית בגיבוש מהלכים ניהוליים ועסקיים, תוך בחינה מתמדת של צורכי הארגון, מטרותיו ויעדיו. הניסיון מלמד שחברות שלא השכילו לשלב את תפיסת העולם של טכנולוגיה כשותפה אסטרטגית למהלכים ניהוליים בעסק, מצאו את עצמן נאבקות ולא שורדות את התחרות העזה בשוק.

חזון עסקי של ITBP מאפשר למערכות המידע בארגון לשרת את העסק בצורה הטובה ביותר תוך ראיה מערכתית של כל פרט והיכרות מעמיקה עם הארגון – מרמת היעדים האסטרטגיים לטווח הארוך ועד לרמת העובד והתהליך הבודד. לכן, ככל שיותר חברות מאמצות את הגישה הניהולית של ITBP , אנו רואים שינוי בהגדרת התפקיד של מנהל מערכות המידע בארגון ואת הדרישה כי יהיה גורם אסטרטגי בכיר, בעל ראיה עסקית רחבה בשילוב עם מענה טכנולוגי, חשיבה יצירתית ויכולת לעקוב באופן שוטף אחר חידושים במציאות הדינאמית והמשתנה של השוק הספציפי.

השינוי בהגדרת התפקיד של מנהל הערכות המידע באה לידי ביטוי גם באקדמיה. אם בעבר ההכשרה המקובלת למנהל המערך הטכנולוגי בחברה התמקדה בפן הטכני, רצוי עם רקע בהנדסה, הרי שהיום מדובר על מסלול ניהולי המקיף את כל צרכי הארגון, מתוך ההכרה כי אי אפשר לנתק את מערכות המידע משדרת הניהול של החברה.

אם כן, המודל הניהולי-טכנולוגי בחברה מתבגר, מתאים את עצמו למציאות משתנה ודורש יותר מטכנולוגית המידע שלו. מנכ”ל חברה צריך לדעת כי לטכנולוגיית המידע בארגון יש כוח משמעותי והשפעה ישירה על שורת הרווח שלו. היכולת לזהות מגמות בשוק ולחבר אותן למגמות טכנולוגיות מתפתחות, שווה הרבה מאד כסף.

היי-טק / לואו-טק, תפיסת עולם זהה בשווקים תחרותיים

מנהלים רבים בתחומי התעשייה, הקמעונאות ולמעשה בכל תחום שאינו “היי-טק”, טועים לחשוב שאצלם זה אחרת. למעשה, דווקא לחברות הלואו-טק צורך חיוני להיות מחוברות ומעודכנות בטכנולוגיה העדכנית ביותר, לא פחות מכל חברת היי-טק. צורך זה מחוייב במציאות של התפתחות טכנולוגית מואצת והוא קריטי להישרדות של חברה.

יתכן שהפתרונות אצלם יהיו שונים, שהצרכים הטכנולוגיים אחרים ושהטקטיקה הטכנולוגית תתבסס על מוצרים או שירותים מגוונים ושונים מאלה של תעשיית ההי-טק. אבל התפיסה הניהולית הבסיסית זהה והיא האסטרטגיה הניהולית היחידה שתעשה את ההבדל עבורם בין הצלחה לכישלון בשוק תחרותי.

בראיה של ניהול מערכות מידע בגישת ,ITBP אין הבדל בין סטארטאפ בתחום המובייל, מפעל מתכות לתעשייה, יצרנית נעליים או רשת מסחרית. כולן זקוקות לתפיסה ניהולית שממקסמת את היתרון התחרותי שלהן באמצעות טכנולוגיה מתאימה, שחולשת במבט-על על השוק ובוררת את הפיתרון הטכנולוגי הטוב ביותר מתוך מגוון פתרונות אפשריים, בהסתמך על היעדים האסטרטגיים של העסק ושמאפשרת לעסק לתפקד בצורה היעילה ביותר האפשרית.

ITBP הופכת את הטכנולוגיה לשותף עסקי שהולך עם הארגון – כל ארגון, יד ביד. מסמנת מטרות עסקיות, מציבה את הכלים הנכונים ואת הטכנולוגיה המתאימה ופוגעת במטרות, תוך מיקסום הרווחים.

“אדום” רואה את היישום של תפיסת העולם הזו בשטח גם עבור חברות היי טק וגם בקרב חברות אחרות שאינן מתחום ההיי טק, כשהשורה התחתונה בכל המקרים זהה – ITPB עובד! לא משנה אם אתה היי או לואו. אדום מביאה מתודולוגיה שנשענת על סקר מערכות מידע: בחינת האסטרטגיות של החברה, מיפוי הטכנולוגיה הקיימת והתאמת הטכנולוגיה העתידית לתהליכים העסקיים של החברה, בהווה ובעתיד.