ממשק התפריטים החדש באופיס 2007 מחליף את סרגלי התפריטים שאנו מכירים (קובץ, עריכה, תצוגה וכד’) ומאפשר שליטה מרכזית – המכונה Ribbon. אין ספק שהממשק החדש אינטואיטיבי וידידותי יותר מהקודם.
ממשק תפריטים ב- Office 2007
השוואת חבילות של Microsoft Office System 2007
כזכור, במהלך שנת 2007 מיקרוסופט השיקה גרסא חדשה של חבילת יישומים של מיקרוסופט בשם Office 2007. עם מעבר של יותר ויותר לקוחות לגרסא החדשה ולטובת אלו שעדיין מתלבטים, להלן סקירה ראשונית של המוצר.
ארגון תיבת הדואר ב- Outlook
7 דרכים שונות לארגן מסרים שמגיעים לתיבת הדואר
כידוע, ביום עבודה רגיל שבדרך כלל כולל לא מעט פגישות, תיבת הדואר שלנו יכולה מהר מאוד לאבד את הסדר שלה ובעת חיפוש מייל נדרש המשימה הופכת להיות מורכבת ולא תמיד אנחנו יודעים היכן להתחיל. באמצעות כלים שמערכת Outlook של מיקרוסופט מציעה, ניתן לארגן את המסרים כך שהשליטה עליהם והאיתור יהיו קלים יותר. להלן פרוט של מספר אפשרויות לארגון תיבת הדואר. כמובן שניתן להשתמש בכל אחד מהם בנפרד ו/או בשילוב שלהם. כלל הטיפים המוצגים בהמשך מוגדרים באמצעות Outlook 2007 למרות שאת חלקם הגדול ניתן לבצע באופן זה או אחר גם ב Outlook 2003.
1.איחוד מסרים דומים באמצעות תיקיות
על ידי יצירת תיקיות שונות עבור דואר נכנס, ניתן להתייחס לכל מסר באופן שונה. לדוגמא, ניתן לקבץ מסרים על ידי נושא, פרויקט, קשר, או קטגוריות אחרות. ניתן אפילו ליצור תיקיה לכל המסרים מהמנהל שלנו או תיקיה שכוללת את כל המשימות שאנחנו אמורים לטפל. על מנת להגדיר זאת יש לבצע:
עמוד עם העכבר על ספריה שנקראת “דואר נכנס”
קליק ימני על הספרייה
בחירת אפשרות של ספרייה חדשה
תן שם לספרייה
עכשיו ניתן להעביר את המסרים הרצויים לספריה זו
2.יצירת תיקיות חיפוש למציאת מסרים במהירות
באמצעות הגדרת כללים מתאימים, תיקיות החיפוש הינן הדרך הנוחה והמהירה למציאת מסר נדרש. למעשה הן לא מאחסנות מסרים בפועל, אלה משקפות את כלל המסרים שלך באמצעות אוסף הגדרות. Outlook מגיעה עם מספר ספריות כברירת מחדל כגון: מסרים שלא נקראו או מסרים גדולים ויחד עם זאת אנו יכולים ליצור ספריות משלנו. לדוגמא, ניתן להשתמש בתיקיות חיפוש על מנת לעזור לנו למצוא כל מידע המתייחס לפרויקט מסוים, לקוח חשוב, או פגישה הבאה. על מנת להגדיר ספריה מסוג זה יש:
הקלקה בסרגל הראשי על קובץ
בחירת “חדש”
בחירת “ספריית חיפוש”
יש לבחור את אחד הכללים מתוך הרשימה שמתקבלת. כאמור ניתן גם לבחור “יצירת תיקיות חיפוש מותאמת אישית”
יש להמשיך בהגדרות בהתאם להוראות המערכת
3.מיון מהיר של מסרים
ניתן למצוא מסרים בתיבות הדואר מהר יותר באמצעות שינוי אופן המיון של מסרים. לדוגמא ניתן למיין מסרים באמצעות שולח או תאריך קבלה או גודל הקובץ. על מנת להגדיר מיון רצוי יש:
קליק ימין על שורת כותרת הצגת מסרים
בחירת סדר לפי
בחירת מיון רצוי
4.ניתוב הדואר באמצעות הגדרת כללים
באמצעות הגדרת כללים מתאימים ניתן לנתב מסרים נכנסים לספריות השונות. לדוגמא ניתן להגדיר כלל שכל מסר המגיע בנושא מסוים ו/או מנמען כלשהוא יעבור באופן אוטומטי למנהל שלך. כאמור הגדרת כלל ניתוב מתאים לא רק מארגן את המסרים שלך אלא גם משחרר אותך ממשימות ניתוב כלשהן.
5.הקטנת קבלת מסרים לא רצויים באמצעות מסנני דואר זבל
ניתן למזער הפרעות של קבלת מסרים לא רצויים באמצעות מסנני דואר זבל אשר קיימים במערכת. מסננים הנ”ל שולחים מסרים לא רצויים לתיבת דואר זבל שהוגדרה. כמובן שניתן לסקור את כל המסרים שמגיעים לתיבת דואר זו ועל ידי כך לבדוק שאכן הגדרת מסננים תקינה ו/או יש לשנותה בהתאם לצורך.
6.צביעת מסרים
אחד הדרכים המהירות להבדיל בין המסרים הינה באמצעות צביעת המסרים בצבע שונה. כאמור באמצעות הצבע ניתן לזהות שולחים מסוימים וכמובן לארגן את תיבת הדואר בהתאם. לדוגמא, זו דרך טובה לזהות מסרים מלקוח חשוב או מנהל שלך או נושא מסוים. על מנת לבצע הגדרה מתאימה יש:
קליק על עמודת “קטגוריה” בסרגל הכותרות של תיבת הדואר יגרום למיון על פי קטגוריות
קליק ימני על שם מבוקש בעמודת של קטגוריה יאפשר הגדרת קטגוריה מתאימה לאותו נמען
7.דגל להמשך מעקב
המערכת מאפשרת לסווג באמצעות דגלים למיניהם מסרים ועל ידי כך לסייע לנו לבצע מעקב ופעילויות המשך בהתאם לצורך. לדוגמא, דגלים שניתן להגדיר במערכת הם דגל לסימון מסר שיש לו המשך טיפול מחר, שבוע הבא, דגל תזכורת, דגל סיום פעילות ועוד. הדגלים הם דרך נוספת המסייעת לנו לארגן את המסרים שלנו להזכיר לנו מה לעשות ומתי לעשות. על מנת לבצע הגדרת דגל יש:
קליק על עמודת “דגל” בסרגל הכותרות של תיבת הדואר יגרום למיון על פי הגדרת הדגל
קליק ימני על שם מבוקש בעמודה של דגלים יאפשר הגדרת דגל מתאים לאותו נמען
7 דרכים שונות לארגן מסרים שמגיעים לתיבת הדואר
כידוע, ביום עבודה רגיל שבדרך כלל כולל לא מעט פגישות, תיבת הדואר שלנו יכולה מהר מאוד לאבד את הסדר שלה ובעת חיפוש מייל נדרש המשימה הופכת להיות מורכבת ולא תמיד אנחנו יודעים היכן להתחיל. באמצעות כלים שמערכת Outlook של מיקרוסופט מציעה, ניתן לארגן את המסרים כך שהשליטה עליהם והאיתור יהיו קלים יותר. להלן פרוט של מספר אפשרויות לארגון תיבת הדואר. כמובן שניתן להשתמש בכל אחד מהם בנפרד ו/או בשילוב שלהם. כלל הטיפים המוצגים בהמשך מוגדרים באמצעות Outlook 2007 למרות שאת חלקם הגדול ניתן לבצע באופן זה או אחר גם ב Outlook 2003:
להמשיך לקרוא ארגון תיבת הדואר ב- Outlook
אבטחת רשת אלחוטית ציבורית
מה ניתן לעשות על מנת לוודא שהרשת הציבורית שלנו אכן מאובטחת?
כידוע אין היום אפשרות, ובספק אם תהיה אי פעם, יכולת לספק בטחון של 100% לאבטחת רשת ציבורית (רשת אלחוטית). למרות זאת, ישנם אמצעי זהירות שאנו יכולים ליישם על מנת להקטין סיכונים בשימוש ברשת זו.
בעת ביצוע חיבור לרשת אלחוטית והצגת כל הרשתות הקיימות באזור, ניתן לזהות בוודאות אם הרשת מאובטחת או לא (המערכת מציגה זאת). רצוי ככל האפשר, להתקשר עם רשתות מאובטחות המחייבות לפחות הזדהות ו/או כל אבטחה אחרת. הגנה על מידע אשר זורם על גבי רשתות מאובטחות הינו באמצעות הצפנתו. באופן זה המערכת מונעת גישה קלה וזמינה למידע שלך.
בנוסף, לפני ההתחברות לרשת ציבורית של ספקי השרות למיניהם, כגון רשתות של בתי הקפה או נמלי תעופה, יש לקרוא את הצהרת הפרטיות בעיון רב. יש לשים לב ולהבין אם ישנם קבצים כלשהם ומאיזה סוג , המושתלים במחשב שלנו ע”י ספק השירות ואיזה סוג מידע ספק הרשת אוסף מהמחשב שלנו.
במידה ואנו מתחברים לרשת ציבורית שאינה מאובטחת, יש להיות מודעים לכך שבאמצעות כלים מתאימים ניתן לעקוב אחר כל הפעילות שלנו כולל באיזה אתרים אנחנו מבקרים, עם איזה מסמכים, שמות משתמשים וסיסמאות אנו עובדים.
כאמור, יש לוודא ככל האפשר שכל המידע הרגיש של העסק שלנו או לחילופין מידע פרטי שלנו מוגן בפני פריצות בזמן שאנו עובדים ברשתות ציבוריות לא מאובטחו
כידוע אין היום אפשרות, ובספק אם תהיה אי פעם, לספק בטחון של 100% לאבטחת רשת ציבורית אלחוטית. למרות זאת, ישנם אמצעי זהירות שאנו יכולים ליישם על מנת להקטין סיכונים בשימוש ברשת זו:
10 טיפים לעבודת משרד יעילה יותר עם Office
בכל משרד אשר משתמשים במערכת Office של חברת מיקרוסופט, קיים סל של כלים המאפשר לנהל את עבודות המשרד הממוחשבות ביתר קלות ויעילות. אף על פי שבכל גרסת Office קיימים שיפורים המסייעים ומשפרים את עבודות המשרד, מצאתי שכמה מהמאפיינים הפשוטים עדיין לא מוכרים היטב.
להלן 10 טיפים פשוטים אשר מאפשרים חיים קלים יותר, חוסכים זמן ומייעלים את העבודה.
(Windows Small Business Server (SBS 2008
מאת: דוד מלר, מנכ”ל אדום אסטרטגיה ומערכות מידע
הקדמה
Windows Small Business Server 2008, או SBS 2008 הינו פתרון מחשוב יעיל ואיכותי אשר תוכנן במיוחד עבור עסקים קטנים ובינוניים (ארגונים עד 50 משתמשי מחשב). פתרון זה מבוסס שרת רב תכליתי המשלב בין כל טכנולוגיות Microsoft הדרושות ביותר לעסקים אלו ומציע אותן במסגרת פתרון יחיד.
סודות ה- ERP – יישום וסיכום
מאת: דוד מלר, מנכ”ל אדום אסטרטגיה ומערכות מידע
כפי שציינתי במאמר הקודם שלי, מהלך יישום והטמעת מערכת ERP בארגון מהווה מרכיב מפתח ביכולת לעמוד במטרות ויעדים של הפרויקט ולייצר את החזר ההשקעה ואת התועלות המצופות מהמערכת החדשה.
יישום
קבלת החלטות על ידי מנהל טכנולוגיות ומערכות מידע
לאחר שההנהלה הגיעה להכרה שעל מנת לקבל את מקסימום התועלות מטכנולוגיות ומערכות המידע יש למנות מנהל מקצועי (ראו מאמר “שירותי מחשוב – ניהול טכנולוגיות ומערכות מידע במיקור חוץ”), להלן פונקציות הניהול שעליו להשתמש:
להמשיך לקרוא קבלת החלטות על ידי מנהל טכנולוגיות ומערכות מידע
בניית שירותי מחשוב איכותיים
ניהול טכנולוגיות המידע נעשה בשנים האחרונות תפקיד בעל חשיבות הולכת וגדלה ויחד עם זאת נעשה מורכב. לא קל לתת את כל שירותי המחשוב להם מצפים המשתמשים, וכן לעמוד בציפיות ההנהלה מבחינת תקציבים, יעדים ולו”ז. תכנון נכון בטרם קבלת החלטות וביצעו שינויים במערכות המחשוב , הכנת מתודולוגיה למתן שירותי מחשוב והכנת הסכם נדרש עבור איכות השירות יאפשר לארגון להשיג יתרונות עסקיים בשוק תחרותי לצד שיפור השירות ללקוח, ייעול תהליכים ארגוניים והשגת חסכונות תפעוליים. אך לפני שנדון מדוע עסקים זקוקים לשירותי מחשוב בתחום ניהול טכנולוגיות המידע, נגדיר תחילה את המושגים העיקריים:
מערכת ERP – הכנות ליישום
מאת: דוד מלר, מנכ”ל אדום אסטרטגיה ומערכות מידע
מהלך יישום והטמעת מערכת ERP בארגון מהווה מרכיב מפתח ביכולת לעמוד במטרות ויעדים של הפרויקט ולייצר את החזר ההשקעה ואת התועלות המצופות מהמערכת החדשה.
פעילות זו מתבצעת לאחר תהליך ארוך אשר הושקעו בו מאמצים ארגוניים אדירים בבחינת החלופות השונות, בחירת הטכנולוגיה, משא ומתן עם ספקים רלוונטיים וחתימה על הסכם התקשרות עם הספק הזוכה.
אז מה ואיך עושים זאת ?