ארכיון הקטגוריה: פתרונות מחשוב

סרגל הגישה המהירה ב- Office 2007

סרגל הגישה המהירה הינו סרגל כלים הניתן להתאמה אישית ומכיל כלים שאינם תלויים ברצועה שמוצגת. ניתן להוסיף/להסיר כלים בסרגל זה וניתן גם להזיזו לאחד משני מקומות קבועים. מטרת הסרגל היא להציג באופן קבוע כלים שהשימוש בהם הוא בתדירות גבוהה. הסרגל קיים בכל רכיבי הגרעין של אופיס 2007 – Word, Excel, PowerPoint, Outlook ו– Access.

סרגל הגישה המהירה

להמשיך לקרוא סרגל הגישה המהירה ב- Office 2007

עיצוב מותנה באקסל 2007

כאשר אנו עובדים עם נתונים רבים, חשובה היכולת לצפות בנתונים הקריטיים באופן הבולט ביותר לעין. אחת הדרכים לבצע זאת, היא לעצב את הנתונים החשובים באופן שונה, על מנת שיובלטו מהשאר.
השימוש בעיצוב מותנה עם ערכות של הצגת נתונים חזותית עשירה מאפשר גילוי והמחשה של מגמות חשובות והדגשה של חריגות בנתונים.
אקסל 2007 כולל אפשרויות חדשות של עיצוב מותנה – התאמה אוטומטית של עיצוב התאים בהתאם לערכם ולספקטרום הערכים של הרשימה כולה. העיצובים החדשים:

כאשר אנו עובדים עם נתונים רבים באקסל 2007, חשובה היכולת לצפות בנתונים הקריטיים באופן הבולט ביותר לעין. אחת הדרכים לבצע זאת, היא לעצב את הנתונים החשובים באופן שונה, על מנת שיובלטו מהשאר:

להמשיך לקרוא עיצוב מותנה באקסל 2007

שינויים ושיפורים ב- Access 2007

נראה ש-Access 2007 עברה את השיפור המשמעותי ביותר מבין כל רכיבי Office. יש שיפורים בכלים יצרניים והממשק חדש לחלוטין. הממשק צבעוני וגרפי יותר מאי פעם, עם לשוניות לצורך ניווט בין מסכים. ספריית תבניות מסדי נתונים מאפשרת למשתמש העסקי להתחיל  להפיק תועלת מהתוכנה בלי עיכובים מיותרים.
אפשר לייבא בקלות גיליונות Excel לתוך מסד הנתונים. זו ראיה לכאורה לכך שמיקרוסופט הבינה שמשתמשי Excel רבים רואים בקובצי XLS מסדי נתונים מיניאטוריים.

Access 2007נראה ש-Access 2007 עברה את השיפור המשמעותי ביותר מבין כל רכיבי Office. יש שיפורים בכלים יצרניים והממשק חדש לחלוטין. הממשק צבעוני וגרפי יותר מאי פעם, עם לשוניות לצורך ניווט בין מסכים.

להמשיך לקרוא שינויים ושיפורים ב- Access 2007

שינויים ושיפורים ב- Power Point 2007

הגרסה החדשה של Power Point כוללת שני שיפורים משמעותיים:

  • ממשק שליטה מרכזי
  • ספריית שקופיות

ממשק השליטה המרכזי

הראשון הוא ממשק השליטה המרכזי, באמצעותו ניתן לגשת בזריזות סגנונות שונים של התרשים הנבחר – דו- מימדי ותלת-מימדי, לצד גלריית אפשרויות צביעה ועיצוב.

להמשיך לקרוא שינויים ושיפורים ב- Power Point 2007

שינויים ושיפורים ב Outlook 2007

Outlook 2007 החדש מציע חידושים כמו שאר רכיבי החבילה ויש בו מספיק תכונות מרעננות. השינוי המבורך ביותר הוא מנגנון מובנה ליצירת אינדקס, שמציג תוצאות חיפוש בתוך החלון שמשמש בדרך כלל להצגת הודעות הדואר.

להמשיך לקרוא שינויים ושיפורים ב Outlook 2007

החידושים והשינויים ב- Word 2007 וב- Excel 2007

Word 2007

חידושים ושינויים ב Word 2007 ו Excel 2007– סקירה כללית
Word 2007
החידוש החשוב ביותר ב-Word 2007 הוא הממשק החדש, שמנסה לעשות סדר חכם באינספור התכונות של Word. ממשק זה גם מספק גישה מהירה לתכונות שהיו קבורות עד כה עמוק מדי לרוב המשתמשים.
הממשק החדש הוא שינוי מרענן בהשוואה לתפריטי העבר. במהלך עבודה טיפוסית ב-Word תשתמשו במצב Write, שכולל מנגנון חפש-החלף, אפשרויות גופן ופסקה, וכן את לוח Quick Formatting, בו תמצאו סגנונות עיצוב נפוצים וכלי הגהה. מצב Page Layout כולל גלריה נושאית, לבחירת גופנים ופלטת צבעים, ותכונות נוספות, שחוסכות טיולים מיותרים. יש אפילו תכונות רקע כגון סימני מים ועיצובי מסגרת.
האינטגרציה עם SharePoint ושירותי back-end אחרים מקלה על משתמשים עסקיים לשלב רכיבי גרפיקה וטקסט השמורים על שרת החברה. כשמשנים מרכיבים אלה באופן מרכזי בשרת, הם ישתנו באופן אוטומטי בכל מסמך שמשתמש בהם.
לוח Document Properties חדש מאחסן metadata כגון כותרת, מחבר והערות, בקובץ InfoPath מבוסס XML שנשמר כחלק מהמסמך. מערכות לניהול מסמכים יכולות לגשת ל-metadata באמצעות קריאת קובץ InfoPath.
הגרסה החדשה של Word לא רק מקלה על הוספת metadata אלא גם על עיון בו. מנגנון דו-שיח חדש בשם Document Inspector מאפשר להסיר את כל ההערות, ה-metadata והמעקב אחר שינויים, כדי להצניע מידע לפני שמעבירים את המסמך לעמיתים ולקוחות. חבל שאין דרך קלה למנוע מראש את כניסת ה-metadata למסמך. תפריט Finish Document מאפשר למנוע שינויים נוספים במסמך לאחר השלמתו. מיקרוסופט מציעה גם אפשרות לייצא ל-PDF, שנים אחרי שכל החבילות המתחרות הוסיפו תכונה זו.
Excel 2007
גיליון בגרסא החדשה הינו גדול יותר וטוב יותר מקודמיו. הוא גם חכם יותר, הודות לתכונת Structured Referencing (הפניה מובנית) שמאפשרת לבחור כל תא בתוך טבלה ולהקליק על הסמל של Table בממשק. בצורה זו מקבלים טבלה מעוצבת שניתן לכוונן אותה בגלריית הסידור (layout Gallery). כל טור מוגדר כטווח, וכותרתו משמשת להפניות צולבות בין תאים. כשמוסיפים טור לטבלה ומזינים נתונים אפשר לבחור באמצעות drop-down הפנייה למקום הנכון, ולנסח ביעילות ובזריזות נוסחאות.
גיליון החדש מאפשר להוסיף תצוגת Page Layout בנוסף לתצוגה הותיקה Print Preview. כעת ניתן להמשיך לעבוד על המסמך, ולצפות במידע שיופיע בהדפסה. הסרגלים שתוחמים את הטורים והשורות מציגים, בנוסף לכתובת התא, את הגודל הפיזי באינצ'ים. ממשק השליטה המרכזי כולל רצועת נוסחאות עמוסת תכונות.
אפשר לבחור מבין נוסחות נפוצות מתוך רשימת drop-down. יש גם מנגנון לניהול טווחי תאים, כלי בקרת נוסחאות ועוד. בדומה לשאר מרכיבי בחבילה, גם בגיליון Excel עברו תכונות התצוגה לסרגל המצב. ניתן להשתמש בזחלן כדי לבצע זום פנימה והחוצה, במקום בקביעות מוקדמות של אחוזי הגדלה, בהן נעשה שימוש בגרסאות הנוכחיות.
תפריט Conditional Format יכול לצבוע באופן אוטומטי טבלת נתונים, באופן שמקל לזהות הבדלים בין ערכים גבוהים לנמוכים, למשל. טבלאות PivotTables קלות יותר לניהול, הודות לממשק משימות חדש. יש גם רצועה ייחודית ליצירת תרשימים.Word 2007

החידוש החשוב ביותר ב- Word 2007 הוא הממשק החדש, שמנסה לעשות סדר חכם באינספור התכונות של Word. ממשק זה גם מספק גישה מהירה לתכונות שהיו קבורות עד כה עמוק מדי לרוב המשתמשים.

להמשיך לקרוא החידושים והשינויים ב- Word 2007 וב- Excel 2007

ממשק תפריטים ב- Office 2007

 alt=

ממשק התפריטים החדש באופיס 2007 מחליף את סרגלי התפריטים שאנו מכירים (קובץ, עריכה, תצוגה וכד') ומאפשר שליטה מרכזית – המכונה Ribbon. אין ספק שהממשק החדש אינטואיטיבי וידידותי יותר מהקודם.

להמשיך לקרוא ממשק תפריטים ב- Office 2007

השוואת חבילות של Microsoft Office System 2007

כזכור, במהלך שנת 2007 מיקרוסופט השיקה גרסא חדשה של חבילת יישומים של מיקרוסופט בשם Office 2007. עם מעבר של יותר ויותר לקוחות לגרסא החדשה ולטובת אלו שעדיין מתלבטים, להלן סקירה ראשונית של המוצר.

להמשיך לקרוא השוואת חבילות של Microsoft Office System 2007

ארגון תיבת הדואר ב- Outlook

7 דרכים שונות לארגן מסרים שמגיעים לתיבת הדואר
כידוע, ביום עבודה רגיל שבדרך כלל כולל לא מעט פגישות, תיבת הדואר שלנו יכולה מהר מאוד לאבד את הסדר שלה ובעת חיפוש מייל נדרש המשימה הופכת להיות מורכבת ולא תמיד אנחנו יודעים היכן להתחיל. באמצעות כלים שמערכת Outlook של מיקרוסופט מציעה, ניתן לארגן את המסרים כך שהשליטה עליהם והאיתור יהיו קלים יותר. להלן פרוט של מספר אפשרויות לארגון תיבת הדואר. כמובן שניתן להשתמש בכל אחד מהם בנפרד ו/או בשילוב שלהם. כלל הטיפים המוצגים בהמשך מוגדרים באמצעות Outlook 2007 למרות שאת חלקם הגדול ניתן לבצע באופן זה או אחר גם ב Outlook 2003.
1.איחוד מסרים דומים באמצעות תיקיות
על ידי יצירת תיקיות שונות עבור דואר נכנס, ניתן להתייחס לכל מסר באופן שונה. לדוגמא, ניתן לקבץ מסרים על ידי נושא, פרויקט, קשר, או קטגוריות אחרות. ניתן אפילו ליצור תיקיה לכל המסרים מהמנהל שלנו או תיקיה שכוללת את כל המשימות שאנחנו אמורים לטפל. על מנת להגדיר זאת יש לבצע:
עמוד עם העכבר על ספריה שנקראת "דואר נכנס"
קליק ימני על הספרייה
בחירת אפשרות של ספרייה חדשה
תן שם לספרייה
עכשיו ניתן להעביר את המסרים הרצויים לספריה זו
2.יצירת תיקיות חיפוש למציאת מסרים במהירות
באמצעות הגדרת כללים מתאימים, תיקיות החיפוש הינן הדרך הנוחה והמהירה למציאת מסר נדרש. למעשה הן לא מאחסנות מסרים בפועל, אלה משקפות את כלל המסרים שלך באמצעות אוסף הגדרות. Outlook מגיעה עם מספר ספריות כברירת מחדל כגון: מסרים שלא נקראו או מסרים גדולים ויחד עם זאת אנו יכולים ליצור ספריות משלנו. לדוגמא, ניתן להשתמש בתיקיות חיפוש על מנת לעזור לנו למצוא כל מידע המתייחס לפרויקט מסוים, לקוח חשוב, או פגישה הבאה. על מנת להגדיר ספריה מסוג זה יש:
הקלקה בסרגל הראשי על קובץ
בחירת "חדש"
בחירת "ספריית חיפוש"
יש לבחור את אחד הכללים מתוך הרשימה שמתקבלת. כאמור ניתן גם לבחור "יצירת תיקיות חיפוש מותאמת אישית"
יש להמשיך בהגדרות בהתאם להוראות המערכת
3.מיון מהיר של מסרים
ניתן למצוא מסרים בתיבות הדואר מהר יותר באמצעות שינוי אופן המיון של מסרים. לדוגמא ניתן למיין מסרים באמצעות שולח או תאריך קבלה או גודל הקובץ. על מנת להגדיר מיון רצוי יש:
קליק ימין על שורת כותרת הצגת מסרים
בחירת סדר לפי
בחירת מיון רצוי
4.ניתוב הדואר באמצעות הגדרת כללים
באמצעות הגדרת כללים מתאימים ניתן לנתב מסרים נכנסים לספריות השונות. לדוגמא ניתן להגדיר כלל שכל מסר המגיע בנושא מסוים ו/או מנמען כלשהוא יעבור באופן אוטומטי למנהל שלך. כאמור הגדרת כלל ניתוב מתאים לא רק מארגן את המסרים שלך אלא גם משחרר אותך ממשימות ניתוב כלשהן.
5.הקטנת קבלת מסרים לא רצויים באמצעות מסנני דואר זבל
ניתן למזער הפרעות של קבלת מסרים לא רצויים באמצעות מסנני דואר זבל אשר קיימים במערכת. מסננים הנ"ל שולחים מסרים לא רצויים לתיבת דואר זבל שהוגדרה. כמובן שניתן לסקור את כל המסרים שמגיעים לתיבת דואר זו ועל ידי כך לבדוק שאכן הגדרת מסננים תקינה ו/או יש לשנותה בהתאם לצורך.
6.צביעת מסרים
אחד הדרכים המהירות להבדיל בין המסרים הינה באמצעות צביעת המסרים בצבע שונה. כאמור באמצעות הצבע ניתן לזהות שולחים מסוימים וכמובן לארגן את תיבת הדואר בהתאם. לדוגמא, זו דרך טובה לזהות מסרים מלקוח חשוב או מנהל שלך או נושא מסוים. על מנת לבצע הגדרה מתאימה יש:
קליק על עמודת "קטגוריה" בסרגל הכותרות של תיבת הדואר יגרום למיון על פי קטגוריות
קליק ימני על שם מבוקש בעמודת של קטגוריה יאפשר הגדרת קטגוריה מתאימה לאותו נמען
7.דגל להמשך מעקב
המערכת מאפשרת לסווג באמצעות דגלים למיניהם מסרים ועל ידי כך לסייע לנו לבצע מעקב ופעילויות המשך בהתאם לצורך. לדוגמא, דגלים שניתן להגדיר במערכת הם דגל לסימון מסר שיש לו המשך טיפול מחר, שבוע הבא, דגל תזכורת, דגל סיום פעילות ועוד. הדגלים הם דרך נוספת המסייעת לנו לארגן את המסרים שלנו להזכיר לנו מה לעשות ומתי לעשות. על מנת לבצע הגדרת דגל יש:
קליק על עמודת "דגל" בסרגל הכותרות של תיבת הדואר יגרום למיון על פי הגדרת הדגל
קליק ימני על שם מבוקש בעמודה של דגלים יאפשר הגדרת דגל מתאים לאותו נמען

7 דרכים שונות לארגן מסרים שמגיעים לתיבת הדואר

כידוע, ביום עבודה רגיל שבדרך כלל כולל לא מעט פגישות, תיבת הדואר שלנו יכולה מהר מאוד לאבד את הסדר שלה ובעת חיפוש מייל נדרש המשימה הופכת להיות מורכבת ולא תמיד אנחנו יודעים היכן להתחיל. באמצעות כלים שמערכת Outlook של מיקרוסופט מציעה, ניתן לארגן את המסרים כך שהשליטה עליהם והאיתור יהיו קלים יותר. להלן פרוט של מספר אפשרויות לארגון תיבת הדואר. כמובן שניתן להשתמש בכל אחד מהם בנפרד ו/או בשילוב שלהם. כלל הטיפים המוצגים בהמשך מוגדרים באמצעות Outlook 2007 למרות שאת חלקם הגדול ניתן לבצע באופן זה או אחר גם ב Outlook 2003:

להמשיך לקרוא ארגון תיבת הדואר ב- Outlook

אבטחת רשת אלחוטית ציבורית

מה ניתן לעשות על מנת לוודא שהרשת הציבורית שלנו אכן מאובטחת?

כידוע אין היום אפשרות, ובספק אם תהיה אי פעם, יכולת לספק בטחון של 100% לאבטחת רשת ציבורית (רשת אלחוטית). למרות זאת, ישנם אמצעי זהירות שאנו יכולים ליישם על מנת להקטין סיכונים בשימוש ברשת זו.
בעת ביצוע חיבור לרשת אלחוטית והצגת כל הרשתות הקיימות באזור, ניתן לזהות בוודאות אם הרשת מאובטחת או לא (המערכת מציגה זאת). רצוי ככל האפשר, להתקשר עם רשתות מאובטחות המחייבות לפחות הזדהות ו/או כל אבטחה אחרת. הגנה על מידע אשר זורם על גבי רשתות מאובטחות הינו באמצעות הצפנתו. באופן זה המערכת מונעת גישה קלה וזמינה למידע שלך.
בנוסף, לפני ההתחברות לרשת ציבורית של ספקי השרות למיניהם, כגון רשתות של בתי הקפה או נמלי תעופה, יש לקרוא את הצהרת הפרטיות בעיון רב.  יש לשים לב ולהבין אם ישנם קבצים כלשהם ומאיזה סוג ,  המושתלים במחשב שלנו ע"י ספק השירות ואיזה סוג מידע ספק הרשת אוסף מהמחשב שלנו.
במידה ואנו מתחברים לרשת ציבורית שאינה מאובטחת, יש להיות מודעים לכך  שבאמצעות כלים מתאימים ניתן לעקוב אחר כל הפעילות שלנו כולל באיזה אתרים אנחנו מבקרים, עם איזה מסמכים, שמות משתמשים וסיסמאות אנו עובדים.
כאמור, יש לוודא ככל האפשר שכל המידע הרגיש של העסק שלנו  או לחילופין מידע פרטי שלנו מוגן בפני פריצות בזמן שאנו עובדים ברשתות ציבוריות לא מאובטחו

כידוע אין היום אפשרות, ובספק אם תהיה אי פעם, לספק בטחון של 100% לאבטחת רשת ציבורית אלחוטית. למרות זאת, ישנם אמצעי זהירות שאנו יכולים ליישם על מנת להקטין סיכונים בשימוש ברשת זו:

להמשיך לקרוא אבטחת רשת אלחוטית ציבורית