אחת השאלות הראשונות שתצטרכו להתמודד איתן כבעלים טריים של עסק חדש היא: איזה מערכות מידע אני צריך, ומדוע?

מזל טוב. אתם מקימים עסק ובין ייצור, שיווק ובירוקרטיה, אתם חייבים צריכים להקים מערך מחשוב. בין אם מדובר על מחשב בודד למשתמש יחיד או על רשת מחשבים למשתמשים מגוונים בעלי צרכים רבים ומשתנים, אם מניחים תשתית נכונה היא מסייעת ותומכת בצמיחת העסק בשנותיו הראשונות, מורידה בלגן וריצות מהראש ומפנה לכם זמן להתעסק בקידום ופיתוח העסק.

הקמה נכונה של מערך מחשוב חדש

שלב א’ – למידה

קודם כל, לעבוד מסודר ולפי תכנית עסקית. להבין את המטרות של העסק, להבין באיזה שוק העסק אמור לפעול, איזה קהל הוא אמור לשרת ובאילו היקפים. התשובות לשאלות החשובות באלה ימפו לנו את צרכי המחשוב של החברה העתידית ואת השירותים הנדרשים ממערכות המחשוב. הן יסייעו לנו לגבש את התשתיות הנדרשות, תוך התחשבות בדרישות של אבטחת מידע וגיבוי, עיצוב דרכים לתקשורת פנים ארגונית ולניהול המידע בחברה ויצירת תהליכים מוסדרים שילוו את החברה קדימה.

שלב ב’ – ביצוע

לעיתים קרובות, חברה בהקמה יכולה לגייס תקציב מוגבל להשקעה במערכות מידע. הביצוע כולל סינכרון בין מימוש אופטימאלי של הצרכים יחד עם פתרונות יצירתיים בתקציבים נמוכים, תוך שימוש באאוט-סורסינג, ליסינג, הוסטינג (אירוח), שירותי ענן מותאמים אישית וכד’.

שלב ג’ – תחזוקה

תחזוקה חכמה ושוטפת של מערכות המידע בעסק, תאפשר לחברה לפעול בצורה חלקה ולהפנות משאבים לצמיחה ולקידום מטרותיה העסקיות, לטפל בכל בעיה כשהיא קטנה, לפני שהיא הופכת לעניין קריטי, לקדם פתרונות יצירתיים המסייעים לעבודה השוטפת ולוודא שכל המידע בחברה מוגן ושמור.

שלב ד’ – מחשבה קדימה

היום אתם אולי לבד בעסק, אבל איפה אתם רואים את עצמכם בסוף השנה? בעוד שנתיים ושלוש? האם התכנית העסקית שלכם כוללת גיוס עובדים, סניפים נוספים, שיתופי פעולה בחו”ל וכו’? מערך המחשוב שלכם צריך להיות גמיש ולהיות מסוגל לתמוך בעסק בתקופות של צמיחה מואצת, בזריזות, ביעילות ובחיסכון.

נקודה למחשבה: במיוחד כשמדובר בעסק בהקמה, יש חשיבות ליכולת של מערך המחשוב להשתלב כחלק בלתי נפרד מהתהליכים העסקיים. מחשוב שרואה את צרכי העסק בכללותו ונותן מענה טכנולוגי תומך בניהול העסק תוך ראיה עסקית רחבה. אם אתם עוקבים אחרינו, אתם יודעים שאנחנו קוראים לזה ITBP – הטכנולוגיה כשותף אסטרטגי-עסקי. זה יכול להיות ההבדל בין התחלה ברגל ימין לעבר הצלחה עסקית, לבין פלופ אחד גדול.

תקשורת פנים ארגונית טובה היא נכס לארגון. כשהיא מבוססת על תשתית טכנולוגית נכונה, היא יכולה לחסוך הרבה תקלות ומשאבים.

כל מנהל יודע שיש חשיבות רבה לתקשורת הפנים ארגונית. מידע חיוני שצריך לזרום באופן שוטף ממנהלים לעובדים ובחזרה, בין העובדים לבין עצמם ומשם החוצה, ללקוחות ולספקים.

בין הבעיות הנפוצות בארגונים, ניתן למצוא שלושה כשלים עיקריים הנוגעים לתקשורת פנים ארגונית:

1. קצרים בתקשורת
   בין אם מדובר על טעויות אנוש, על סרבול מערכתי או על כשלים מבניים במערכת, כשהמידע לא זורם כמו שצריך, נגרמות תקלות. לפעמים מדובר בבזבוז של זמן, לפעמים באנרגיה מיותרת שצריך להשקיע ולפעמים מדובר בסוגיות הרות גורל שיכולות להשפיע באופן מהותי על התנהלות העסק.
2. נגישות למידע
   מידע זמין הוא הבסיס לעבודה תקינה. שליפה מהירה של המידע והיכולת להגיע לקובץ הנכון במינימום זמן, מייעלים את העבודה ומאפשרים להתמקד בעיקר. אבל לא רק נגישות חשובה, אלא גם מידור מדויק וממוקד על פי קבוצות משתמשים, על מנת שהמידע יגיע לעיניים הנכונות.
3. בזבוז של זמן ושל כסף
   בזבוז על תיאומים, פגישות והעברת מידע שניתן לעשות באופן יעיל יותר מרחוק. מנהלים רבים לא נותנים את הדעת לחיסכון בעלויות באמצעות שימוש באמצעים מגוונים לתקשורת מרחוק. החל מלוחות שנה מקוונים ומסונכרנים לקביעת פגישות, תוכנות שיתוף קבצים על פי הרשאה, טכנולוגיות של שיחות וידאו ועוד.

מהניסיון שלנו, אחת הדרכים המוצלחות והאפקטיביות לפתרון סוגיות של תקשורת פנים ארגונית, היא באמצעות מעבר למחשוב ענן. מעבר ליתרונות הנוספים הגלומים בענן, המערכת מצליחה לפשט ולהנגיש את המידע בצורה קלה ופשוטה ישירות למשתמשים באופן ממוקד. היא ממזערת תקלות וקצרים בתקשורת ומאפשרת חיסכון משמעותי של משאבים תוך יצירת מערך מתפקד של תקשורת פנים-ארגונית. התוצאה: פחות תקלות וחיסכון בכסף ובזמן.

חדש באדום: ענן בהתאמה אישית

כולם מדברים על מהפכת הענן. אדום החלה להציע שירותי ענן מתקדמים ומותאמים אישית, במערכת קלילה ופשוטה הכוללת את הצרכים המדויקים של העסק וניתנת לגישה מכל מקום, בכל זמן. התחברות מאובטחת מכל מקום, גיבוי לכל המידע ותמיכה כמו שרק אדום יודעים לתת.

היתרונות ברורים: גמישות מלאה לצרכי העסק בהתאמה אישית, משלמים אך ורק על השירותים שצורכים, רישוי עדכני בשווי מאות ואלפי דולרים וחיסכון בעלויות משרד.

אין ספק שענן הוא עתיד המחשוב. אבל האם זה הזמן הנכון לעבור לענן? הנה כמה שאלות שעליך לשאול את עצמך כדי להבין אם כדאי לבצע את הצעד הזה דווקא עכשיו. אם ענית על אחת מהן “כן”, כדאי לך לשקול ברצינות את האפשרויות שטמונות עבורך בענן:

1. האם העסק שלך עומד בפני שדרוג תשתיות?
   אם כן, כדאי לך לשקול ברצינות מעבר לענן, שיכול לחסוך לך הרבה כסף בהשקעה בתשתיות, מאפשר לך לשדרג את יכולות המחשבים בעסק (זיכרון, מעבד, מהירות…), לייעל את העבודה ולתת לעסק שלך הרבה מעבר לחיסכון הכספי.
2. האם אתה הולך להשקיע הרבה כסף בבת אחת במהלך מחשובי?
   בין אם רכישת תוכנות, גיבויים, אבטחת מידע, או אולי אפילו הרחבת המשרד ורכישת מחשבים חדשים, לפעמים מעבר לענן יכול לייתר את הצורך בכל אלה תוך מתן פתרונות יצירתיים, אפקטיביים וחסכוניים במיוחד.
3. האם העובדים שלך ממוקמים במקומות שונים?
   ענן מאפשר לכולם לעבוד בסטנדרט אחיד, תוך נגישות מלאה לכל החומרים ושליטה מלאה שלך, בעל העסק, על התכנים, על תהליכי העבודה, על אבטחת מידע ועל תקשורת פנימית אפקטיבית.
4. האם אתה מוטרד מנושאים של גיבוי ואבטחת מידע?
   שירותי הענן של אדום שומרים על המידע שלך באופן קבוע, ללא עלויות נפרדות, באמצעות הפרוטוקולים והטכנולוגיות המובילות בתחום, כך שאפשר לישון בשקט.
5. האם אתה רוצה ליישם וירטואליזציה בעסק, אבל חושש מרכישת שרת?
   אתה צודק! עסקים רבים מגלים מאוחר מדי, שהם לא משתמשים בכל הפונקציות של השרת והעלויות הגבוהות של המהלך ירדו לטימיון. ענן בהתאמה אישית מאפשר לך לרכוש חלק משרת, בדיוק לפי הצרכים שלך, לעטוף אותו בפיירוול – חומות הגנה מאובטחות, ולשלם סכום חודשי קבוע (ונמוך יחסית) רק עבור השירותים שהעסק שלך צריך.
   הגמישות של הענן מאפשרת לך להרחיב בקלות ובמהירות את נפח האחסון כשתזדקק לו, כך ששדרוג תשתיות הוא עניין של לחיצת כפתור.

הצורך במתן שירותי ענן בהתאמה אישית עלה מהשטח. כשותפים האסטרטגיים של לקוחותינו במסגרת מדיניות ITBP, ראינו כיצד ניתן להשתמש בפתרון זה על מנת להגיע ליעדים הניהוליים של לקוחותינו: לחיסכון כספי, לייעול תהליכים, לראש שקט יותר בכל מה שנוגע למערכות מידע בארגון.

Green IT זו לא סתם סיסמה. מאחוריה עומדים חיסכון באנרגיה, שימוש חוזר ופתרונות לניצול יעיל יותר של המשאבים. זה טוב לא רק לסביבה, אלא גם לחיסכון ולהתייעלות בעסק לאחרונה התבשרנו על הפסקה מוחלטת של אספקת הגז ממצרים. מחירי החשמל עולים ועולים וזו עוד סיבה טובה לעצור רגע ולחשוב איך הופכים את המחשוב בעסק לירוק יותר.

כמה רעיונות שניתן ליישם גם אצלכם לחברה ירוקה וחסכונית יותר

חיסכון בחשמל באמצעות הקפדה על כיבוי של מחשבים, תאורה ושל מוצרים זוללי חשמל. מומלץ להיעזר בטיימרים ובתוכנות ייעודיות שיוודאו כי המערכות כבויות במידה ואינן בשימוש. מחקרים מראים כי ניתן לחסוך עד 70% מצריכת החשמל בעסק רק באמצעות הקפדה על כיבוי צרכני החשמל כשאינם בשימוש.

על מנת לצמצם את היקף החומרה ולהימנע מרכישת מערכות מידע ומחשוב שאינן הכרחיות, מומלץ לאמץ פתרונות של וירטואליזציה וחשיבה ניהולית חכמה ומודעת יחד עם מעקב אחר המלאי. במידה ואין ברירה ומוכרחים לרכוש מוצרי מחשוב חדשים לעסק, מומלץ לבחור במערכות מחשוב ידידותיות לסביבה. לבדוק את נתוני צריכת החשמל ועד כמה הם “ירוקים”, בנוסף לשאר התכונות שלהם.

חיסכון דפים ודיו להדפסה, באמצעות מדיניות חכמה של תקשורת אלקטרונית והנחיות ברורות מה מותר להדפיס ומה לא. גם ההדפסות עצמן יכולות להיות חכמות יותר, ובמקרים בהם אין צורך בהדפסה איכותית מאד, מומלץ לבחור בהדפסה ברזולוציה נמוכה יותר שחוסכת דיו וחשמל

אם לוקח לכם יותר מדי זמן לבצע פעולות פשוטות כגון יותר מידי לחיצות כדי לפתוח קובץ, ליצירת קובץ חדש או להדפסה, או שאינכם יודעים היכן מתחבאת פקודה שהכרתם מגרסאות קודמות – תוכלו להגיע אל פעולות אלו בקלות ובמהירות באמצעות הסרגל לגישה מהירה.

בתוכנות אופיס 2007 ו-2010 ניתן להתאים את הסרגל לגישה מהירה לצרכים שלכם ולהוסיף לחצנים לכל הפקודות בהן אתם משתמשים בתדירות גבוהה ושאינן נמצאות בתפריט המקוצר.

את התפריט המקוצר מקבלים כאשר לוחצים על לחצן ימני בעכבר. הסרגל לגישה מהירה מגיע בצורה מינימאלית בכל תוכנית של אופיס – מופיעים בו הלחצנים של ביטול פעולה אחרונה, ביטול של ביטול פעולה אחרונה ושמירה:

פקודות שתרצו שיהיו בסרגל לגישה מהירה בכל תוכניות אופיס

• קובץ חדש
• פתיחה
• הדפסה מהירה
• הצג לפני הדפסה
• נקה עיצובים
• נקה

פקודות נוספות שכדאי להוסיף באקסל

• מיון בסדר עולה ויורד
• בחירת טווח נוכחי
• בחירת תאים גלויים בלבד
• פקודות נוספות שכדאי להוסיף בוורד:
• הוספת טבלה
• כותרת עליונה
• כותרת תחתונה

הוספת לחצנים לסרגל לגישה מהירה

1. קליק ימני על הסרגל לגישה מהירה Quick Access Toolbar, או כפתור החץ שמימין לסרגל הגישה המהירה .
2. מופיעה רשימה של פקודות נפוצות אותן אפשר לבחור והן יתווספו לסרגל , או בחרו ברשימה באפשרות פקודות נוספות .(More Commands)

Choose Commands From < בחר פקודות מ
כאן יש דברים מעניינים , לדוגמא פקודות שלא נמצאות בכרטיסיות של 2007- 2010 ,
כדאי לעבור עליהן ולראות אילו פקודות השתמשנו בעבר וחסרות לנו.

בוחרים את הפקודה הרצויה ולוחצים על הוסף (Add)

הסרגל לגישה מהירה שלנו הופך לעשיר יותר, ויעיל יותר, חוסך לנו לחיצות רבות.
כאשר יש בסרגל לגישה מהירה הרבה פקודות יכול להיות נוח יותר שיהיה מתחת לרצועות הפקודות:
החץ שליד הסרגל הגישה המהירה-> הצג מתחת לרצועה (Show Below the Ribbon)

תפריט מקוצר

באופיס 2007 – 2010 מייקרוסופט שדרגו את התפריט המקוצר המופיע כאשר לוחצים על קליק ימני בעכבר. מומלץ ללחוץ עליו במצבים שונים ולראות אילו פקודות הוא מציע, יכול לחסוך הרבה זמן עבודה.

טיפ נוסף לעוברים מאופיס 2003 לאופיס 2007 או 2010

אינטראקטיבי: מדריך פקודות למעבר מ-Excel 2003 לExcel 2007

אינטראקטיבי: מדריך פקודות למעבר מ-Word 2003 לWord 2007

אינטראקטיבי: מדריך פקודות למעבר מ-PowerPoint 2003 ל-PowerPoint 2007

הכותבת הנה מיכל דוד – ייעול המשרד הממוחשב
הדרכה וטיפים אקסל, אקסל VBA, אקסס, Ms Project
eso.co.il